Ensayo Sobre Macros

Las macros de Word permiten automatizar tareas que normalmente se realizan repetidas ve-ces. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de Word que se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda realizarse automáticamente. En lugar de perder el tiempo realizando una serie de acciones repetitivas en Word, puedes crear y ejecutar una macro, es decir, un comando personalizado, que ejecute la tarea por ti.

A continuación se indican algunos usos típicos de las macros:

• Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

• Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar una tabla con un tamaño y bordes específi-cos, y con un número determinado de filas y columnas.

• Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.

• Automatizar series de tareas complejas.

Las macros pueden almacenarse en plantillas o en documentos. De forma predeterminada, Word almacena las macros en la plantilla Normal para que puedan utilizarse en todos los documen-tos de Word. Si tienes pensado utilizar una macro en un único documento, almacénala en dicho do-cumento, pero no en la plantilla. Las macros individuales de un documento se almacenan en proyec-tos macro que pueden copiarse de un documento a otro, como veremos más adelante.

2. Grabar una macro

Sugerencias previas:

• Antes de grabar o escribir una macro, planea los pasos y comandos que vas a ejecutar con la macro. Si cometes un error en el momento de la grabación, las correcciones también se graba-rán, por lo que el error no tendrá otro efecto que hacer más grande la macro. Después podrás modificar la macro y quitar los pasos innecesarios que hayas grabado.

• Intenta anticiparte a cualquier mensaje que Word pueda mostrar. Por ejemplo, si la macro in-cluye un comando para cerrar un documento, Word mostrará un mensaje para permitir guar-dar el documento si se han realizado cambios que no se hayan guardado. Para evitar este mensaje, graba una instrucción para que se guarde el documento antes de cerrarlo.

• Si la macro incluye los comandos Buscar o Reemplazar del menú Edición, haz clic en Más en la ficha Buscar o Reemplazar y, a continuación, en Todo en el cuadro Buscar. Si la ma-cro sólo busca hacia arriba o hacia abajo, Word detendrá la macro cuando llegue al principio o al final del documento y mostrará un mensaje preguntando si deseas continuar buscando.

• Si quieres utilizar la macro que estás grabando para otros documentos, asegúrate de que no esté asociada al contenido del documento actual, sino a la plantilla habitual.

• Si utilizas con frecuencia una macro específica, asígnela a un botón de la barra de herramien-tas, a un menú o a una combinación de teclas de método abreviado. De esta forma, podrás ejecutarla directamente sin tener que abrir el cuadro de diálogo Macros.

• No se pueden grabar los movimientos del ratón para seleccionar texto o mover el cursor: hay que usar el teclado.

• Se graban los movimientos del ratón para activar los menús o barras de herramientas.

• Mientras se graba una macro se puede interrumpir, para realizar otras acciones y después con-tinuar.

Procedimiento:

1. En el menú Herramientas, señala Macro y, a continuación, haz clic en Grabar nueva ma-cro.

2. En el cuadro Nombre de macro, escribe el nombre correspondiente.

3. En el cuadro Guardar macro en, haz clic en la plantilla o documento donde desees almace-nar la macro.

4. En el cuadro Descripción, escribe un texto descriptivo de la macro.

5. Si no deseas asignar la macro a una barra de herramientas, a un menú o a una combinación de teclas de método abreviado, haz clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.

o Para asignar la macro a una barra de herramientas o a un menú, haz clic en Barras. En el cuadro Comandos, pulsa en la macro que estás grabando y arrástrala hasta la barra de herramientas o menú al que desees asignarla. Cierra para empezar a grabar la macro.

o Para asignar la macro a una combinación de teclas de método abreviado, haz clic en Teclado. En el cuadro Comandos, haz clic en la macro que estés grabando. En el cuadro Nueva tecla de método abreviado, escribe la secuencia de teclas y pulsa en Asignar. Cierra para empezar a grabar la macro.

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