CARACTERISTICAS DE LAS MEDICIONES

Resumen

CONTEXTO

Los indicadores buscan establecer si los resultados han sido convenientes o no para la empresa. Generalmente son variables que las organizaciones necesitan para poder realizar un efectivo control de gestión, es decir, sin medición no hay control, es una relación disoluble. Cabe destacar que solo hay que medir lo relevante porque o sino se genera una perdida de tiempo y de recursos, generalmente las empresas cometen el error de medir todo buscando ejercer algún grado de control, pero no llegan a ninguna conclusión.

Debe tener en cuenta que un indicador por si solo no dice “nada”, no pasa de ser solo otro dato más, a menos de que se le de un sentido y un uso concreto.

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La entrada o input, es o son los factores que alimentan el proceso. El proceso, es la trasformación de las entradas y que al ejecutarse genera un resultado o salida. Frente a la salida se pueden hacer mediciones que retroalimenten el proceso.

PREGUNTAS RELEVANTES

Las preguntas más relevantes a la hora de gestionar o definir la planilla de indicadores son: ¿qué debemos medir? ¿cómo debemos medir? ¿para qué debemos medir? ¿cuándo debemos medir?

CARACTERISTICAS DE LAS MEDICIONES

1. La medición siempre nos da como resultado un número,
2. La medición obtenida por si sola no nos dice nada (aislada de un contexto y/o información de referencia).

PROBLEMAS ASOCIADOS A LAS MEDICIONES

1. Problemas con el instrumento de medición: hay instrumentos de medición físicos (termómetros, balanzas) y encuestas. Si este instrumento está descompuesto, descalibrado o simplemente es deficiente, los resultados que se obtendrán serán erróneos sobre los procesos o puede que no nos sean útiles,
2. Problemas asociados con el responsable de tomar la medición: si el responsable de tomar la medición es el mismo al que debe ser controlado, puede ser que no se reporte información fidedigna de los procesos, es importante que esto sea medido por un tercero,
3. Problemas asociados con el ambiente o contexto en que se debe tomar la medición: no es lo mismo obtener la medición de un parámetro, a través de procesos automatizados que, de procesos manuales, ya que, en el segundo la información puede generarse errores en la transcripción o digitación de los datos.

LOS SISTEMAS DE INDICADORES

Dado que las empresas tienen una estructura compleja, no se puede medir todo con un solo indicador, de esto nace el sistema de indicadores. Este sistema sirve para monitorear todos los aspectos de una compañía.

¿QUÉ ES UN INDICADOR?

Es un número que representa cualquier fenómeno que ocurre dentro de una organización, es una variable cuantitativa que permite registrar la evolución, a través del tiempo estableciendo tendencia. Si bien, todos los indicadores son números, también se pueden considerar variables cualitativas para hacer control de gestión.

INGRESOS > GASTOS

Sin importar el tipo de organización (pública, privada, ONG, sin fines de lucro, entre otras), los ingresos siempre deben ser mayor a los gastos. Este es un indicador fundamental dentro de una empresa, su gran problema es que es incapaz de mostrar de qué forma se llega a ese resultado.

1. Ganancia: ingreso mayor que el gasto,
2. Equilibrio (financiero): ingreso igual al gasto,
3. Pérdida: Ingreso menor que el gasto.

NOTA: En horizontes de tiempo de corto plazo puede que los gastos sean mayores a los ingresos, pero al largo plazo los ingresos siempre deben ser mayores a los gastos.

INDICADOR CLAVE DE DESEMPEÑO (KPI’s)

Estos indicadores surgen de la importancia de priorizar algunos indicadores sobre otros. Estos están asociados a los objetivos estratégicos que se han planteado en la formulación de la planificación estratégica o de construcción de la estrategia de la compañía.

INDICADORES FINANCIEROS

Los indicadores financieros se producen como resultado de la aplicación técnica de la contabilidad, a través de balances o estados de resultados, estos indicadores miden lo mismo en todas las empresas. Se dividen en dos:

1. Análisis horizontal: consiste en analizar la relación que existe entre dos cifras que se ubican en periodos de tiempo distintos (comparación de un año con otro), ejemplo: EBITDA.
2. Análisis vertical: consiste en analizar relaciones entre cifras en el mismo periodo de tiempo (mismo año), ejemplo: ROI=EBIT/ACT. TOTALES.

indicadores no financieros

Estos se aplican en todos los niveles organizacionales: estratégico, táctico y operativo, como también en todas las áreas de la empresa como son:

1. Las operaciones de manufactura o producción,
2. El marketing, comercialización y ventas,
3. Los recursos humanos,
4. La innovación, ingeniería y desarrollo,
5. El aseguramiento de la calidad.

Algunos indicadores son de mucha utilidad como:

1. Un ratio o razón,
2. Índices de precios (IPC),
3. Índice construido a partir de una serie de valores como ocurre con los índices bursátiles (IPSA, IGPA),
4. Promedio simple o ponderado,
5. Variación/Desviación estándar,
6. Otro estadígrafo (moda, mínimo, máximo, rango).

OBJETIVOS Y METAS

OBJETIVOS

Los objetivos son una declaración de lo que se desea obtener o lograr en algún momento dado en el futuro y su logro depende de la ejecución de un conjunto de actividades coordinadas, las cuales, implican esfuerzo y recursos. Estos deben ser alcanzables.

Existes tres tipos de objetivos:

1. Estratégico: son aquellos que posicionan de forma estratégica a la compañía y que le permiten poseer un desempeño superior respecto de sus competidores (ventaja competitiva). Están relacionados al largo plazo, antiguamente era de 5 años o más,
2. Tácticos: son planteados por supervisores o gerencias. Estos objetivos están asociados al mediano plazo, antiguamente era de 1 a 5 años,
3. Operacionales: estos objetivos son propios del día a día, son operaciones rutinarias.

Todos los tipos de objetivos mencionados deben apuntar en la misma dirección, es decir, lograr los mismos resultados, a través de las tareas que se hacen.

S.M.A.R.T.

Los objetivos deben utilizar el método (o metodología) S.M.A.R.T., es decir, deben ser:

1. Específicos (S) 🡪 debe ser claro en su redacción y debe estar referido a un aspecto en particular, cero ambigüedades,
2. Medible (M) 🡪 debe poder ser medido en forma correcta,
3. Asignable (A) 🡪 debe poder ser asignado a una persona responsable de su cumplimiento y, además, se deben establecer los mecanismos de incentivos y los factores motivacionales para que los trabajadores se comprometan con el trabajo,
4. Realista (R) 🡪 debe ser alcanzable, hay una gran diferencia entre alcanzable y desafiante,
5. Tiempo definido (T) 🡪 debe tener un tiempo máximo para que sea cumplido.

METAS

Las metas están asociadas a la cuantificación (declaración exacta) de un objetivo en particular.

ALTERNATIVAS PARA PREGUNTAS SIN RESPONDER PARA LAS METAS

1. Método del punto de equilibrio 🡪 entre los máximos y mínimos históricos, se ocupa un punto de equilibrio para hacer comparaciones dentro de la industria,
2. Comportamiento histórico 🡪 no se necesita de un benchmark (prueba de rendimiento o comparativa de un sistema o uno de sus componentes) y se establecen metas en función de actividades que se sabe impactarán en las cifras,
3. Consulta a expertos 🡪 tampoco necesito de un benchmark, se puede contratar los servicios de consultores que manejan gran cantidad de datos y estadísticas,
4. Revistas y publicaciones especializadas 🡪 generalmente las cifras que dan estas revistas pueden ser relevantes y se utilizan como base/fuente para el establecimiento de metas.

PRESUPUESTO

Es aquella herramienta efectiva de planificación y control la ocupan las organizaciones para realizar un planteamiento y utilización eficiente de los recursos provenientes de diferentes fuentes. En palabras sencillas es una pauta respecto a como las actividades y los gastos asociados a esas actividades van a generar ciertas utilidades para la empresa.

El presupuesto está expresado en unidades monetarias, permite preveer y controlar el desarrollo de las actividades de una organización en un periodo de tiempo establecido, generalmente en un año.

“Es la estimación que se hace con respecto a las políticas de administración y generación de recursos”. Con esta definición se concluye que:

1. La planificación y el control financiero como integrantes de la planificación estratégica se materializan por medio de un presupuesto,
2. El presupuesto es un complemento del plan financiero diseñado para orientar al empresario hacia la consecución de las metas propuestas.

CARACTERISTICAS DEL PRESUPUESTO

1. Estima el beneficio potencial de la unidad de negocio,
2. Implica la aceptación de una responsabilidad por parte de la dirección,
3. Después de aprobado, solo se puede modificar bajo condiciones específicas,
4. Periódicamente, el resultado financiero real se compara con el presupuesto y se analizan desviaciones,
5. Puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, proyecto o una estrategia.

FUNCIONES DE PRESUPUESTO

1. Herramienta analítica, precisa y oportunidad,
2. Es el soporte para la asignación de recursos,
3. Tiene la capacidad para controlar el desempeño real en curso,
4. Advierte de las desviaciones respecto a los pronósticos,
5. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje,
6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros,
7. Concepción comprensible que conduzca a un consenso al respaldo del presupuesto anual.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

1. Planear resultados de la organización en dinero y volúmenes,
2. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa,
3. Coordinar y relacionar las actividades de la organización,
4. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

VENTAJAS DEL PRESUPUESTO

1. Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de estos,
2. Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa (priorización),
3. Se aplican estos estándares en la determinación de presupuestos,
4. Se pondera el valor de las actividades,
5. Cada miembro de la empresa piensa en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas,
6. La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades y crea entre sus miembros el habito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones,
7. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO

1. La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes los determinaron,
2. Es solo una herramienta de la gerencia, ya que, se construye para que sirva de orientación a la administración,
3. Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo, cuando se haya ganado experiencia,

CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO

1. Según la flexibilidad 🡪 (i) rígidos, estáticos, fijos o asignados, (ii) flexibles o variables,
2. Según el periodo de cubran 🡪 (i) a corto plazo, (ii) a largo plazo,
3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa 🡪 (i) de operación o económicos, (ii) financieros (tesoreria y capital),
4. Según el sector en el cual se utilicen 🡪 (i) público, (ii) privado, (iii) tercer sector (org. Sin fines de lucro).

SISTEMAS DE CONTROL

Un buen control de gestión debe:

1. Recoger información sobre el estado actual de la organización en sus aspectos financieros, económicos y operativos,
2. Comparar el estado real actual con el estado deseado o estándar (desviaciones),
3. Promover las decisiones y acciones necesarias para aproximar ambos estados.

CONTROL DE GESTIÓN DEPENDIENDO DEL MOMENTO DE APLICACIÓN

1. Control previo o de input: es aquel que se realiza antes que el trabajo se ejecute, es un control de tipo preventivo. Ejemplo: antes de comenzar la fabricación de un producto, identificar si se tienen todos los materiales necesarios,
2. Control concurrente o durante el proceso de fabricación: es aquel que se realiza durante la ejecución del trabajo, está relacionado con el empleo humano, rendimiento de los equipos y aparición de los departamentos. Ejemplo: actividades de supervisión, planes de mantenimiento preventivo, entre otros,
3. Control posterior o de output: es un control de retroalimentación, luego de que el personal ha trabajado en su jornada, implica medidas correctivas, análisis del comportamiento de uno o varios factores para comparar el rendimiento real con lo proyectado. Ejemplo: procedimientos de limpieza, cambio de motores y más.

PRESUPUESTO OPERATIVO

Es un presupuesto que se destina a la operación de la empresa. Existen distintos tipos, como:

1. De ventas,
2. De producción,
3. De compras,
4. De gastos de venta,
5. De marketing,
6. De investigación y desarrollo,
7. De administración.

CUADRO DE RESULTADOS ANTICIPADOS (c.R.A.)

Es una propuesta estándar de lo que va a ocurrir con la empresa el próximo año a nivel agregado, sirve para controlar los desvíos del presupuesto.

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