REGLAMENTO DE LOS ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE OAXACA

REGLAMENTO DE LOS ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE OAXACA

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en el Extra del Periódico Oficial del Estado de Oaxaca, el miércoles 22 de abril de 2009.

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LIC. ULISES ERNESTO RUÍZ ORTÍZ, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Oaxaca, en uso de las facultades que me confieren los artículos 79 fracción XXV, 80, fracción II y 84 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Oaxaca; 13, 24, fracciones X, XV, XVI y XXI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, 10, 21, 26, 31 y Tercero Transitorio de la Ley de Archivos del Estado de Oaxaca; y

CONSIDERANDO

Con fecha 19 de julio de 2008, fue publicada en el periódico oficial del Gobierno del Estado la Ley de Archivos del Estado de Oaxaca; misma que en su artículo Tercero Transitorio dispone que los sujetos obligados deben establecer un marco jurídico complementario, que de operatividad a la Ley en los rubros correspondientes a las obligaciones de los servidores públicos; al desarrollo de la administración de documentos; a la funcionalidad de los archivos de Trámite, Concentración e Histórico; a las atribuciones del Titular del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca; así como al uso y difusión documental.

Los Archivos del Estado dé Oaxaca, por su propia naturaleza, son inherentes a la gestión de la Administración Pública del Estado; como parte importante y necesaria para el buen funcionamiento de la misma, al dar testimonio de sus hechos y obras, como centros de información institucional que contribuyen a su eficacia y eficiencia. Son garantía de la transparencia en el desarrollo de la gestión pública; brindando el acceso a la información que conservan.

En consecuencia, el patrimonio documental del Estado de Oaxaca, representa una gran importancia para la administración y conformación de su memoria histórica, por tratarse de recursos documentales, cuya información es necesaria, en primer instancia, para la toma de decisiones, y en segunda, para convertirse, una vez fenecida su vigencia documental, en una fuente importante de la historia y en componente valioso del patrimonio cultural y de la identidad estatal.

Que a través de éste instrumento se regula la organización de los acervos documentales de la Administración Pública. Estatal mediante la implementación y observación de procedimientos, normas y técnicas archivísticas. Asimismo, se establecen las bases para el funcionamiento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado y la conformación y atribuciones de un Archivo General, integrado por los Archivos de Trámite y de Concentración de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, así como por un Archivo Histórico a cargo de un responsable único.

Que en la búsqueda de optimizar la administración de documentos, se tiene contemplada la existencia de un encargado por Dependencia y Entidad, quien tendrá como función primordial ser el responsable ante el Archivo General del Poder Ejecutivo, para articular las acciones de coordinación en la administración documental, observando la normatividad aplicable en materia archivística.

De igual forma, se consideran las políticas generales aplicables por el Archivo General, para dictaminar sobre el carácter histórico de los documentos producidos por la Administración Pública Estatal, así como en lo relativo a las transferencias documentales que realicen las Dependencias y Entidades.

Al ser considerados los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico, como parte fundamental y constitutiva de la Administración Pública del Estado, resulta de vital importancia Implementar en el presente documento, reglas que coadyuven en el proceso de depuración, transferencia y baja documental señalado por la Ley de Archivos del Estado de Oaxaca.

En este orden, y toda vez que los documentos que conforman el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado, son parte del patrimonio documental de este, el presente instrumento prevé las disposiciones aplicables que normen la gestión de las Dependencias y Entidades ante el Archivo General, respecto del préstamo, devolución, transferencia y baja documental, que garantice la integridad y conservación de los expedientes y documentos, haciéndolas de observancia general e imperativas para todo servidor público encargado de su manejo, siendo estos por lo tanto, administrativa, civil y penalmente responsables de su organización y conservación de acuerdo con las disposiciones legales, normas y criterios establecidos.

Es de señalarse que en el presente documento se consideran las políticas generales que tanto los Archivos de las Dependencias y Entidades, como el Archivo General adoptarán para el manejo de los acervos documentales y los servicios de consulta, reproducción y certificación de documentos, previendo las normas y los procedimientos necesarios que eviten el deterioro o pérdida de los documentos, así como la sustracción o destrucción deliberada de los mismos.

En el presente reglamento se otorga al Archivo General del Poder Ejecutivo; la facultad para conformar los Comités y Órganos Consultivos y de Enlace que resulten necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

Asimismo, se establece que quedará a cargo del titular del Archivo General la Coordinación del Sistema Estatal de Archivos, cuyo funcionamiento está regulad glamento (sic) respectivo.

Por último, y para garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos que integran el patrimonio documental del Estado; el presente documento prevé un capítulo que tipifica y sanciona las conductas infractoras que pueden ser cometidas tanto por los servidores públicos como por particulares en el indebido manejo o consulta del patrimonio documental.

Por lo expuesto, resulta de primordial importancia la expedición del presente Reglamento, como un mecanismo jurídico que dé funcionalidad a las obligaciones de los servidores públicos como generadores y encargados del manejo y custodia de los archivos.

Por las consideraciones expuestas, el Ejecutivo a mi cargo ha tenido a bien expedir el siguiente:

REGLAMENTO DE LOS ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE OAXACA

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1.- El presente Reglamento

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