ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

SENA

PROGRAMA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.

            NICOLL ESTEFANY DIAZ HERNANDEZ




3.2 Realice la lectura de los “Principios Rectores de la Organización de Archivo” y conteste:

-¿Qué es el principio de Procedencia?

El principio de procedencia es la regla que establece que cada documento debe estar de donde procede y no debe mezclarse con documentos de otra organización

-¿Qué es el principio de orden original?

El principio de orden original es una guía de cómo organizar los documentos, para así, en un futuro poderlos localizar fácilmente

-Defina el concepto de Clasificación y Ordenación

Clasificación: Es el primer paso para la organización, es la
identificación y el agrupamiento por medio de semejanzas y características comunes.

Ordenación: Proceso posterior a la clasificación, es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionando unos con otros

-¿Cuál es la diferencia entre clasificación y Ordenación?

-Elabore un folleto sobre los pasos metodológicos para la clasificación

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-¿Cuál es el objetivo principal de este acuerdo?

El objetivo principal de este acuerdo es establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades

-¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?

Entiendo por comunicaciones oficiales que son las comunicaciones recibidas o producidas por desarrollo de las funciones de una entidad, comunicaciones sobre asuntos del servicio público, son de oficio memorandos, circulares y providencia

-¿Qué entiende por correspondencia?

Entiendo son las comunicaciones o documentos privados entre entidades, también que es una comunicación por escrito entre 2 o más personas por medio de cartas

-Explique cuál es la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales

En la correspondencia son de carácter privado se da en documento original electrónico y radicaciones con fecha y hora de recibo y envió, En las comunicaciones oficiales cuando el presente personalmente hace una petición y de inmediato se le da y con su copia debidamente radicada


-Dibuje y describa cuales son las funciones de la unidad de correspondencia

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- ¿Qué sucede cuando recibimos un documento sin firmar en la unidad de correspondencia ¿cuál sería el  procedimiento a realizar?

Todo documento debe estar firmado con destino interno y externo, cuando hay errores en la firma se debe dejar una constancia de ella


-¿Qué sucede cuando recepcionamos un documento que ha sido alterado por motivos de lluvia ya que el mensajero de la empresa sufrió un accidente y este se mojó en un 80% explique procedimientos?

*Colocarse el equipo básico de seguridad que consiste en bata, cubre bocas y guantes.
* Colocar las mesas necesarias (De acuerdo a la cantidad de documentos húmedos o mojados) en un lugar techado y de preferencia cerrado

* Poner en la mesa papel absorbente (Filtro o secante)

*Desarmar los legajos, separando los expedientes y extender los documentos

*Intercalar las hojas de los expedientes, hojas de papel secante delgadas cortadas al tamaño del formato del expediente

*Colocar varios ventiladores en diversos puntos del local

*Es necesario abrirlos y pasando grupo de hojas cada uno o dos hojas aproximadamente

*Dejar funcionando los ventiladores 24H y hasta que todo haya secado por completo

-Cuando recibimos un sobre confidencial cual es el procedimiento a seguir

Estos no se pueden abrir, este solo corresponde su acceso a gerencia u otros con poder administrativo autorizado para este

-Con sus palabras defina radicación.

Consiste en darle un número al documento con el cual se va identificar y consultar después

-¿Cuáles  documentos no se radican pero si se registran?
Todos los documentos respectivos tiene que llevar su procedimiento porque en la radicación se le pone una numeración para así llevar un orden
-¿Cuáles documentos no se radican ni se registran?

Son todos los documentos que no van caracterizados con la ley pueden ser caracterizados con la ley pueden ser los contables como recibos o facturas

-Que se debe hacer cuando se comete un error en la radicación

Se debe dejar una constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de correspondencia

- ¿Cuál es el control que las organizaciones tienen  para llevar  al recibir documentos.

Para verificar la competencia, los anexos, el destino y datos de origen del ciudadano o entidad remite, dirección o donde se debe enviar respuesta, asunto correspondiente.

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