SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL

las cuatro tipologías documentales

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL

Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01

Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de Formación Virtual y a Distancia



GUÍA DE APRENDIZAJE No 2



1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación:

Administración Documental en el Entorno Laboral

Código: 250601029 Versión: 2

Resultado de Aprendizaje:

Identificar las clases y las características de los documentos, teniendo en cuenta las fases del archivo.

Competencia:

Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.

Duración de la guía (en horas): 10

La realización total de la guía abarca un tiempo mínimo de diez (10) horas en una semana de trabajo individual.

Se sugiere que para un adecuado desarrollo de la guía el aprendiz destine 2 horas diarias de trabajo.



2. INTRODUCCIÓN



Guía de Aprendizaje

Una vez identificadas las generalidades del archivo y su importancia, es indispensable definir los conceptos de Dato, Información y Documento; así como su naturaleza, extensión y clasificación.

El documento es la materia prima del archivo y la información es una pieza clave para poder dar el curso adecuado a la gestión de los documentos y su ubicación.

Un buen clima organizacional, una correcta toma de decisiones y el buen funcionamiento de cada una de las áreas de la empresa están implicadas en la función de una adecuada gestión documental. Por otro lado, la creación de documentos y registros estándar, genera una comunicación empresarial que logra que la organización hable dentro de los mismos parámetros, teniendo en cuenta que para cada proceso debe existir un diseño e intencionalidad acorde con lo solicitado.

Estimado aprendiz:

A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N° 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el tercer contenido de estudio y el material adicional, dispuesto para la realización de esta guía.

Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y web grafías, en caso de que sea necesario.

Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso y culminación del programa.

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Guía de Aprendizaje

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial

Los documentos se construyen a partir de la recopilación inicial de datos, que agrupados toman forma y dan un valor único a la información que se condensa en ellos. Gracias al cuidado de las técnicas en este proceso de elaboración del documento es posible su clasificación, trámite y custodia.

Descripción:

Después de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temática planteada.

Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO.

Después de haber realizado la reflexión inicial, es momento de que usted observe el siguiente video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general, cuáles podrían ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivístico.

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad, es importante que tenga en cuenta la información relacionada con el análisis realizado, para el desarrollo de las actividades de evaluación.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Además de conocer elementos esenciales del documento en un proceso archivístico, es importante identificar qué decisiones y aportes serían los adecuados para las diferentes situaciones que se presentan en el contexto laboral.

Descripción:

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y justifique la pregunta planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos,

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fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.

Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte? Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor. Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga

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