Analisis 23

Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

• Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

• Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

• George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

• Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

• Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

• Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

• Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

• Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

Determinación de las áreas de control

La correcta formulación de la misión, los objetivos y las estrategias provee, por lo general, de muchos elementos de juicio para determinar aquello que es importante dentro del negocio. Por lo mismo, también sirve para señalar las áreas o actividades que es importante controlar.

Existen, sin embargo, otros enfoques respecto a cómo identificar aquellas áreas que es importante controlar.

Uno de los más conocidos es el enfoque de dependencia del o de los recursos.

Este enfoque destaca que los administradores deben fijarse principalmente en aquellas áreas en las que "unos" dependen de "otros" para la obtención de los recursos necesarios destinados al logro de los objetivos correspondientes.

Tales recursos pueden ser partes, refacciones, información, dinero, servicio, o cualquier otro tipo de recurso que la persona necesite para lograr su objetivo.

Y aunque tal enfoque parece ser indicado, vale la pena señalar que el solo hecho de que exista dependencia de recursos no es condición suficiente para que la función deba ser controlada.

Existen, de hecho, cuatro condiciones para poder determinar la necesidad de control, y aquellas áreas que cumplen con las cuatro condiciones se constituyen en puntos de control estratégico, es decir, áreas que son particularmente importantes dentro de la empresa, para el logro de los objetivos organizacionales.

Las cuatro condiciones para el control

Las cuatro condiciones necesarias para el control son:

• El grado de dependencia del recurso.

• Los posibles problemas en la disponibilidad del recurso.

• La factibilidad de establecer el proceso de control.

• Los costos de instalación del proceso de control.

Las primeras dos condiciones se refieren a sí se necesitan controles o no. Las segundas dos evalúan sí los controles son posibles y prácticos.

La primera condición, y la más importante, es el grado de dependencia del recurso. Mientras mayor importancia tenga el recurso, y menor sea la facilidad de obtenerlo de otras fuentes, mayor será la dependencia.

Una alta dependencia incrementa la necesidad de desarrollar controles para verificar el desempeño del área o función.

Los problemas pueden estar relacionados con la cantidad del recurso, con ciertas características del mismo (especificaciones, calidad), con tiempos de entrega, etc. Y mientras mayor sea la percepción de que pudieran existir problemas, mayor será la necesidad de establecer controles.

De la misma manera, y aunque el agua es un recurso sumamente importante (cumpliendo con ello la condición anterior), por lo general, su disponibilidad (por lo menos, en la mayor parte de la República) es bastante confiable, por lo que tal vez no requiera de un sistema formal de control.

La tercera condición que influye en la determinación acerca de si se requieren o no controles, es la factibilidad de establecer el proceso de control.

En ocasiones, el establecer un proceso de control incluyendo normas, medición del desempeño, comparación del desempeño con las normas, retroalimentación y medidas correctivas no es posible. Generalmente, esto ocurre por la dificultad para la fijación de normas o por dificultades en la medición del desempeño.

Finalmente, la cuarta condición que influye respecto a la conveniencia de instalar un proceso de control es la relativa a los costos de instalación del proceso.

Por lo general, hay que evaluar y comparar los costos relacionados con el establecimiento de un proceso de control, contra los beneficios esperados. La experiencia ha demostrado que, en ocasiones, resulta más costoso el sistema de control, que los beneficios que se derivan del mismo.

Fases de la función de control

2.1 Establecimiento de los estándares

La primera etapa del proceso de control consiste en establecer una serie de medidas que se consideran adecuadas o normales a la actividad objeto de control,

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