Informacion Y Documentacion

INTRODUCCIÓN

La paulatina incorporación de las tecnologías de la información por parte de

todo tipo de empresas e instituciones en los distintos procesos de la cadena de

producción y de gestión ha hecho que se modifiquen sustancialmente los

modos y maneras de trabajo dentro de las mismas.

Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones para los actuales

servicios de información y documentación y para los profesionales de los

mismos, encargados de gestionar el conocimiento que se está generando en

dichos sistemas. Si consideramos que la información, tanto la interna como la

externa, es un elemento clave y estratégico dentro de las organizaciones y un

elemento de competitividad para las mismas, las diversas formas por las que

se producen los documentos electrónicos, la variedad de tipologías de los

mismos, y la adecuación de las actuales herramientas informáticas para la

gestión integral de la documentación circulante, serán factores esenciales que

se han de analizar detenidamente por parte de los servicios de información y

documentación de toda institución que produzca y maneje este tipo de

documentos a la hora del diseño y conceptualización de un sistema gestión

electrónica de la información. La proliferación de los documentos electrónicos

ha permitido que esta conceptualización cobre una especial importancia en

nuestros días.

La gestión electrónica de documentos (GED) ha ido evolucionando

rápidamente desde los años 80. En esas primeras etapas la GED se definía

básicamente como el sistema de tratamiento de la documentación de una

organización que combina la imagen con información textual asociada a ella.

Esta conceptualización surge a raíz de la irrupción de las tecnologías ópticaspara la captura de la información. Los documentos en papel eran digitalizados

a través de escáneres produciéndose una imagen electrónica de dicho

documento, a la cual se le asociaban una serie de índices para la búsqueda y

recuperación. En estas primeras etapas cobraría también una especial

importancia las tecnologías surgidas para el reconocimiento óptico de

caracteres (OCR) pues permitía que los contenidos de los documentos

impresos de carácter textual fueran convertidos rápidamente a formatos

electrónicos interpretables por el ordenador. De este modo los sistemas

clásicos de gestión documental fueron incorporando estas tecnologías dentro

de las funcionalidades que ofrecían al mercado.

Pero en la actualidad la gestión documental es entendida como un proceso

global, corporativo e integral del proceso documental de una organización. Es

por ello más acertado hablar de Sistemas de Gestión Integrada de la

Documentación, los cuales controlan la producción, la circulación, el

almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. Aspiran,

tal y como señala M.A. Esteban Navarro a “ administrar y controlar de modo

conjunto, mediante el auxilio de la informática, todo tipo de datos, documentos,

conocimiento y habilidades existentes en la organización en la que se aplica”

1

.

Las características principales de estos sistemas de gestión integral de la

información serían:

• Responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de la

gestión de la información dentro de las organizaciones.

• Tienen un carácter abierto y dinámico, evolucionando junto a la trayectoria

de la organización.

• Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo vital de los documentos.

• Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes

en la organización.

• La gestión documental se incluye en un entorno más amplio dentro de la

gestión de la calidad total de la organización (ISO 9000).

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. DOCUMENTOS INTELIGENTES

El elemento clave en esta concepción de la gestión integral de la

información ha venido, en un primer estadio, por el producto resultante de la

aplicación de las tecnologías de la información por parte de las

organizaciones, el documento electrónico. Las características y

funcionalidades de esta clase especial de documentos ha permitido que se

replantee el significado y alcance tradicionales del mismo pasando de ser una

fuente de información estática, a considerarse un elemento clave y

fundamental para la toma de decisiones, con un alto valor intrínseco, y que

representa, como decíamos, un pilar básico para proveer de ventajas

competitivas a toda organización. Esta concepción del valor actual deldocumento dentro de las organizaciones viene derivada de las características

que determinan a los actuales documentos electrónicos, entre las que se

pueden destacar las siguientes: combina diferentes unidades de información

(texto, imágenes fijas o en movimiento, voz, gráficos, etc.), son legibles por

máquinas y no por personas, su contenido puede cambiar de soporte con el

tiempo, permite establecer relaciones con otros documentos, la estructura

física carece de importancia, su contenido puede ser modificado rápidamente,

fácilmente reproducible dando lugar a infinitas réplicas, admite múltiples

formatos de lectura, estructurales y estéticos, etc. Es por ello que actualmente

se habla de documentos inteligentes como contenedores dinámicos de

conjuntos de información creados por distintas aplicaciones y que son

revisados y actualizados de manera automática.

En este entorno conceptual han venido apareciendo en el mercado, en

especial en esta última década, distintos productos informáticos orientados

específicamente al control y la gestión integral de este tipo especial de

documentación conocidos por sistemas o herramientas GED (Gestión

Electrónica de Documentos) o por el término anglosajón de EDMS (Electronic

Document Management Systems). Aunque se trata de una tecnología

relativamente reciente, más aún en nuestro país donde el grado de

implantación de estos productos es aún escaso2

, ha revolucionado el concepto

de gestión documental dentro de las organizaciones. Algunos autores

denominan a esta nueva forma de gestión documental con el nombre de

Sistema de Gestión Corporativa de la Información.

En la mayor parte de los casos estos productos GED son una evolución

lógica de los tradicionales sistemas de gestión documental a los que se les

han ido añadiendo más o menos funcionalidades, e integrando otras

tecnologías informáticas ya existentes en el mundo empresarial para dar una

respuesta global a las necesidades informativas y documentales de dichas

organizaciones. Esta integración de tecnologías hace de estos productos

herramientas potentes para la gestión electrónica de la documentación

orientados, principalmente, a grandes entidades con estructuras organizativas

y funcionales muy complejas, con multitud de series y tipos documentales y

con redes de usuarios, internos y externos, muy variadas.

2.1 COMPONENTES DE UN SISTEMA GED

Esta variedad e integración de tecnologías de las herramientas GED abarca

principalmente los siguientes campos:

Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que permite la captura

digital a través del escáner de los documentos impresos. Normalmente se

suele distinguir entre “ digitalización gráfica” y “ digitalización del texto” , según

sea el propósito final de dicha digitalización del documento.Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres: la digitalización del

texto tiene como finalidad poder interpretar y tratar electrónicamente ese texto

a través de programas OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent

Character Recognition). El OCR es citado con frecuencia como la alternativa

más rápida, económica y segura para la entrada automática del contenido de

los documentos impresos en papel a soportes electrónicos3

.

Tecnologías de almacenamiento óptico: para el almacenamiento de los

documentos electrónicos, y más aún en el caso de imágenes digitales, es

necesario disponer de sistemas de almacenamiento masivo. El sistema de

almacenamiento óptico más conocido es el CD-ROM, pero dado que se trata

de un disco pregrabado y sólo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos

WROM (Write Once Read Many) y los WARM (Write Always Read Many),

pues permiten grabar datos para su posterior recuperación. En la actualidad se

está investigando en una serie de nuevos soportes que prometen incrementar

drásticamente la capacidad de almacenamiento de la información electrónica.

Se trata de la holografía, los nano-CDs y el papel electrónico.

Gestión electrónica de documentos: se trata de los módulos clásicos de la

gestión documental pero aplicados a los documentos electrónicos por lo que

aquí serán factores claves, la recuperación de información mediante la gestión

de índices de los atributos de cada documento y sobre el contenido de los

mismos

...