POLITICAS DE DEVOLUCION COHAN

1. OBJETIVO

Definir las políticas de devolución,  los requisitos y plazos máximos que debe cumplir el cliente y la cooperativa para su efectivo trámite.

1. ALCANCE

Comienza desde que se realiza la solicitud de devolución hasta que llegan estas a COHAN.

1. DEFINICIONES

Devolución: Es el proceso que un cliente hace después de comprar un producto retornarlo nuevamente, si este no satisfizo sus necesidades y a cambio recibe una nota crédito para una futura compra.

Vencimiento: Fecha máxima aconsejada utilizar un medicamento y evitar de este modo que se produzcan efectos contraproducentes.

Notas crédito: Es un comprobante que emite la empresa a su cliente para  informar la acreditación en su cuenta un valor determinado debido a una devolución aceptada.

1. INTRODUCCIÓN

Teniendo presente que las ventas que COHAN realiza a los Asociados y Clientes, están definidas como ventas en firme (no en consignación), respaldadas por convenios donde debe quedar claro los consumos promedios de los insumos; COHAN establece dentro de las condiciones comerciales, la política de devoluciones y las excepciones a esta política bajo las siguientes condiciones

1. DEVOLUCIONES:

• El tiempo máximo para reportar una devolución por concepto de Error Cohan y/o cliente en la toma del pedido, calidad o novedades en precios, será de ocho (8) días hábiles después de recibido el pedido, posterior a este plazo no se aceptará ninguna devolución y se considerará como aceptado el pedido a entera satisfacción. Para estudiar la aceptación de la misma, serán otros ocho (8) días hábiles contados a partir del momento que se reporta el reclamo.

• Toda devolución para ser aceptada debe ser previamente tramitada a través del área comercial mediante el formato de Devolución donde se  plasmará la causa de la devolución, es requisito indispensable para la emisión de notas crédito si diere lugar a ello, que esté autorizada por la subgerencia comercial.

• El formato deberá tener la información diligenciada en su totalidad para que la devolución sea tramitada y aceptada.

• El precio de las devoluciones será el registrado en la Factura de Venta

• Cohan no asumirá fletes por devoluciones, por causas imputables al cliente.

• No se aceptará ninguna devolución de productos que no hayan sido facturados por COHAN, en caso de detectarse devolución de productos que no son comercializadas por COHAN se retendrán y no se acreditarán al cliente, estos se reportarán como insumos y equipos para disposición final o retiro del mercado.

• COHAN no acepta que el Asociado o Cliente descuente del total de las facturas por pagar el valor de la devolución hechas o por hacer, las mismas serán tramitadas contablemente generando notas crédito autorizadas y liquidadas por COHAN, las cuales a su vez serán enviadas por correo o bien entregadas por nuestro ejecutivo de ventas.

• Las ventas realizadas al mercado institucional no tendrán reconocimiento en NOTAS CREDITO o cambio de mercancía por manejar márgenes mínimos de rentabilidad. Los productos entregados con vida útil inferior a un año tendrán derecho a reconocimiento siempre y cuando recibamos carta de compromiso de cambio por esta situación e informada por COHAN. Cualquier excepción deberá ser autorizada por la Subgerencia Comercial y la Subgerencia de Logística y Compras de la Cooperativa.

• La mercancía aceptada y autorizada en devolución debe ser enviada a nuestro centro de distribución  en la carrera 48 número 24-104, toda vez que el error sea del Cliente.

5.1 DEVOLUCIONES POR VENCIMIENTO:

• Las devoluciones por vencimiento deben ser reportadas con (5) cinco meses de anticipación de mes a mes.

• La fecha de compra del insumo debe ser igual o inferior a un año

• Solo se reciben devoluciones en presentación original y en empaque primario (Tabletas-Ampollas).

• Para estudiar la aceptación de la misma, serán otros ocho (8) días hábiles contados a partir del momento que se reporta el reclamo.

• Las devoluciones por vencimientos serán tramitadas y se recibieran solo si el Laboratorio y/o Proveedor la recibe, de lo contrario no será aceptada.

5.2 DEVOLUCIONES POR CALIDAD

• Devoluciones por problemas técnicos (Rotulación, daños en la presentación, alteraciones en el producto y/o efectos adversos) estos deben ser reportados por medio del formato de devolución, anexando formato de Farmacovigilancia o Tecnovigilancia y con copia a la Dirección Técnica de COHAN.

• Las averías por transporte detectadas al momento de la entrega deben ser reportadas de forma inmediata y en presencia del Operador Logístico, las demás averías detectadas durante la recepción de los insumos y equipos igualmente deben informarse de forma inmediata y en un lapso de tiempo no mayor a dos días.

5.3 DEVOLUCIONES POR ERROR CLIENTE

• Las devoluciones deben llegar a COHAN en las misma condiciones en la que fueron enviadas.

• Deben realizar un pedido por el mismo valor de la devolución o superior a este cuando no cumpla con el requerimiento de pedido mínimo ($ 100.000).

• Cuando el cliente esté bloqueado por cartera la nota crédito se realizara pero esta será descontada del próximo cupo asignado para el hospital siempre y cuando el motivo de la devolución se confirme como error del cliente. (verificar punto 2) .

5.4 ERROR COHAN

• Para estudiar la aceptación de la misma, serán otros ocho (8) días hábiles contados a partir del momento que se reporta el reclamo.

• Las devoluciones deben llegar a COHAN en las misma condiciones en la que fueron enviadas.

5.5 DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Las devoluciones de control especial además de cumplir con los requisitos antes descritos deben traer anexo al formato de devolución la carta de la DSSA con sello de autorización para la misma, sin esta carta no será estudiada la devolución del insumo. Esta devolución solo será aceptada por la Dirección Técnica de COHAN

5.6 DEVOLUCIONES POR BAJA ROTACION, CADENA DE FRIO Y RX

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