Revision Historica De De Las Relaciones De Trabajo

Tema 7: ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Conceptos y clasificación de inventarios

Concepto: Es la parte fundamental y necesaria para poner en marcha una contabilidad o llevar una contabilidad al día mal llevada. Es decir imprescindible, ya que será imposible llevar una contabilidad sino se conoce la composición del patrimonio empresarial.

El inventario es una relación detallada, clasificada y valorada de todos los bienes que constituyen el patrimonio de una empresa, derechos de cobro, así como las deudas de ésta. La relación de los bienes y derechos forman el activo, y la relación de las deudas el pasivo.

Podemos decir que el inventario es la existencia de bienes mantenidos para su futuro uso, pueden ser de materiales, equipo, materias primas, producto terminado, subproductos o productos a medio procesar.

Clasificación: podemos clasificar los inventarios de la siguiente manera:

Inventario general: comprende todo el patrimonio: Activo y pasivo.

Inventario parcial: comprende una parte del patrimonio.

Inventario analítico: cuando representa los elementos patrimoniales, detallando unidades, precio por unidad, cantidades parciales y cantidades totales.

Inventario sintético: cuando las cuentas se presentan por importe total, sin detallar las unidades, el precio por unidad, etc. En tales casos se hará referencia, en el inventario, a los anexos que contengan los inventarios parciales detallados.

Inicial: se redacta al iniciar un negocio

De gestión o fin de ejercicio: se redacta al finalizar el año económico.

Extraordinario: se redacta al liquidarse un negocio (por desaparición del mismo), en caso de fusión, absorción o también en situaciones de quiebra, suspensión de pagos, etc.

Inventario del ciclo: la porción del inventario total que varía proporcional al tamaño del lote se le conoce como inventario del que deben hacerse pedidos y la cantidad de los mismos recibe el lote en este caso se aplican dos principios

El tamaño del lote Q, varia en forma directamente proporcional al tiempo transcurrido entre los pedidos.

Cuanto más tiempo transcurra entre dos pedidos sucesivos de un artículo determinado, tanto mayor tendrá que ser el inventario del ciclo.

Inventario de seguridad: es para evitar problemas con el servicio del cliente y ahorrarse los costos ocultos.

Es necesario basarse en modelos de control de inventarios luego de pronosticar, para lograr optimizar los tiempos de pedido y bajar los costos de mantener en bodega, o el lugar de procesos algunos materiales o productos ya terminados.

Inventarios de materia prima: en toda actividad industrial concurre una variedad de artículos (materias primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “materia prima” ya que su uso se hace en cantidades suficientemente importante del producto acabado, la materia prima es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

Inventarios de productos en procesos: consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción, es decir productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción, una de las características del inventario de producción en proceso sigue va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de productos obsoletos: son productos que no tienen rotación o que se han dañado por el manejo en las bodegas o transporte y no cumplen con las especificaciones de material o producto aceptable para procesar o vender.

Inventario inicial: es aquel que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario final: es aquel que realiza al comerciante el cierre de ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido.

(Salinas, Administración de los inventarios, 2004)

IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE MATERIALES

Se dice que los requerimientos y necesidades de la empresa moderna han encontrado en la administración de materiales, un factor indispensable para la organización de la producción.

El objetivo que persigue la gerencia de materiales apropiados, en la cantidad conveniente, en el lugar apropiado y en el momento requerido.

El sistema de materiales es un concepto de organización que relaciona las funciones involucradas con materiales; compras, inventarios y manejo. La gerencia de materiales está a cargo de todas aquellas actividades que facilitan el flujo interrumpido de materiales, herramientas, piezas y servicios requeridos por el sistema de producción.

El sistema de compras recibe como insumo los servicios proporcionados por los proveedores, controlando las órdenes de compra en lo que respecta a precios, servicios y calidad, estableciendo al mismo tiempo un control adecuado en las entregas de materias primas y en los pagos. Su producto obviamente, en la compra de materiales

EL SISTEMA DE COMPRAS

El sistema de compras comúnmente es el responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido, en la calidad y cantidad requeridas y al precio debido. Es necesario saber qué es lo que se compra y porque se compra además de analizar cualquier aspecto de una compra, ya que puede afectar alguna operación provechosa para la empresa.

Se puede decir que el sistema de compras es el eslabón entre una compañía y sus proveedores.

Objetivos de sistema: poco comprendida ha sido la función de compras por parte de los ejecutivos no relacionados con ella, probablemente porque esta función no tenia en tiempos en tiempos pasados la importancia que esta adquiriendo hoy, y porque los compradores no estaban considerados como personal de tanto superior en las organizaciones. Por consiguiente, las compras habían estado regaladas a una posición subordinada a otros departamentos, especialmente al de producción. En el futuro probablemente a la función de compras se le impondrán, probablemente nuevas y pesadas responsabilidades al fin de mantener la posición de la compañía en el mercado.

La alta administración debe fijar metas amplias para la función de compras debe fijar sus propias normas de buena actuación y hacer todo lo que está en sus manos para cumplirlas.

Algunas de las metas de la función de compras con las otras áreas delas empresas podrían hacer las siguientes:

Compras-----------Finanzas

- Mantener bajos los costos de funcionamiento

- Mantener una aportación eficaz a las utilidades mediante análisis de valía y reducción de costos.

En este punto podríamos decir que a función de compras es la heredada de la responsabilidad de las utilidades. Si una empresa gasta un promedio de 53% de su peso en ventas en materiales y servicios, aquella empresa con un volumen de venta de 60 millones de pesos gastaría 31.8% millones de pesos para cubrir el costo de los materiales comprados, de los suministros y de los servicios. A un margen de utilidad promedio de 9% se requieren 6 millones de pesos de ventas para producir una utilidad de $540,000; sin embargo, con solo una reducción del 5% en el costo de compras, esta utilidad puede aumentarse en un 29% que sería $159,000.

Compras---------Proveedores

- Crear un clima de buena voluntad para la empresa, mediante unas relaciones comerciales cordiales.

- Mantener y desarrollar una buena selección e proveedores que actúen en forma eficiente.

- Obtener el mejor valor en los materiales comprados y al precio más bajo posible, sin menoscabo la calidad.

Es imprudente pagar en exceso pero aun es más pagar demasiado poco, cuando se paga en exceso, se pierde algo de dinero eso es todo, cuando se paga demasiado poco a veces se pierde todo, porque lo que se ha comprado no puede realizar la función para la que se compró.

La ley de equilibrio comercial impide que se pague poco y se obtenga mucho, esto no puede hacerse.

Compras----Producción----Ingeniería

El departamento de producción es el punto inicial de la mayor parte de las requisiciones de materiales y el punto final de la corriente de flujos de los insumos. La principal meta de comunicación entre el departamento de compras y los departamentos de producción e ingeniería puede ser, tal vez el factor comprar o hacer.

Comprar:

- Los estudios de costos indican que sale más barato comprar que fabricar.

- No se dispone de espacio, de equipo, de tiempo y/o de habilidad para llevar a cabo las operaciones necesarias de producción.

- Debido al pequeño volumen u otras necesidades de capital la inversión para fabricar no resulta atractiva.

- La necesidad de técnicas o de equipo especial hace que sea más lógico comprar.

- Las patentes o las relaciones con los clientes y proveedor favorece comprar.

- Fabricar:

- Los estudios de costos indican que es más barato fabricar que comprar.

- Fabricar se aviene de a los conocimientos, al equipo y a la tradición d la compañía.

- Se dispone de capacidad para absorber los gastos indirectos.

Si para una empresa es más lógico comprar, comprara y si le resulta más económico fabricar, fabricara.

Comprar-------Departamento legal

Las comunicaciones del departamento de compras con el departamento legal requieren metas cuidadosas con respecto a requisiciones, facturas, créditos, cancelaciones, etc.

Compras---------Mercadotecnia

La información que proporciona el sistema de mercadotecnia al analizar los pronósticos de la demanda de los productos que fabrica la empresa, es de primordial importancia en la compra y venta de factores futuros. Es decir, la información que proporcione el sistema de mercadotecnia al sistema de compras, indicara hasta qué punto es posible comprar por adelantado.

La clasificación de inventarios en la industria se efectúa de la siguiente forma:

Suministros: artículos de costos indirecto que se consume en las operaciones de la fábrica, tales como aceites lubricantes, material para limpieza, etc.

La materia prima o materia bruta; es un término relativo. Se aplica en el material que no es terminado, tal como es recibido por la fábrica para su incorporación posterior al producto de una empresa.

Productos en proceso: son aquellos que están en periodos de transformación, antes de convertirse en productos terminados.

Materiales de producción: son las piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas en la empresa, o pueden ser producidas en la fábrica y almacenarla para ser utilizadas en un futuro.

(Mastretta, 2008)

CLASIFICACION E IMPORTANCIA DE LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS

Los costos de inventarios resultantes de cualquier decisión especifica de una empresa adopte un determinado sistema de inventarios, lleva implícito un costo de capital considerable. Es conveniente que una empresa adopte, junto con el sistema de inventarios que más le convenga, un sistema que calcule lo que podría redituarle el capital invertido en el inventario si se hubiera destinado a otro a otro tipo de inversión, deduciendo así, el costo de capital en que se incurre.

Al emplear un determinado sistema de cómputo, la empresa debe considerar dos factores muy importantes del sistema de inventarios: su valor realizable y el riesgo. El dinero que se invierte en inventarios es un valor realizable en el activo de una empresa, de, manera que si fuese necesario podría convertirse en efectivo en un lapso de tiempo libre. En cuanto al riesgo el inventario está expuesto a la descomposición, al desuso y al deterioro.

Las siguientes clases de costos forman parte de las decisiones que se toman en inventarios:

Costos de ordenamiento:

Estos pueden ser: órdenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con órdenes de preparación del lote de producción.

Costos de llevar o mantener los inventarios: estos costos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre con el fin de mantener o llevar un determinado volumen de inventarios.

Para guardar el inventario debe construirse depósitos y zonas de almacenaje que requieren mantenimiento. Los estantes, instalaciones y los demás utensilios para almacenar sufren una depreciación. Todos estos factores son costos que deben cargarse al inventario y generalmente se distribuyen en grafía proporcional entre los diversos productos almacenados, en base a un porcentaje que se determinan conforme al valor del producto en pesos.

Algunas empresas aseguran el inventario contra incendios cargándolo al costo del mismo. Aquellas empresas que no lo aseguren deberán hacer que la tasa del costo de inventario refleje el riesgo existente de una perdida por fuego, para lo cual se le cargara una suma equivalente a la de un seguro contra incendios.

El factor de obsolescencia implica costos a causa de que el inventario no puede venderse más, debido a cambios en la demanda deseos de la clientela, hacerse viejo o pasar de moda, etc.

Costos por agotamiento de inventario:

¿No importa quedarnos sin inventario? Esta pregunta se hace si el producto no está disponible para embarcarse al cliente cuando este lo ordene. Pueden perderse clientes o incurrirse en costos extra que pueden ser considerables.

Costos asociados con la capacidad de producción:

Estos costos incluyen horas extras de trabajo, contratos de arrendamiento, adiestramiento, de obreros y empleados, para la producción, etc.

Estos costos se incurren cuando es necesario aumentar o disminuir la capacidad de producción.

Costos de pedir o de adquisición (CA):

La organización incurre en el costo de pedir o de adquisición (CA) como consecuencia de las políticas de inventarios que la empresa desee mantener en la planta. Es importante definir las cantidades a pedir y los procedimientos a seguir para hacer este pedido. Se fundamentan estos costos básicamente en las inversiones que tienen que hacer las empresas para transportar o manejar los productos hasta su planta. Esto incluye la solicitud de los materiales o la confección de un orden de compra, la expedición de los materiales el fabricante, el seguimiento de las órdenes, su colocación en el inventario y el pago a los proveedores.

Costos de mantener (CM):

Son los costos cargados al inventario por mantener este en las bodegas o en los lugares de trabajo. Al igual que los costos de pedir, estos son difíciles de terminar, por la falta de registros en la mayoría de las empresas.

Costos por faltantes:

En esto se incurre cuando hay que retirar unidades del inventario y no se tiene existencia. El no poder satisfacer las órdenes de los clientes inmediatamente puede hacer perder ventas e imagen corporativa, de tal forma que los clientes insatisfechos compran en otro lugar y quizás no vuelvan a nuestra empresa.

Modelos para el control de inventarios

El sistema ABC para inventarios se fundamenta en determinar por orden de necesidad urgencias en el proceso, los bienes en el inventario, de tal forma que se denominara con A los de mayor urgencia, alto costo o que siguiendo las políticas de la organización u otros, son de primera necesidad en el proceso, luego con B aquellos que se requiere de forma general y por ultimo como C aquellos de consumo o control mínimo, es decir que si ocurre un faltante no ocasionara paralización de los procesos productivos (en algunos casos de limpieza)

Productos tipo A: prioridad en el control y uso muy alta.

Productos tipo B: prioridad en el control y uso media.

Productos tipo C: prioridad en el control y uso de baja.

Con esta clasificación es posible graficar por categoría y establecer un diagrama de paretto (ABC), que permitirá ilustrar las necesidades de materiales en el momento de programar la producción.

El diagrama ABC sigue el principio de paretto. Es una distribución estadística de frecuencias de consumo o de necesidad, que refleja el hecho de que la parte principal de la de la actividad (generalmente de 80% a 85) es realizada por una minoría de los artículos y materiales (usualmente 15 a 20%, de tal forma que del 80% que los materiales clasificados e identificados como A dependerá el ritmo de la producción. Pueden ser una minoría de productos, pero los costos o urgencias a consumirlos son muy grandes en comparación con otros materiales, por lo tanto, se jerarquizarán en el grupo A.

2. PEPS Y UEPS; en muchas ocasiones en el uso de los materiales se fundamentan en los métodos de entradas y salidas de materiales. Por los tanto, el modelo PEPS (primero que entra primero que sale) es muy utilizado, pues se encarga a la producción el valor real del material, según fueron recibidos los materiales. Sin embargo, en tiempos de aumento de precios pueden lastimar las finanzas de la empresa, pues no se puede para ocultar costos a declarar a la renta o impuestos del estado.

Sin embargo en tiempos de aumento puede lastimar las finanzas de la empresa, pues no se puede utilizarlos costos de adquisición de los materiales como escudo fiscal.

Este modelo de programación se utiliza en productos perecederos o en aquellos donde su precio no cambia en función del tiempo, ya que nos e tendrá que pagar impuestos más altos a la hora de hacer la declaración de estos, y de haber finalizado su uso. Las devoluciones a proveedores es también un problema cuando se utiliza en este modelo de uso de materiales, pues en muchos casos no se utiliza el precio con el cual se vendió el precio devuelto, sino que se factura el nuevo producto requerido, a un nuevo precio.

Escudo fiscal: manipulación contable de los costos de los materiales para evitar la declaración de impuestos en periodos fiscales definidos por la conveniencia de la organización.

En el modelo UEPS: ( último que entra, primero que sale ) es posible programar el uso de los productos de tal manera que si los precios aumentan, se puede especular o generar escudos fiscales ( no pagar los impuestos reales sobre ese inventario ) para bajar el pago de impuestos, pero lo más importante es que los productos entran a producción en un momento dado con costos más bajos, originando una mayor utilidad, que no se reflejara en la contabilidad de la organización ya que se utiliza el mayor costo o costo último .

En tiempos de inflación este modelo es muy utilizado, por lo tanto en la actualidad es común aprovecharlo, permitiendo a la empresa obtener beneficios en un momento dado.

Método costo promedio: llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el periodo. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos.

Modelo EOQ: el lote económico del pedido es directamente proporcional a la raíz cuadrada de las ventas anuales y de los gastos de cada pedido, e inversamente proporcional a la raíz cuadrada de los gastos de almacenaje y financiero;

Q: tamaño económico del pedido [unidad/orden].

S: costo de preparación de pedido [unidad monetaria].

D: demanda del producto [unidades/unidad de tiempo].

i : tasa de inventario referida al mismo periodo de tiempo que la demanda.

C: costo de producción o de compra, en dependencia del periodo realizado [unidad monetaria].

P: frecuencia del suministro, [unidades de tiempo].

H: costo de inventario, [unidad monetaria/unidad de tiempo-unidad].

Q2: inventario promedio, [unidades].

Este modelo debe aplicarse cuando:

Se considera únicamente el costo de preparación del pedido y el costo de inventario.

La demanda del producto es constante.

El plazo de entrega es constante e inmediato.

Los pedidos se solicitan en intervalos de tiempo constante.

No existe ruptura de stock.

(Vegas)

Modelo de control de inventario

(Weihrich, 1998)

Políticas de control de inventarios

Las políticas de inventarios deben incluir:

-establecimiento de normas para el inventario, como niveles máximos y mínimo, o tasas de rotación, y de igual forma debe de estar la aplicación de técnicas y métodos que aseguren el cumplimiento de las normas planificadas para el inventario. El presupuestario exige que se establezcan políticas de inventarios y permite informar sobre las variaciones, de un mes a otro, de los niveles reales de los inventarios con respecto a los niveles fijos por las normas.

Para determinar las políticas de los inventarios, respectos a los artículos terminados la administración debe de considerar estos factores:

o Cantidades, en unidades, que se requieren para satisfacer las necesidades de ventas. Resolver este problema.

o El carácter perecedero de ciertas partidas del inventario.

o La duración del periodo de producción.

o Las instalaciones de almacenamiento.

o Capital suficiente para financiar la producción de producción con cierta anticipación a las ventas.

o Necesidad de tiempo d distribución.

o Costo de conservar los inventarios: a menudo existen numerosos e importantes costos relacionados con el almacenamiento de grandes cantidades de artículos. Los principales renglones de costos que se relacionan con la conversión de los inventarios son: salarios, seguros, impuestos, renta o depreciación de las instalaciones, transportación y manejo.

o Protección contra escasez de materiales y componentes directos.

o Protección contra escasez de mano de obra.

o Protección contra incrementos en precios de materiales y partes de repuesto.

o Riesgos involucrados en el inventario:

-Descenso en los precios.

-obsolescencia de las existencias.

-perdidas por siniestros y robos

-perdida de la demanda.

-políticas de devoluciones por los clientes.

Algunos de estos factores contra actúan unos sobre otros; el punto es que de inventarios óptimos, refleja un equilibrio entre estos diversos factores.

Para mantener una política de inventarios se deben de seguir los siguientes pasos:

o Hacer un análisis A-B-C para determinar sobre cuales productos del inventario debe ejercerse un estricto control.

o Para aquellos artículos A, que son los de alto valor económico, es conveniente seguir una política de inventarios, con el objetivo de producir ahorros, determinado el valor del lote económico por métodos determinísticos.

o Determinar el punto de re orden y las existencias de seguridad por métodos probabilísticos, para conocer el riesgo de faltante que se tiene, según sea la cantidad de existencias de seguridad que se manejan.

o Examinar políticas de descuento, a fin determinar si conviene aceptar esto o no.

(Navarro, 1990)

(Welch, 2005)

Conclusión

Si la empresa sigue los procedimientos de adecuados, mantiene los procesos establecidos y realiza una buena estrategia, la organización podrá administrar el inventario actual de una forma eficaz lo cual traerá satisfacción al cliente y ganara clientela.

Se podrán minimizar costos relacionados al inventario y no se tendrá que hacer órdenes extras que les traiga como consecuencias más gastos y ocasione perdidas todo eso se puede y debe evitar a través del buen funcionamiento tanto de sistema de compras hasta el uso de modelos para un buen control de inventario.

De manera que se puede lograr el uso necesario del inventario y realizar órdenes de lo que se necesita y lo que se va a consumir durante el periodo de tiempo establecido que debe ser ni antes ni después.

Como administrador de una empresa dos de sus funciones en cuanto a administrar los inventarios seria,

Verificar la existencia de productos requeridos.

Procesar en el sistema de inventarios las fórmulas de requisición.

Los inventarios están representados como bienes que son destinados a las ventas en los negocios. La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos; como lo son: el número de unidades que deberán producirse en el momento, determinado, en que momento debe producirse el inventario, que artículos merecen atención especial, y podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos del inventario. De esta manera podemos señalar que la administración de inventario consiste de proporcionar los inventarios que se requieren la operación al costo más bajo posible.

El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o presupuestos, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.

Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una de las formas de clasificarlos es: inventario de materia prima, producción en proceso productos terminados, materiales y suministros.

En cuanto a los costos de inventario; se deben identificar todos los costos que se relacionan mediante la elaboración del inventario.

Bibliografía

(s.f.). En A. N. Salinas, Administracion de empresas volumen 1.

Mastretta, G. V. (2008). Administracion de los sistemas de producción. Mexico: LIMUSA 2008.

Navarro, M. J. (1990). Investigacion de operaciones. Costa Rica: EUNED.

Salinas, A. N. (2004). Administración de los inventarios. España: MAD S.L.

Vegas, E. C. (s.f.). Administracción de materiales. MÉXICO: EUNED.

Weihrich, H. K. (1998). Administración una perspectiva global. Mexico: ISBN 970-10-2036-7 sexta edición A Global Perspective.

Welch, G. A. (2005). Presupuestos planificación y control. México: sexta edición.

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