Concepto y objetivo de la administración de compras

1.1 Concepto y objetivo de la administración de compras.

A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a los precios adecuados y del proveedor más apropiado.

Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la propia compañía.

Objetivos:

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del siguiente modo:

• Mantener la continuidad de abastecimiento.

• Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

• Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

• Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

• Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

• Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

1.1.1 Características del área de compras.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:

Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.* Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.* El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda.* Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.* Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.* En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.* Calidad - Precio - Tiempo de entrega -Cantidad.

El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias.

1.1.2 Objetivos del área.

La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en la bodega. También es responsable de controlar el costo de los bienes ordenados, los niveles de inventario y desarrollar buenas relaciones con los proveedores.

Compra de bienes

Todos los empleados que son parte del departamento de compras son responsables de alguna forma por la solicitud de los bienes. Los bienes incluyen los suministros y servicios necesarios para que continúe las operaciones del negocio. Los departamentos de compra también son responsables de solicitar el inventario. Cuando se colocan las ordenes de los bienes y servicios, los gerentes de compra deben asegurarse que los bienes y servicios ordenados son los correctos. La gestión de compras también busca identificar nuevos y mejores productos y materiales para que sean usados por la empresa. El departamento de compras también es responsable de proveer los bienes y servicios. Los empleados de compras buscan métodos de entrega y opciones para encontrar las mejores ofertas en los precios y métodos de envíos. Al colocar las órdenes de compra, todos los empleados deben seguir los procedimientos de compras establecidos por la compañía.

Control de costos

Controlar el costo de los bienes y servicios es uno de los objetivos principales de la gestión de compras. Los compradores siempre buscan comprar lo mejor al mejor precio sin sacrificar la calidad. Ellos también deben negociar con los proveedores los precios, las tarifas y métodos de envío para encontrar el mejor acuerdo.

Control de los niveles de inventario

La gestión de compra controla los niveles de inventario. Un objetivo es mantener una oferta de inventario que sea lo más baja posible, pero con la garantía de que todos los bienes necesarios siempre estén disponibles. Cuando una compañía invierte demasiado dinero en inventario innecesario, este dinero es restringido innecesariamente. Al monitorear los niveles de inventario para la búsqueda de patrones, el departamento de compras puede controlar el nivel de inventario disponible.

Relaciones con los proveedores

La gestión de compras también busca desarrollar relaciones fuertes con los proveedores. Cuando las relaciones son fuertes, se mantiene la responsabilidad y confianza entre las partes. Esto es beneficioso para ambas compañías. El departamento de gestión de compras utiliza proveedores que ofrecen buenos negocios y servicios.

1.1.3 Organigrama

El Organigrama del Departamento de compras puede estar compuesto por el Gerente de Compras, por el Supervisor de Compras y el Agente de Compras, como los tres niveles más importantes y significativos. Pueden existir además otros puestos, a partir del nivel tres, de acuerdo a la necesidad de la empresa, como pueden ser el Ingeniero de Compras, el Comprador Maestro y el Comprador Júnior. En lo que se refiere al organigrama no existe un modelo fijo sino que se va adaptando de acuerdo al modelo y dimensiones de la compañía, pues puede haber desde muy simples hasta muy sofisticados.

1.1.4 Funciones

La responsabilidad del Departamento de Compras es efectuar las adquisiciones que se necesitan en el tiempo requerido, con el número y calidad necesarios y a un valor considerable. Antes este departamento estaba bajo el régimen de otros departamentos sobre todo al de producción, ya que no se le otorgaba la importancia que necesita, pues es el que proporciona a los demás departamentos de lo que requieren para efectuar las tareas de la empresa. Sus funciones son las siguientes:

1. Adquisiciones

Se trata de obtener los elementos, equipo y materiales, que se necesitan para poder conseguir las metas de la compañía. Estos deben apegarse a los siguientes criterios: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago. Cuando ya se obtienen los artículos se requiere de constatar que cubran los criterios mencionados anteriormente y aceptarlos.

2. Guarda y Almacenaje

Consiste en el sistema de recepción, clasificación, inventario y control de los artículos conforme a las dimensiones de las mismas (peso y medida).

3. Proveer a las demás áreas

Ya que el departamento de compras ha adquirido todos los materiales que se necesitan, es su responsabilidad proveer a las demás áreas teniendo en cuenta: la clase, cantidad y dimensiones de las mismas.

1.1.5 Descripción y análisis del puesto

El Agente Comprador tiene la enorme responsabilidad de garantizar el material adecuado, al precio adecuado, en el momento y el lugar preciso, de forma que la empresa no se vea en problemas económicos por comprar muy caro el material. Así podrá estar dispuesta a laborar constantemente, sin retraso porque falten insumos. Debe controlar el inventario para cuidar las existencias y los faltantes mediante una planificación adecuada, con el fin de aprovechar las oportunidades de ahorro y la diversificación, escala y ampliación de proveedores.

Una vez que se compran los materiales se requiere llevarlos al departamento de recepción y de ahí a los almacenes, por ello es importante que un almacenista conozca siempre el volumen disponible de cada tipo de mercancía. Es importante por las siguientes razones:

1. Como las existencias son parte del patrimonio de la empresa, el contador general debe saber la cantidad que está disponible antes de realizar un balance.

2. Si la empresa tiene un seguro sobre las existencias y el valor de las mercancías, éstas determinarán la cuantía del seguro.

3. El director o gerente general debe saber si puede disponer de artículos suficientes para realizar promociones de venta o llevar a cabo programas estratégicos.

4. es importante conseguir un nuevo suministro antes de agotar el actual, de forma que nunca se interrumpan las operaciones por carencia de materiales o productos.

Por ello toda empresa debe contar con un control de almacén, el cual debe estar al día realizando un inventario perpetuo. La forma que se utiliza para ello se llama ficha de inventario o tarjeta de almacén, la cual se va actualizando día a día. También existe la nota de entrada y de salida, que apoya al almacenista para que lleve más detalladamente el control del almacén. Posteriormente lo comparte con contabilidad para después de algún tiempo ver si coinciden los controles.

Existe también un documento que se llama requisición de compra, que manda el almacenista al departamento

...