Objetivos del Departamento de Almacén.

EL ALMACEN

Objetivos del Departamento de Almacén.

Dentro de empresa de construcción n, el almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de producción, de solicitar al departamento de compras cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados en producción.

Como todo departamento dentro de una organización, el departamento de almacén tiene  objetivos  específicos que son los siguientes:

• Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de producción, previamente autorizadas.
• Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de reorden.
• Mantener registros  actualizados de las unidades en existencia de los materiales.
• Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así evitar robos o extravíos, exposición  a factores ambientales y deterioros en general.

Funciones del Departamento de Almacén.
Dentro del departamento de almacén existe una sección encargada de recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán al almacén. Es la sección de recepción e inspección de materiales.
Éste sub-departamento tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes.

Funciones de Recepción e Inspección.
El departamento de Recepción e Inspección normalmente realiza las siguientes funciones:

 Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento.

1. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores.
2. Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos.
3. Entrega la mercadería a los almacenes.

El documento principal que se prepara en el departamento de recepción es una guía de recepción. Generalmente esta guía contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condición del envío. Sin embargo, en algunas compañías se prepara un informe de inspección por separado, particularmente si se reciben materiales muy costosos y de alta precisión.

La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control interno o de una compañía. La copia que se envía al departamento de contabilidad  general sirve para hacer una comparación entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. También se envían copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos  en el inventario) y al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados).

Funciones del Almacén.
El papel que desempeña el departamento de almacén es el siguiente:

1. Recibe y verifica las cantidades de los artículos y los pone en el almacén.
2. Asienta las entradas en la tarjeta del mayor de materiales, si es este tipo de  registro no se lleva en el departamento de planeación  de materiales, compras o costos.
3. Entrega los materiales a la fábrica al recibir los formatos debidamente autorizados llamados requisiciones de materiales.

Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes.

Normalmente, el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.

Es conveniente durante un ejercicio, hacer recuentos periódicos de existencias, hasta lograr que puedan comprobarse, un gran volumen  de existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se hará un recuento físico general (con paro  de actividades de la empresa) tomándose ciertas medidas como las siguientes:

1. Planeación de la toma de inventario físico.
2. Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse.
3. Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse.
4. Listados con los nombres de materias primas, materiales y artículos terminados escritos en computador.
5. Separar las materias primas, materiales y artículos terminados a vistas, en depósito, en comisión, etc.
6. No recibir materias primas, materiales y artículos terminados de proveedores, y en caso de hacerlo, integrarlos al inventario.
7. No despachar materias primas, materiales y artículos terminados y en caso de hacerlo controlar su salida por medio de vales.
8. Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones, una para el primer recuento, otra para el segundo recuento, una sección para el departamento de contabilidad.15

Administración de Inventarios.

Aunque las complejidades delos modelos de decisiones de inventarios pueden ser con mayor propiedad el campo de la administración de operaciones, deben también ocuparse del inventario como parte del ciclo general de flujos de efectivo, debe entenderla lógica del modelo de control de inventarios, que es uno de los modelos matemáticos usados con mayor amplitud en los negocios y que tiene aplicabilidad general más allá del inventario.

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RECEPCIÓN DE MATERIALES EN LAS OBRAS

Actualmente el almacenista de la obra es la persona encargada de recibir el material, sin embrago a continuación se describen los pasos a seguir para garantizar que estos se cumplan, con el fin de evitar problemas posteriores:

• Recibir los materiales verificando que cumplan con las cantidades y unidad de medida especificadas en la orden de compra.

• Verificar que el material recibido, cumpla con las especificaciones de calidad establecidas por los diseñadores, y según las políticas de calidad de la empresa, también se debe verificar que la marca de los materiales recibidos correspondan a la establecida en la negociación.

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