Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa
• Código del Programa de Formación: 122121
• Nombre del Proyecto: Simular una empresa u organización encargada de realizar los diseños e implementación de estrategias administrativas que fortalezcan la gestión de eventos en la región.
• Fase del Proyecto: Ejecución
• Actividad de Proyecto: Implementar El Manual De Eventos Con Los Protocolos Y Etiquetas Correspondiente A Su Naturaleza
• Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

• Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente. Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente.
• Despachar los documentos  generados en la Unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente
• Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas Institucionales.
• Preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las  técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente.

• Duración de la Guía: 128 horas

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2. PRESENTACION

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.

Su importancia radica en comprender el valor que tienen para:
Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos.

Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.                   .
Para la Comunidad y el Estado: los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado y de este con otros estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.

3.  ACTIVIDAD: DINAMICA DE INTRODUCCION 

Los aprendices verán el video “Caso Practico Lámparas Aladino” en donde se podrá analizar diferentes errores en materia de organización de archivos que son cometidos por los integrantes de dicha empresa dedicada a la comercialización de lámparas en una región determinada.

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4. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

a. Querido aprendiz analice las siguientes imágenes y escriba a cada una el proceso que usted cree que se está realizando.

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b. A continuación enumere en orden cronológico las anteriores imágenes de acuerdo a como usted considera que es la secuencia lógica del proceso de los documentos en una empresa.

c.Realice una pequeña historieta acerca de lo que sucede en dicha empresa con el recorrido que han tenido los documentos, como lo muestran las imágenes. Ponga a volar su imaginación!!!

4.1 Actividad Apoyo de Conocimientos

a. Como ya iniciamos el tema central y haciendo buen uso de las TICS, consultemos el significado de los siguientes términos archivísticos:

1. Archivo,
2. Archivista,
3. Archivología,
4. Archivar,
5. Gestión documental,
6. Documento,  
7. Clases de documentos,
8. Documento de archivo,
9. Documento electrónico de archivo,
10. Soportes documentales
11. Comunicaciones oficiales
12. Correspondencia
13. Serie Documental
14. Subserie
15. Tipo documental
16. Archivo de Gestión
17. Archivo Central
18. Archivo Histórico
19. Tablas de Retención Documental
20. Tablas de Valoración Documental
21. Sistema de ordenación: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico y por Asuntos
22. foliar
23. folio
24. inventario
25. tiempo de retención
26.  fondo
27. sección, subsección
28.  software
29.  Ventanilla Única
30. Ciclo vital

b. Las siguientes preguntas requieren que las responda de manera reflexiva y con sus propias palabras; de acuerdo a los conocimientos que usted ha adquirido en el transcurso de la competencia.

1. ¿Cómo se puede definir el archivo?

1. ¿Qué se guarda en los archivos de las empresas?

1. Explique con sus palabras la función principal del archivo

1. Imagine tres situaciones en las que se puedan ocasionar problemas a la empresa por no tener un buen archivo

1. ¿Con qué ventajas cuentan las empresas que gestionan adecuadamente la información?

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1. ¿Cuáles son las funciones del archivo?

1. Que es un archivo Centralizado

1. Que es un archivo descentralizado

1. Que es un archivo activo

1. Que es un archivo semiactivo

1. Que es un archivo inactivo

1. Explique cada uno de los tipos de ordenación existentes y sus subdivisiones

 A. Ordenación alfabética

 B. Ordenación numérica

 C. Ordenación Mixta

4.2 Actividad Ejercicio Práctico

Una vez realizada la parte teórica por parte de los aprendices, la Instructora organizará en equipos de trabajo para que realicen

A continuación organice los elementos de acuerdo al tipo de ordenación documental según corresponda:

1. Claudia Rosas de la Fuente
2. Lucia Santos Cadena
3. Miguel Ángel Cuartas Losada
4. Antonio Cuartas Losada
5. Ana María Torres de la Fuente
6. Evangelina Torres de la Fuente
7. Cristian González Laso
8. Cristhian González Laso
9. Martha Liliana de las Casas
10. Marta Londoño de Valenciano

1. Banco de Andalucía
2. Cía. Nacional de Chocolates
3. Almacenes Éxito
4. Banco Agrario
5. Cartón de Colombia
6. Industrias Alimenticias Noel
7. Ecopetrol
8. Banco de la Republica
9. Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
10. I.B.M de Colombia

1. AEAT (Agencia Estatal de la Administración Tributaria)
2. Almacenes de Alimentación Delgado S.A.,
3. Amena S.A.
4. Antonio de la Torre, Cafetería
5. Banco Mediterráneo
6. Caja de Ahorros de Málaga
7. Carlos de la Hoz Muñoz, Nietos de
8. Comercial del Norte S.C.
9. Cordero, Mesón del
10. Fernández Ortiz, Ana
11. Fernández Ortíz, Ana María
12. Fernández Ostos, Ana María
13. García Ramos, Isabel
14. García Ramos, Isabel María
15. Hernández de la Casa, Rosa
16. Instituto Nacional de la Salud
17. Isabel Soto, Perfumería
18. Karl M. Brows, Eusebio Campaña y Cía.
19. La Casa, Electrodomésticos
20. La Codorniz de Oro, Restaurante

1. AFR-123
2. AFR-234
3. BFT-045
4. CPR-067
5. CPR-125
6. TRE-235
7. TRE-456
8. BTR- 285
9. CPR-988
10. ARF-123

1. Arauca
2. Meta
3. Valle del Cauca
4. Cauca
5. Caquetá
6. Cundinamarca
7. Atlántico
8. Antioquia
9. Amazonas
10. Risaralda

1. Con la lista de datos que se ofrece a continuación

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