INSTRUCTIVO CAJA BASICA

1. OBJETIVOS

• Establecer los pasos, metodologías y políticas para el diligenciamiento del formato de Caja Básica.
• Establecer un control preventivo frente a los manejos de flujos de efectivo, por lo tanto debe ser coherente frente al presupuesto presentado por la gerencia cumpliendo unos cronogramas y unas metas definidas por la gerencia.
• Fijar fecha de entrega de la información.

1. ALCANCE

Aplica para el seguimiento y control de las fuentes y usos de efectivo de la compañía, con el fin de evaluar la capacidad que tiene de generar flujos de efectivo positivos, el cumplimiento de las obligaciones contraídas y facilitar la decisión de las necesidades de financiamiento o inversión. Esto incluye los movimientos por el banco (Extractos) soportados en la plataforma contable “ERP”, así como ingresos o salidas de dinero que no pasen por el banco, bien sean interco, con personas naturales o por medio de cheques.

1. RESPONSABLE

Es responsabilidad de la aplicación del presente instructivo la Gerencia y su equipo financiero.

1. DEFINICIONES

FUENTES DE LA OPERACIÓN: Obtención de recursos generados por el desarrollo de su objeto social.

FUENTES DE FINANCIACION: Es la obtención de recursos a través de entidades financieras, socios o terceros (Con dinero en efectivo o cheques) y el cobro de otros recaudos no operacionales (Devolución por incapacidades, Venta de Activos y/o Inventarios, etc.) Igualmente se incluye el pago de obligaciones a través de terceros que impactan en el flujo de efectivo y la participación de la compañía en el caso de Uniones Temporales.

USOS EN PAGOS OPERATIVOS: Son los pagos directamente relacionado con la operación o desarrollo de su objeto social principal.

USOS EN PAGOS ADMINISTRATIVO: Son los pagos directamente relacionado con la administración de la compañía y no con las de sus actividades operativas.

USOS PAGOS DE FINANCIACION: Son los pagos que la compañía genera por financiarse con terceros.

OTROS USOS: Son los recursos que se destinan para cubrir o financiar a otros terceros externos a la operación y administración de la compañía.  

1. POLITICAS DE LA CAJA BASICA

El informe de caja básica debe estar ligado al presupuesto de Ingresos, Costos y Gastos teniendo en cuenta la proyección y  ejecución de la misma. (El informa de caja básica es una herramienta de control para el presupuesto).

5.1        La estructura no se podrá modificar en los grupos principales y totales del        formato,   solo se podrán modificar los conceptos que se detallan en cada        uno de los grupos.

5.2        Las fechas de entrega de la información al equipo de control es el primer día hábil de cada semana teniendo en cuenta lo ejecutado en la semana inmediatamente anterior y lo proyectado para la presente semana, esto lo debe enviar la gerencia.

5.3                El informe mensual incluye la información completa de la ejecución del mes junto con sus archivos complementarios en archivo Excel y extractos bancariao y la proyección del mes siguiente acorde con el cronograma que se entrega anexo.

5.4         El responsable de sustentar la ejecución del presupuesto por medio de la caja  la             Caja Básica Mensual frente a la Junta Directiva es el Gerente de la compañía, puede ir acompañado de su equipo financiero.    

5.5        Para la ejecución de la caja del mes proyectado se debe contar con la aprobación por parte de la Junta Directiva sin este requisito no se deben ejecutar los recursos.

1. Los procesos de tesorería y contabilidad deben estar al día.

• En el caso de alguna modificación en la caja se debe sustentar a más tardar en el primer dia hábil de la tercera semana del mes a proyectar, dichos cambios deben ser reportados al equipo de control interno estos debidamente soportados.
• Las cifras reportadas en la caja básica deben ser coherentes con las cifras reportadas en el sistema contable ERP.
• Toda la información será objeto de verificación documental por parte del equipo de control.
• Para los desembolsos es importante seguir unos lineamientos (prioridades de ejecución para efectuar los desembolsos de la caja básica).

• Costos directo.
• Gastos financieros.
• Gastos fiscales.
• Gastos legales.
• Gastos administrativos.
• Costos indirectos
• Gastos de ventas.
• Imprevistos

1. DETALLE DEL FORMATO:

A continuación se detalla el diligenciamiento de cada casilla enumerada en el formato:

1. INGRESOS OPERACIONALES:  En esta casilla se debe plasmar el valor por facturacion que se realizo en el mes, estas cifras son de carácter informativo los ingresos reportados son ingresos brutos.

1. TOTAL CARTERA: Para esta casilla es necesario indicar la edad de la cartera (0-30, 31-60, 61-90, 91-120 y más de 120 días), estas cifras son de carácter informativo. Anexo se deben incluir también acuerdos de pago.

*En un anexo separado debemos indicar el estado de la cartera (Jurídico, intercos, recaudo empresarial, participación en UT, acuerdos de pago)

1. SALDO INICIAL DEL DISPONIBLE: En esta casilla se debe reflejar el valor del dinero disponible en caja y bancos al primer día del mes con el cual inicio la operación. Al finalizar cada periodo mensual la caja básica cierra con un excedente o faltante ese valor siempre va ser el saldo inicial en el siguiente periodo. En algunas ocasiones este saldo será reflejado en negativo (Señalar en rojo) por lo que se recurrirá en sobregiros financieros para solventar a la compañía

*En el presente formato el valor del excedente o faltante se refleja en la fila del TOTAL DISPONIBLE NETO.   

1. FUENTES DE OPERACIÓN: Obtención de recursos generados por el desarrollo de su objeto social. Las fuentes de operación están divididas en RECAUDO FACTURACION DEL MES y RECAUDO CARTERA DE MESES ANTERIORES.

1. FUENTES DE FINANCIACION: Las fuentes de financiación son todas las entradas de dinero que se obtienen por obligaciones financieras, prestamos de terceros o de socios (Con dinero en efectivo o cheques), el cobro de otros recaudos no operacionales (Devolución por incapacidades, Venta de Activos y/o Inventarios, etc.) Igualmente se incluye el pago de obligaciones a través de terceros que impactan en el flujo de efectivo y la participación de la compañía en el caso de Uniones Temporales. Sí no aplica, se diligencia en cero (0).

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