Documentacion E Informacion

SIGNATURA TOPOGRÁFICA

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

Signatura topográfica

La signatura topográfica es un código formado por números y letras, o letras solamente, que identifica cada documento y permite su ordenación en las estanterías. Va impreso sobre una etiqueta adherida al documento que se denomina tejuelo.

La mayor parte del fondo bibliográfico está colocado en las estanterías por materias siguiendo la Clasificación Decimal Universal (CDU:), según la cual, a cada materia le corresponde un número (agrupa los conocimientos en 10 clases, cada una de ellas se subdivide sucesiva y decimalmente). Así se encontrarán situados juntos los documentos de la misma materia. Con este número y las primeras letras de apellido del autor y/o el título se constituye la signatura.

Definición

Es un código alfanumérico que se coloca de manera visible, normalmente en el lomo del libro, y permite su localización física en la estantería de la biblioteca. La signatura agrupa los documentos por materias en las estanterías lo que te va a facilitar encontrar otros documentos del mismo tema.

Cabe destacar que según el diccionario KOD (http://www. eubca.edu.uy/diccionario/letra_s.htm) la signatura topográfica es el código que individualiza a una copia específica de un documento en una colección, está conformada por la signatura de clase y la signatura librística, permitiendo ubicar a los documentos en los estantes en un orden lógico, conforme, por ejemplo, a las letras del alfabeto o a un sistema decimal o correlativo. Se ubica en el lomo de los libros o en un sitio visible de los soportes no convencionales, e integra el registro del documento en la base de datos o el catálogo.

Signatura de clase

Es aquella parte de la signatura topográfica que establece una notación tomada de un sistema de clasificación, para representar el contenido del documento, por ejemplo CDD, CDU, entre otros. Siempre ocupa la primera posición en la determinación de la signatura topográfica.

Signatura librística

Es aquella parte de la signatura topográfica que establece la identificación sintética del autor y/o el título del documento, así como otros aspectos secundarios (el año de publicación, el número de volumen, el número de ejemplar, entre otros). Cuando dos documentos comparten la misma signatura de clase, la signatura librística es el elemento de diferenciación en una clasificación utilitaria. Siempre ocupa una posición secundaria dentro de una signatura topográfica. Pueden usarse diferentes tablas de notaciones internas para bibliotecas, como por ejemplo las de Luis Málaga, las de Charles Cutter, entre otros.

Cada tabla tiene su particularidad respecto al uso, pero se puede decir que se usan combinando la entrada principal (generalmente el autor) con un número tomado de las mismas. Se debe buscar primero el apellido del autor o de la entrada por título, en la tabla que se encuentra ordenada alfabéticamente y en caso que no se encuentre específicamente esas letras, se puede optar por asignar el número anterior o posterior al mismo. Luego se debe combinar la letra inicial con los números que señala la tabla.

Las tablas se presentan de esta manera:

Aa 111

Aal 112

Aar 113

Aars 114

Aas

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