Departamento De Almacen

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

Objetivo:

El Departamento de Almacenes se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de refacciones, muebles y materiales, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

Almacén:

El almacén es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de mayor o menor tamaño, contenido y complejidad. Es un área desconocida dentro de la empresa, pero muy importante en el desarrollo de la organización.

En el ámbito de la gestión empresarial, el almacén se define como el lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. Los materiales guardados se refieren tanto a necesidades productivas y comerciales como a elementos que garanticen el funcionamiento de la organización (mantenimiento, servicios generales, materiales diversos, etc.). En su aplicación comercial, el almacén puede ser utilizado como establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista.

Su función básica es la de “almacenamiento”, entendiendo como tal la introducción de datos o productos en un archivo o lugar físico para ser guardados allí hasta el momento de su utilización.

Por tanto, el almacén se utiliza, en primer lugar, para guardar y conservar existencias, materiales y herramientas de una forma ordenada, manteniendo siempre una cantidad mínima que asegure la comercialización de los productos y el consumo y uso de los materiales y herramientas allí depositadas.

Los siguientes puntos resumen algunas de las principales características de los almacenes:

- Constituyen los puntos fijos del sistema logístico.

- Entre ellos se mueven los elementos de transporte.

- El almacén absorbe el 20% del coste logístico.

- Son básicos para una buena calidad de servicio.

- Una acertada gestión de almacén permite eliminar las fluctuaciones de demanda haciendo posible la realización de una programación en lotes económicamente variables.

- De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia, liberándole de tener sus propios stocks.

- Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio de compra (mayores lotes) y reducir los costes de transporte.

Funciones:

Participar en la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto Anual para la adquisición de bienes de consumo.

Elaborar, en el ámbito de su competencia, las especificaciones técnicas que se integrarán a las bases concursales de los bienes que deban adquirirse.

Participar en los procedimientos de adquisiciones de bienes de consumo, como área técnica.

Emitir, en el ámbito de su competencia, el dictamen técnico respecto de las propuestas técnicas presentadas en las licitaciones públicas e invitaciones restringidas, para la adquisición de bienes.

Actualizar el registro de entradas y salidas de los bienes de consumo de acuerdo con el sistema implantado para este fin.

Detectar y dictaminar los bienes que, por sus condiciones físicas y técnicas o grado de obsolescencia, ya no sean útiles para el fin para el cual fueron adquiridos, y elaborar el listado de bienes a dar de baja, en el ámbito de su competencia.

Preparar la logística de los procesos (enajenación, invitación interna, licitación pública, donación, transferencia, dación en pago) para la desincorporación de bienes muebles, de conformidad con la normatividad aplicable.

Llevar el registro de las altas, bajas y reasignaciones, con base en los resguardos respectivos; controlar y custodiar los resguardos y efectuar el inventario de los bienes de consumo y del activo fijo.

Supervisar las actividades realizadas por los servidores públicos encargados del almacén.

Registrar la entrega de los bienes adquiridos en tiempo y forma, e informar a la Subdirección de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios de dicha entrega para los efectos procedentes.

Evaluar el desempeño del personal a su cargo, conforme a las políticas y procedimientos establecidos.

Elaborar y, en su caso, actualizar los documentos normativos en el ámbito de su competencia.

Apoyar, en el ámbito de su competencia, en la evaluación del diseño y operación de los sistemas o procedimientos establecidos, para determinar si son los adecuados o si deben mejorarse.

Formular informes, estudios y demás documentos solicitados por la Subdirección de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, de acuerdo con el ámbito de su competencia.

Propiciar y vigilar el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, informáticos y materiales del Departamento de Almacenes

Coadyuvar con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de Adquisiciones.

Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas del Centro.

Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.

Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.

Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.

Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando la firma del responsable de su custodia.

Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.

Preparar la información trimestral(o depende de cada empresa) para el Comité de Control y Auditoría, así como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.

Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.

La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la empresa.

La gestión se define como la administración y dirección de una empresa atendiendo a una serie de procedimientos y reglas que, mediante la coordinación y organización de los recursos disponibles, persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera más eficaz posible. En el caso de la gestión de almacén su objetivo no es solamente el citado de salvaguardia de los materiales allí guardados sino, y muy especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases (ejemplo: compras o salidas de líneas de producción) y los de entrada de las siguientes (ejemplo: entradas en líneas de producción o ventas). Es, en segundo lugar, el agente del sistema que garantiza que la cobertura de los procesos productivos o comerciales no se detenga ni sufran trastornos indeseables, denominándose entonces gestión de existencias.

Hay que indicar que el proceso productivo puede ser de cualquier índole. Desde lo más intuitivo de comprender, como es la actividad de una fábrica, hasta cualquier servicio prestado, como puede ser un parque temático de atracciones. El almacén debe garantizar el funcionamiento constante y preciso de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta del servicio o productos (juegos, comidas, regalos, productos de las tiendas) hasta el mantenimiento de las propias atracciones.

Los inventarios o stocks, definidos como una provisión de materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de consumidores y clientes, se presentan prácticamente en cualquier organización, y en particular, en las empresas industriales, sean éstas pequeñas, medianas o grandes.

Perfil del personal del departamento de almacén

El departamento de almacén está formado por las siguientes personas, cada una de ellas con una función determinada para garantizar el desarrollo de todas las actividades dentro de esta:

Jefe de almacén: encargado del buen funcionamiento de la bodega, tener comunicación directo con el jefe de producción y de diseño para saber en qué va el proceso y tener presente que materiales se necesitan con prioridad.

Mas funciones:

Revisión de los pactos de consumo / existencias (stock).

Asistencia a Comisiones Técnicas.

Atención a proveedores y responsables de servicios.

Autorizar regularizaciones y devoluciones de mercancía.

Control de la jornada laboral, vacaciones y festivos del personal a su cargo.

Revisión de los acuerdos de iniciación de expedientes.

Dar la orden de cierre mensual.

Seguimiento de las programaciones de entradas.

Comunicación y coordinación con los responsables de Contratación y Compras.

Detección de necesidades de material.

Remisión de propuestas de pedidos a la Unidad de Compras.

Planificación, control y seguimiento del almacén.

Definir indicadores de calidad.

Elaboración de informes y estadísticas.

Analizar las coberturas, caducidades y obsolescencias.

Reclamación de mercancía pendiente de servir.

Encargado de almacén: realizara las labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de entradas y salidas de materiales, equipos, productos, alimentos, herramientas, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, de su almacenamiento, así como verificara y tramitara la documentación para el reabastecimiento oportuno en los almacenes, de acuerdo a las órdenes del jefe de confianza o de los auxiliares de jefe que son asignados por el mismo.

Mas funciones:

Control y supervisión de las existencias en el almacén.

Reclamación de mercancía pendiente de servir.

Atención a proveedores.

Implantación del código de barras (entradas y salidas).

Fijar programaciones para la entrada de mercancías.

Análisis de los cierres mensuales.

Asistencia a las Comisiones Técnicas.

Organización informática de los artículos: nombre, alta, catalogación, distribución, etc...

Gestión de albaranes.

Detección de necesidades de material.

Implantación del control de los almacenillos de planta.

Funciones del Controlador de Distribución, en ausencia de éste.

Recepción e identificación de materiales.

Supervisión y gobierno del almacenamiento y reposición de materiales.

Controlar la preparación de los pedidos.

Evaluación de las rutas para una optimización de los recorridos.

Ordenación del transporte y reposición de materiales a los Servicios.

Mantenimiento y actualización de las etiquetas de estanterías.

Control y gestión de las devoluciones de materiales.

Asistencia a las Comisiones Técnicas.

Organización física de los artículos: distribución, ubicación, forma de almacenaje, duplicidades, etc.

Atención a los Responsables de los Servicios.

Gestionar las muestras de los Concursos.

Supervisión de los almacenillos de planta.

Funciones del controlador de gestión, por ausencia de éste.

Control de las caducidades y obsolescencias.

Despachador recibidor: realizara las labores correspondientes al recibo, identificación, descripción y despacho conforme a su especialidad, de los materiales, equipos, productos, herramientas, alimentos, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa. Tramitara todos los formatos y documentos relacionados a esta actividad.

Mas funciones:

Recibirá, despachara, remitirá los materiales, equipos, productos, herramientas, alimentos, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, a los lugares y usuarios requeridos por la empresa y los entregara cuando así se lo solicite la misma.

Verificara el embarque y desembarque de materiales, equipos, productos, herramientas, alimentos, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa al interior y exterior de los almacenes.

Tramitara los formatos y documentos relacionados con el recibo y despacho de materiales, equipos, productos, herramientas, alimentos, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, así como su identificación.

Desmantelara y reacondicionara los materiales, equipos y herramientas que lleguen al almacén y que la empresa considere conveniente.

Realizara labores de la categoría inferior.

Realizara el armado y desarmado de equipo para almacenamiento.

Realizara las actividades necesarias para la toma de inventarios y auditorias.

Auxiliar de bodega: Mantener organizado y actualizado los insumos. Mantener organizado y actualizado material. Estar pendiente de materiales, atender al personal de planta y brindar apoyo al jefe de bodega.

Mas funciones:

Realizara todas las labores para el almacenamiento y protección de materiales, equipos, productos, herramientas, alimentos, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, requeridos por la misma y por los usuarios del servicio, de acuerdo a los reglamentos y procedimientos establecidos.

Realizara de acuerdo a su especialidad el registro de formatos y documentos que requiere la empresa para su operación, además de las actividades necesarias para el manejo y movimiento de materiales, equipos, productos, herramientas, alimentos, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa mediante el equipo de carga proporcionado por la misma.

ejecutara las labores de estiba, desestiba, empaque, desempaque, embarque, desembarque, acomodo, clasificación, recuento físico, protección, medición y distribución al interior y exterior de los almacenes de los materiales, equipos, productos, herramientas, alimentos, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, requeridos por la misma.

Realizara el armado y desarmado de equipo para almacenamiento.

Realizara las actividades necesarias para la toma de inventarios y auditorias.

Documentos de almacén:

Requisiciones

La requisición es un documento creado por funcionarios en la obra, solicitando el suministro de materiales o equipos para la obra. El departamento o persona responsable para compras recibe las requisiciones en su lista de requisiciones pendientes y organiza las compras a los proveedores.

Pedidos

El pedido es la orden de compra formal, dirigida a un proveedor en particular. Maneja todos los detalles - el precio, IVA, cualquier descuento, forma de pago, fecha de entrega requerida, etc. El pedido puede ser basado en una o más ordenes de requisición.

Entradas

Con la entrada, registramos la llegada de materiales al almacén. Entradas pueden ser de diferentes tipos:

• Llegada parcial o total de materiales de un pedido para guardar en el almacén para su uso posterior en la obra.

• Llegada de materiales enviados desde otro almacén, o de un almacén central de la empresa.

• Llegada de materiales para consumo inmediato.

Salidas o Consumos de Obra

El último documento es la salida del material del almacén. Normalmente esta salida va a ser hacía la obra en la forma de un consumo. Cuando el material es entregado a un subcontratista (por ejemplo al mampostero suministrando la mano de obra), se puede registrar este hecho para luego producir reportes de materiales utilizados por cada subcontratista.

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