FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Unidad 4

• El proceso administrativo

“Al examinar la organización, existe la tendencia a considerarla como si

fuera una estructura estática y en reposo, como una fotografía en la que las

personas, los objetos y el medio ambiente se captan y se quedan

congelados. Este concepto es engañoso. La organización es más bien

como una película de cine: es dinámica y tiene movimiento. Los papeles

que desempeñan las personas varían, los objetos y el equipo cambian; y el

medio ambiente se altera continuamente. El organigrama es sólo una

representación simbólica de su existencia real.“

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Al estudiar la administración bajo el enfoque de pan proceso, éste puede

analizarse y describirse en sus partes fundamentales en la practica se ejecutan en

forma simultánea en mayor o en menor grado, todas las funciones que componen

el proceso administrativo; sólo, para efectos de estudio, cada parte del proceso se

estudia por separado para mejor comprensión de quien aprende, por tanto, no

debe considerarse que los conceptos de cada función puedan encasillarse y

aislarse de los demás, ya que existe una gran interrelación entre ellos, tal como se

señaló en la. Teoría de sistemas; por consiguiente, se habla de funciones

administrativas cuando se consideran o estudian separadamente, y de proceso

administrativo cuando las funciones administrativas se contemplan como un

todo.

Para todas las formas de esfuerzo de grupo la aplicación de un proceso

administrativo es universal, puesto que es identificable ere todo tipo de

organismos sociales, sin importar el sistema económico en que se desenvuelvan

y abarca todos los niveles jerárquicos de aquéllos, sin ser sólo responsabilidad de

los principales administradores

De la diversidad de modelos de proceso administrativo que se han dado lea

conocer, el autor coincide con quienes consideran las siguientes cinco funciones:

• Planeación

• Organización

• Integración

• Dirección

• Control

En general, podemos describir cada una de las funciones administrativas de

la siguiente manera:

La planeación consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas,

reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo

social.

La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los

objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad,

responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación

que entre dichas unidades debe existir para hacer óptima la cooperación humana.

La integración consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros,

materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado

funcionamiento de un organismo social.

La dirección es la acción e influencia interpersonal del administrador para

lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la

toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos.

El control establece sistemas para medir los resultados y corregir las

desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados

se logren.

Respecto a cada función administrativa en lo particular, señalaremos los

siguientes conceptos:

PLANEACIÓN

Cuando la administración se concibe como un proceso, la planeación es la

primera función que se realiza.

Planear implica proyectar en forma consciente la acción futura, por tanto, es

un proceso intelectual que requiere tiempo, atención y dedicación suficiente para

establecer los resultados que se esperan y la forma en que se pretende lograrlos.

A pesar de que la planeación se orienta hacia el futuro, siempre es necesario

tener en cuenta el análisis de hechos e informaciones relevantes del presente y

pasado, para elegir entre diversas alternativas el curso de acción que represente

un alto grado de éxito en la consecución de los fines de un organismo social;

puesto que el éxito difícilmente puede llegar de improviso. El ejecutar acciones

según el vaivén de las circunstancias y sin ningún plan, es trabajar a ciegas.

Actualmente, el interés y la necesidad de planear se derivan del trecho de

que todo organismo social opera en un medio que constantemente está

experimentando cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y

culturales, a los que debe adaptarse; hay organizaciones que obtienen provecho

de esos cambios y otras que sucumben por no considerar debidamente su

influencia al planear.

La planeación no pretende, ni puede, eliminar todos los riesgos; sólo influye

para evitar situaciones en que se corran riesgos indebidos. Múltiples

investigaciones han demostrado que la planeación formal es un factor de éxito en

la eficiencia y prosperidad de las organizaciones.

La necesidad de planear no sólo es función característica de los

administradores de alto nivel, sino que involucra a todos aquellos que ocupan un

puesto directivo; por mínimo que sea su nivel jerárquico, surge la necesidad de

planear las actividades que les hayan sido encomendadas.

La planeación sirve de base a las siguientes funciones del proceso

administrativo: organización, integración, dirección y control. Su amplitud está

constituida por diversos tipos de planes, que se clasifican según sus

características y aplicación en: objetivos, políticas, reglas, procedimientos,

programas, presupuestos y estrategias.

Objetivos

Establecer un objetivo es fijarse un propósito; cuando lo anterior se aplica a

un organismo social, se convierte en la razón de su existencia; así, se manifiestan

objetivos económicos, políticos, educativos, sociales, etc., que señalan los

resultados esperados para el futuro, como producto de la acción de los integrantes

de la organización y de la aplicación del proceso administrativo.

Los objetivos pueden ser generales para la organización como un todo, o

particulares para cada unidad administrativa de la misma, pero todos deben estar

coordinados y contribuir para lograr los generales. Una empresa cuyo objetivo

principal sea el lucro, debe orientarse a:

• obtener determinado porcentaje de utilidades sobre el capital invertido;

• determinar la variedad y calidad de los productos o servicios que se

ofrezcan;

• incrementar la productividad;

• lograr un determinado índice de crecimiento y/o expansión geográfica;

• ocupar cierta posición ante la competencia, etc.

Para lograr los objetivos generales, se establecerán objetivos particulares

para cada departamento de las áreas funcionales que integran la empresa, por

ejemplo:

Producción

• lograr determinados niveles de producción

• implantar mejores sistemas de producción

• establecer o mejorar el control de calidad

• disminuir desperdicios, etc.

Finanzas

• optimizar la rotación de capital

• reducir costos generales

• mejorar el sistema de cobranzas

• lograr el cumplimiento de presupuestos

Mercadotecnia

• incrementar volúmenes de venta

• mejorar sistemas de distribución

• aumentar visitas a clientes

• desarrollar programas de investigación de mercados, etc.

Recursos humanos

• generar motivaciones que eleven la moral del personal

• mejorar los sistemas de análisis y/o evaluación de puestos

• consolidar programas de entrenamiento

• disminuir accidentes de trabajo, etc.

Siempre será indispensable que los objetivos generales y particulares más

importantes sean fijados por escrito, señalando la fecha o periodo en que deben

lograrse; además, deberán poder ser medibles y cuantificables.

Al fijar un objetivo, éste: debe ser posible, aunque sea difícil de lograr, si no es

posible alcanzarlo, por mayores que sean los esfuerzos que se hagan, esta

situación ocasionará desánimo y frustración; al Ser difícil pero posible, se

convierte en motivante; si es sumamente fácil de obtenerse su potencialidad como

incentivo es ineficaz, lo cual puede conducir a desaprovechar los diversos

recursos humanos, económicos y materiales con que cuente la organización.

Establecidos los objetivos, so requiere orientar la acción y las decisiones

necesarias y adecuadas que lleven hacia su consecución; los planes de apoyo

para facilitar el logro de objetivos son los de: políticas, reglas, procedimientos

programas, presupuestos y estrategias.

Políticas

Las políticas son normas generales que señalan el camino que se debe

seguir para lograr los objetivos. Establecerlas es adoptar un criterio que sirva de

base orientadora del pensamiento, al ejecutar acciones y tomar decisiones que

contribuyan a lograr los objetivos de un organismo social.

Las políticas pueden ser generales cuando sirven de guía a todos los

integrantes, o particulares cuando

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