Reglamento Ley propiedad Intelectual Chile

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DESARROLLO

Lea atentamente el siguiente caso, analice la información de acuerdo con los contenidos revisados en la semana y conteste las preguntas que se presentan a continuación:

La empresa “Los Especiales”, a la que usted llega como Auditor Interno. Se reúne con su jefe directo, de lo que usted obtiene cierta información e indicaciones, esto es: Su jefe directo, es el Controller, quien le pide que recorra la empresa y establezca una visión como auditor, de toda la compañía. Usted recorre y encuentra lo siguiente, lo cual registra en una bitácora:

• A cada persona le pide que le indique, qué procesos administrativos supervisa y los controles que operan, cuando fue la última auditoría y, los documentos respaldatorios asociados a ello, así como, si cuenta con manuales de procedimientos.

• Comienza por la Bodega en la cual se realiza el circuito de Materiales (Compra, Recepción, Almacenamiento y Despacho, Producción y Contabilidad).

• La empresa produce carros de supermercado computarizados, que tienen una gran demanda en el mercado local. Esta fue una idea que trajo de uno de sus viajes el patriarca de la familia, el señor Richard McPato. La empresa compra los distintos componentes en el exterior y los ensambla en su planta de Tilcoco. Los componentes de mayor valor son la tarjeta electrónica y el procesador, que pueden ser destinados a muchos usos alternativos en el mercado irregular.

• El esquema organizacional no está documentado, lo que usted observa en: el nivel más alto, aparece el cargo de presidente de la compañía, ocupado por Don Richard, quien a sus 85 años trabaja como si tuviera 25. A continuación, aparece un gerente general, hermano de Don Richard, de 80 años. Le siguen en la línea jerárquica cuatro gerencias, ocupadas todas por familiares cercanos de los McPato:

• Gerencia de Administración y Finanzas: de ella dependen las jefaturas de los departamentos de Compras, Contratos, Informática y Contabilidad.

• Gerencia de RRHH: de ella dependen las jefaturas de Compensación y Beneficio, y la de Capacitación y Entrenamiento.

• Gerencia de Producción: tiene a su cargo los talleres 1, 2 y 3, donde se realiza el montaje y armado de los carros. También dependen de él la Jefatura de Mantención y la de Control de Calidad.

• Gerencia Comercial: tiene a su cargo las jefaturas de Ventas y de Marketing.

• Adicionalmente, hay dos funciones de staff: el Grupo de Seguridad y Salud Ocupacional; y el grupo de Auditoría Interna, a cargo del Controller. En su recorrido también se encuentra con el Gerente Comercial. A pesar de que no está en su lista de entrevistas, usted decide aprovechar la ocasión. El Gerente, se muestra muy contento de que usted le pida su opinión. Le cuenta que en su oficina tiene un diagrama de flujo muy bonito con todas sus responsabilidades, atribuciones y procedimientos que debe seguir. Pero que, por ejemplo, las ventas que debieran documentarse siempre con el respectivo orden de venta, generada por su oficina, no siempre era posible hacerlo ya que el Gerente de Producción solía aceptar pedidos directos de los clientes, sin comunicárselo a él. La semana recién pasada, Don Richard lo retó como a un niño, porque un cliente importante llamó directamente a la presidencia para quejarse de que aún no le llegaba el pedido de 1.000 carros que le habían prometido para un mes atrás, y el gerente de ventas no tenía idea de ese compromiso. Su siguiente entrevistado es el Gerente de Producción. Los talleres de producción parecen un torbellino de actividad. El Gerente es un hombre joven, impetuoso y que transmite energía. Le cuenta que, si no fuera por él, la empresa no sería tan exitosa. Usted le pide que le muestre el archivo de órdenes de trabajo, pero él le indica que el auxiliar de aseo está en su hora de colación. Debido a su cara de sorpresa, el gerente le explica que le pasó esa función al auxiliar, y que está utilizando al programador de producción en el Taller 1 como ayudante de máquina, ya que el titular está con licencia médica. Asimismo, le explica que, para él, la orden de trabajo no es relevante, ya que la producción es uniforme. No hay carros diferentes entre sí, por lo tanto, en términos unitarios da lo mismo producir 100 que 200 carros. Que él, se ha impuesto la misión de mantener la producción a plena capacidad y así lo ha hecho en los últimos 12 meses. Que sabe que su capacidad máxima de producción es de 60.000 carros y que como ha trabajado a plena capacidad, esa ha sido su producción. Así no pierde tiempo en papelería. Cuando usted le pregunta por el destino de los productos terminados, el gerente le indica que cuando se le llena el patio interior donde los acumula, le avisa a la Bodega 2 para que vaya a retirarlos. No tienen un protocolo de traspaso, ya que ni él ni su gente tienen tiempo de estar contando y que esa es función del bodeguero. Un poco sorprendido con lo que ha ido descubriendo, llega a la Bodega 1, de materias primas, repuestos e insumos, ubicada lejos de los otros recintos industriales. El jefe de Bodega resulta ser un hombre muy simpático. Le comenta que esta será la primera vez que es entrevistado por alguien de Auditoría Interna, y que, no ha visto nunca al Contralor. Le pregunta si es muy estricto con su personal.

Obviamente usted no le responde, pero ha aprovechado de mirar su entorno y le llaman la atención los siguientes detalles:

• Se aprecia una enorme cantidad de tarjetas y procesadores, la “inteligencia” de los carros computarizados (de valor no despreciable), fuera de sus respectivas bandejas de almacenamiento y amontonadas al lado de unas grandes bolsas negras.

• El recinto parece haber sido antes una casa, tiene mucha madera a la vista e incluso luce algunos cortinajes como separación de ambientes. Es muy bonita.

• Entre medio de las tarjetas y procesadores, junto con otros elementos que no reconoce, observa que hay una cantidad grande de tubos de acetileno, otros de oxígeno y también varios balones de gas.

• El recinto es físicamente inseguro, no tiene protecciones. No se observan alarmas ni nada similar. Incluso, no se ven extinguidores ni detectores de humo Cuando le pide al bodeguero que le comenté de su trabajo, el hombre se descarga. Le cuenta que está solo desde hace varios meses y que le corresponde hacer todas las funciones. Es decir, debe recepcionar, luego almacenar y despachar cuando se requiera. Además, debe llevar los registros de las entradas y salidas de material. También debe avisar cuándo se debe hacer reposición y eso lo hace “al ojo”, ya que no tiene un sistema de control de inventario. Señala que no puede hacer solo todo eso y siempre anda atrasado. Le confidencia que tiene conocimientos para el cargo y que un familiar le ayuda porque es familiar con el asistente contable que lleva la contabilidad de existencias, de lo contrario tendría muchos problemas. Afortunadamente, antes de los cierres de mes el cuñado le avisa de las diferencias contables que tiene. Entonces, realiza un inventario donde ajusta sus diferencias culpando a Producción. Por otra parte, el cuñado acepta sus cifras y las incorpora en la contabilidad oficial.

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