Sistema ABC en Ayuntamientos

SISTEMA ABC EN AYUNTAMIENTOS

METODOLOGÍA

La metodología que el ayuntamiento de Cantabria quiere seguir es el sistema ABC (Activity Based Costing). El objetivo de esta metodología es medir los recursos utilizados por las actividades que intervienen en la producción pero que no son parte del proceso productivo propiamente dicho, las actividades de entrega de productos y servicios a clientes, las actividades de administración y comercialización

En este caso práctico el Ayuntamiento de Astillero, primero, ha decidido crear un diccionario de actividades propio en lugar de adaptar uno ya existente a las actividades. En dicho diccionario especificarán cada actividad según la información recogida en entrevistas a los trabajadores de diferentes áreas del ayuntamiento; Servicios Deportivos, Policía Local y Biblioteca Municipal.

 A continuación, para determinar el coste de las actividades, han procedido a analizar el procedimiento contable según los siguientes términos:

• Análisis del procedimiento de adquisición de bienes y servicios. Tratamiento de las facturas emitidas por proveedores.
• Sistema de elaboración de la nómina mensual. Determinación de gastos de personal no incorporados a la nómina. (los llamados extras).
• Análisis del inventario. Valoración del inventario.

Tras haber determinado los costes de las actividades se ha procedido a la identificación y clasificación de los servicios prestados por el ayuntamiento. Han clasificado dichos servicios en cuatro grupos distintos:

• Grupo I: (Servicios explícitos de carácter no administrativo) el ayuntamiento ha visto efectivo crear un apartado que exclusivo para las actividades organizativas que no necesitan de administración.
• Grupo II: (Servicios explícitos de carácter administrativo) el Ayuntamiento ha localizado toda actividad administrativa en un único grupo.
• Grupo III: (Servicios implícitos) aquellos que el ciudadano no percibe a simple vista, es decir, aquellos servicios prestados a otras administraciones públicas u otros poderes del Estado por imperativo legal.
• Grupo IV: (Servicios que no son parte de la labor del ayuntamiento, pero los presta) en este grupo se hayan aquellas actividades que presta el ayuntamiento a los vecinos que pertenecen a otras administraciones públicas pero que el ayuntamiento decide prestar bajo demanda de los vecinos.

SELECCIÓN DE INDUCTORES DE COSTE:

los inductores de costes los han manejado a dos niveles; por un lado, aquellos que permiten conectar los costes del ayuntamiento con las actividades suscritas en el diccionario de actividades creado. Y, por otro lado, han hecho una clasificación de las diferentes actividades en dos tipos; primarias y secundarias (definidas en la imagen posterior).

En la siguiente imagen se explica como se han conectado los distintos inductores de costes.

[pic 1]

De esta forma el ayuntamiento puede medir la eficacia de las actividades tanto primarias como secundarias, dado que esas ultimas se incorporan dentro de las primarias como parte del coste total de éstas. De este modo, los responsables de las actividades primarias tienen el control de decisión sobre las actividades secundarias y pueden medir su optimización.

FASES DE IMPLEMENTACIÓN.

El ayuntamiento ha distinguido la implantación de dicha metodología en dos fases:

Fase I:

Duración: 1 semestre.

Objetivo: desarrollar el diccionario de actividades, configurar el conjunto de las actividades primarias y definir sus inductores de coste.

Procedimiento:

La determinación de los inductores de coste la realizan según el siguiente procedimiento:

1. se definen los inductores de coste tan concretamente como se pueda, es decir, buscando exactitud.
2. A continuación, sobre el trabajo anterior, la Tesorería formula una propuesta a la comisión seleccionando los inductores en base a unos criterios. Dichos criterios son; Facilidad para obtener el conductor de coste, Correlación del consumo del inductor de coste por la actividad, Comportamiento inducido por el conductor de coste.
3. Tras el anterior trabajo, serán definidos de forma definitiva por la Comisión del paso 1 y se incorporarán al sistema.

Fase II:

Duración: no especificada.

Objetivo: se pretende crear los criterios de atribución de las actividades secundarias a las primarias.

Procedimiento:

Se procede a la misma metodología que en la fase I.

1. Se busca atribuir las actividades secundarias al computo de las actividades primarias.
2. Mismo paso que en la fase I.
3. Conclusión y cierre de la Fase I.
4. Una vez implantadas las actividades secundarias a las primarias se procederán a determinar si es posible una optimización del servicio, si es posible y deseable la externalización de la actividad.

En este punto es importante destacar que aquellos responsables de las actividades primarias pueden medir la eficacia y pueden proponer mejores y sugerencias sobre las actividades secundarias y su organización pues éstas están a cargo de las primarias.

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