Etapas del proceso de gestión de la organización

Concepto de Gestión

En el mundo empresarial, no existe un consenso sobre la definición del concepto «Gestión».

Si nos remitimos a la definición que nos entrega la Real Academia de la Lengua, gestión se define como la Acción y efecto de administrar.

Con esta definición, nos volvemos a topar con el mismo problema planteado en un principio. Para muchos, la gestión es más que solamente administrar, y esto debido a que la palabra administrar, no necesariamente refleja las acciones de organización, previsión, planificación, iniciativa, toma de decisiones, administración de recursos, etc., todas acciones que se consideran como características propias del concepto Gestión, en el campo empresarial.

La gestión está formada por las actividades de: Información, decisión, acción y Control, todas ellas formando parte de un ciclo en permanente retroalimentación, que permite crecer y alcanzar los objetivos propuestos por las organizaciones.

Tomando el concepto de gestión como un ciclo, podemos afirmar que la Gestión es más bien un proceso.

Al definirla como proceso, es posible analizarlo y descomponerlo en subprocesos que pueden ser estudiados en profundidad.

Este proceso de gestión, en términos clásicos, aun mantiene las cuatro componentes básicas como lo es : la Planificación, Organización, Dirección y Control. En este ciclo, se encuentra el concepto de información, en cada una de la etapas del proceso.

A estas etapas del proceso, falta agregarle algo fundamental, la razón del porque hacemos ésto. Es decir, el porque Planificamos, Organizamos, Dirigimos y Controlamos. La razón de esto, es por que queremos lograr alcanzar un objetivo, es decir, una meta, y para lograr alcanzar esa meta, realizamos todo el proceso.

Causa Efecto

Muchos lectores, creyendo haber encontrado una definición del concepto que refleje las etapas que comprende el proceso de gestión, pronto se darán cuenta que falta algo fundamental, las relaciones causa-efecto en cada uno de los subprocesos, con el objeto de lograr que el proceso completo se cumpla con éxito.

Si consideramos el subproceso Planificar, deberemos identificar los componentes de causa que nos permitirán una buena planificación (efecto).

Dentro del subproceso Organización, deberemos tener claridad de las necesidades de estructura (causa), antes de tomar las decisiones de modificación de estructura (efecto), la cual responde a un análisis producto de los objetivos corporativos que se quieren lograr (causa).

La Dirección tomará decisiones (efecto), en base a información histórica (causa) y por otro lado, tomará decisiones (causa) para lograr ciertos objetivos o metas (efecto).

En este ciclo se encuentra el Control, como un subproceso permanente para obtener información, procesarla, y tomar acciones correctivas, con la vista siempre puesta en el objetivo definido inicialmente.

La relación causa-efecto-causa, es un círculo de acción-reacción, que se encuentra permanentemente girando en cada una de las partes de los subprocesos que conforman el Proceso de Gestión.

Niveles

Para que el proceso de Gestión funcione, las personas que forman parte del proceso, deben tener una comunicación constante entre ellas, con tal de lograr los objetivos propuestos.

Para facilitar la comunicación, el proceso de gestión, se subdivide estructuralmente en grupos más pequeños, los cuales interactúan de forma más habitual por cercanía física, por funciones, por dependencia funcional / organizacional, o por intereses comunes, ya sean formales o informales.

Desde el punto de vista funcional, podemos subdividir la gestión en Gestión de Ventas, Tecnológica, Producción, Competencias, etc. Cada una de ellas cumple a su vez, el mismo ciclo del Proceso de Gestión, en su ámbito de influencia.

Todos estos nuevos ciclos, para que funcionen, y sean exitosos, deben estar alineados con los ciclos de los procesos mayores.

Gráficamente podríamos representarlo como una pirámide, en donde en la base se encuentran una serie de mini procesos de gestión circunscritos a las tareas específicas de las personas, y en la medida que se asciende en la pirámide al siguiente nivel, veríamos los ciclos de los procesos de gestión de las áreas funcionales, y en el siguiente nivel, veríamos los ciclos de los procesos de gestión de las unidades de negocios, y así, hasta llegar a la cúspide de la pirámide, en donde veríamos el proceso de gestión de la organización completa.

Transversal a todos los niveles de la pirámide, veríamos el hilo conductor entre cada nivel, que llamaríamos “alineación estratégica”, de esta forma, cada una de las acciones que forman parte del proceso, se encontrarían perfectamente alineadas para alcanzar los objetivos corporativos, que fueron los que dieron origen al Proceso de Gestión con el cual iniciamos este proceso.

Evaluación

Dentro del ciclo de Gestión presentado en el artículo, un componente importante que se debe agregar a la Información, decisión, acción y control, es la evaluación, la cual está presente antes de la toma de decisiones.

Esto producto que las decisiones son tomadas en base a la evaluación de las alternativas de decisión que tiene una organización.

La evaluación esta presente en todos los niveles de la organización, previos a la toma de decisión y forma parte de todos los procesos que contribuyen a lograr los objetivos,

Calidad

Parece obvio, pero no siempre lo es, cuando hablamos del Proceso de Gestión, asumimos que en todas sus etapas siempre está presente la máxima calidad posible, sin embargo, no siempre es así, y al no definirse claramente el estándar mínimo de calidad requerido dentro del Proceso, es factible, que el resultado final, no sea el esperado.

Cuando hablamos de la pirámide en el ciclo del Proceso de Gestión, la calidad debe encontrarse en cada uno de los componentes del proceso, y ésta calidad debe estar definida, formal o informalmente, pero consciente que de no existir o no estar presente en los niveles esperados, difícilmente se logrará el resultado definido en los objetivos.

Conclusiones

Si bien, al terminar este artículo, no zanjamos el tema de la definición del concepto de Gestión, si incorporamos componentes como evaluación, calidad, relaciones causa-efecto, y niveles al proceso de Gestión, lo que nos indica que el proceso en sí, es mucho más complejo, en la medida que consideramos todas las variables que influyen en el logro de un objetivo fijado por una organización.

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