Departamento de mantenimiento y almacén

Tarea

Material necesario

Descripción

Horario

1. Entrega y recepción de material requerido

a) una mesa amplia y en completo orden.

b) Una Silla.

c) clips.

d) 50 formatos diarios  de salida y devolución de materiales (Formato 1).

e) 4 Bolígrafos de tinta negra.

f) 4 Bolígrafos de tinta roja

g) Habitación con ventilación e iluminación.

a) Antes de entregar el material:

• Entrega del formato de salida y devolución del  material requerido   (Formato 1).
• Recepción del formato 1 (salida y devolución de material)
• Revisión del formato 1 y confirmación de datos (salida y devolución del material).
• Entrega del material y revisión  de la credencial de la empresa.

b) Después de entregar el material.

• Revisión del material.
• Anotaciones de observaciones (sí las hubiese)  en el formato 1 con pluma roja (salida y devolución de material).
• Petición de firma del usuario en el formato 1 (salida y devolución de material).
• Entrega de credencial de la empresa una vez devueltos los materiales en buenas condiciones, en caso contrario se retendrá la credencial para su posterior sanción.
• Anotaciones en el formato de inventario (formato 2) en caso de ser requerida una sustitución.

Lunes a Jueves   de 9 a.m. a 5:30 p.m.

Viernes de 9:00 a.m. a 1 p.m.

2. -Supervisar que los productos requeridos por los empleados y clientes sean satisfactorios y usados de manera adecuada

a) una mesa amplia y en completo orden.

b) unaSilla.

c) clips.

d) Cuadernillo de registro de materiales

e) 4 Bolígrafos de tinta negra.

f) 4 Bolígrafos de tinta roja

g) Habitación con ventilación e iluminación.

a) Después de entregar el material.

• Revisión del material.
• Anotaciones de observaciones en el cuadernillo de registro de materiales  con pluma roja (sí las hubiese).
• Petición de firma del usuario en el cuadernillo de registro de materiales.
• En caso de que el material entregado se encuentre en mal estado, se llamará de inmediato al supervisor para aplicar la sanción correspondiente.
• Anotaciones en el formato de inventario (formato 2) en caso de ser requerida una sustitución.

3. -Realizar inventarios del material disponible  para la limpieza de áreas físicas.

a) una mesa amplia y en completo orden.

b) unaSilla.

c) clips.

d) Inventario semanal (formato 3)  

e) 4 Bolígrafos de tinta negra.

f) 4 Bolígrafos de tinta roja

g) 3 lápices

h) 2 Sacapuntas

i) 2 gomas

a) Antes de elaborar el inventario final (4:00-4:05 p.m):

• Avisar previamente  al personal de limpieza y general que a partir de las 04:00 p.m. se suspenderá el servicio de salida del material del departamento por inventario, por lo que la devolución del material será requerida.

b) Comienzo del inventario (4:05-4:30 p.m.)

• Llenado del formato 3  (inventario de fin de labores diarias) con base a los formatos 1 y 2  que se acumularon durante el día.

c) Final del inventario. (4:30  p.m. a 4:50 p.m.)

• Entrega del formato  3  (inventario semanal) al supervisor del departamento de mantenimiento y almacén.
• En caso de existir errores, elaborar las correcciones pertinentes al inventario hechas por el supervisor.

d) Reinicio de actividades de devolución de material (4:50 p.m. a 5:00 p.m.)

• Avisar  al personal de limpieza y en  general que se inicia nuevamente el servicio de préstamo  del material.

Viernes  de 1 p.m. a 5 p.m.

Tarea

Material necesario

Descripción

Horario

1.- Asegurar quesean cumplidos los requerimientos de productividad y rendimiento de sus empleados a cargo.

1. Formato Checklist de rendimiento y productividad del empleado.
2. Bitácora de observaciones
3. Bolígrafo rojo
4. Bolígrafo negro
5. Encuestas

a) Durante el aseguramiento:

• Observar los procedimientos de sus empleados.  
• Registrar en el Checklist con bolígrafo negro  las conductas esperadas y con rojo las que se considere de peligro.
• Registrar las observaciones pertinentes en la bitácora de observaciones.

b) Después del aseguramiento:

• Transmitir a sus empleados los resultados.
• Hacer recomendaciones sí son requeridas.
• Entregar el formato de evaluación para que sea firmado por el observado.  

c) Posterior al aseguramiento:

• Entregar a los solicitantes encuestas de satisfacción sobre el trato recibido y los materiales prestados.

Lunes a viernes de 9:00-11 a.m.

2. -Supervisa el adecuado procedimiento y uso de elementos de higiene en todas las áreas a cargo de sus trabajadores.

1. Formato Checklistde áreas de limpieza.
2. Bitácora de observaciones
3. Bolígrafo rojo.
4. Bolígrafo negro.

a) Durante la supervisión:

• Revisión del material de limpieza. Con bolígrafo negro  se registraran los materiales disponibles y con rojo los faltantes.  
• Revisión de los procesos de limpieza antes ejecutados. Con bolígrafo negro
• Anotaciones de observaciones importantes  en la bitácora.

b) Posterior a la supervisión:

• Informar a los encargados de las áreas sí es que existiese alguna irregularidad respecto a materiales o procedimientos de limpieza.

Lunes a viernes de 12:00-2:00 p.m.

3.- Recepción y autorización de inventarios.

a) una mesa amplia  y en completo orden.

b) sillas

c) Habitación con ventilación e iluminación.

1. Durante la recepción de inventarios:

• Recepción  del formato  3  (inventario de fin de labores) por parte del encargado de atención al cliente e inventario.
• Revisión del formato 3  (inventario de fin de labores)
• En caso de existir errores, pedir y hacer  las correcciones pertinentes al empleado.

1. Después de la recepción de inventarios:

• Pedir la firma del encargado de atención al cliente e inventario al finalizar el proceso.
• Firmar de recibido los inventarios, con copia para el encargado de atención al cliente e inventario, así como para el archivo del departamento.

Viernes

4:05-4:30 p.m.

4. –Coordinar los trabajos de capacitación de sus empleados a cargo.

a) una mesa amplia  y en completo orden.

b) 6 sillas

c) Habitación con ventilación e iluminación.

Coordinar y ejecutar las tareas de capacitación del personal que permitan aumentar los niveles de satisfacción de los demás miembros de la organización, así como del personal a cargo durante la prestación de materiales y servicios.

1. Antes de la capacitación:

• Diagnóstico de necesidades
• Programación de la capacitación
• Planeación  de la capacitación

1. Durante la capacitación:

• Ejecución de la capacitación

c) Después de la capacitación:

• Evaluación, control y seguimiento

Mensualmente

5.- Convocar a sus empleados a cargo a juntas mensuales para la  evaluación de necesidades  y entrega de resultados

a) una mesa amplia  y en completo orden.

b) 6 sillas

c) Habitación con ventilación e iluminación.

d) Proyector

e) Computadora

Antes de la junta mensual:

1. Informar a sus empleados sobre la realización de la junta (hora, lugar y fecha).
2. Realización de gráficas, tablas y/o información que plasme los datos recabados durante el mes de supervisión.

Durante la junta mensual:

1. Fomentar el dialogo entre sus participantes.
2. Estimular la participación de los asistentes.  
3. Presentar las necesidades cubiertas y encontradas, así como los resultados obtenidos de manera conjunta durante el mes de trabajo.

Después de la junta mensual:

1. Brindar al empleado un espacio para escuchar atentamente sus demandas, necesidades y sugerencias

Último día laboral  de cada mes.

4:00-5:30 p.m.