Documentación del Sistema de Gestión de Calidad

Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentación de procesos

Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo de trabajo.

Nombre del grupo: QUÍMICA

Integrantes del grupo:

1. Lesly Carmona Sarabia

Líder del grupo: Lesly Carmona Sarabia

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes tres puntos:

1) Selección del orden de la documentación: definan mediante una gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.

Estructura documental.

Se denomina “estructura documental” a la forma como se articulan e interrelacionan los documentos del SGC, para formar un sistema coherente, funcional y útil.

La documentación para el SGC se sustenta mediante cuatro niveles secuenciales: A, B, C, D; tal como se muestra en el gráfico anterior. Su desarrollo no es estandarizado, todo depende de la naturaleza tamaño, nivel de complejidad y madurez de los SGC de cada entidad.

La documentación sirve para:

• Lograr un correcto desempeño del SGC.

• Evaluar el SGC

• Ser punto de referencia y mantenimiento de las mejoras alcanzadas.

• Proporcionar evidencia que se han definido los procesos, procedimientos y registros.

• Lograr la comunicación adecuada dentro de la organización.

• Facilitar las auditorías al SGC.

La documentación típica de un Sistema de gestión de calidad puede contener:

MANUAL DE CALIDAD

El numeral 4.2.2 de la norma NTCGP 1000:2004, determina que las entidades deben establecer y mantener un manual de calidad que incluya:

a) “El alcance del sistema de gestión de calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión.

b) Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de gestión de calidad, o una referencia a los mismos.

c) Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de gestión de calidad”.

Según la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 10013: Directrices para elaborar manuales de calidad, es conveniente que un Manual de Calidad “conste o referencie los procedimientos documentados del SGC destinados a planificar o administrar en general las actividades que afecten la calidad dentro de la entidad”. También es pertinente que el manual contenga, o haga referencia, a aquellos procedimientos que no se tratan en la norma pero que son necesarios para el buen desarrollo del SGC.

Contenido y documentación del Manual de calidad

En términos generales el contenido de un Manual de Calidad puede tener los siguientes elementos:

PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.

Contenido de los procedimientos

2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del Producto/Servicio:

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