FORMATOS O FORMAS ADMINISTRATIVOS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL

“RODOLFO LOERO ARISMENDI”

“I.U.T.I.R.L.A” - EXTENSION MATURIN. EDO. MONAGAS

FORMATOS O FORMAS

ADMINISTRATIVOS

REALIZADO POR:

TORRES G. JOSE GREGORIO

GAMBOA OSNIEL

SECCION 5DA

MATURIN, FEBRERO 2.015

INTRODUCCION

Debemos considerar la importancia que representan los formatos, y los cargos dentro de una organización, ya que la mayor parte de las funciones de ésta giran alrededor de estos elementos. El desarrollo de cada uno de esos procesos no solo está interrelacionados entre sí, sino que también se relacionan con los objetivos de la empresa, de hecho, su elaboración y desarrollo se realizan en base a los objetivos de la organización a la cual representan.

Los formatos representan un papel importante dentro de la empresa ya que están representados en papeles o documentos que contienen información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Para el análisis de formatos es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios.

El proceso de elaboración del formato comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

La presente investigación tiene como objeto el estudio y reconocimiento de los conceptos referidos a la empresa su organización a través de lso formatos que en cierta forma permiten tener una visión más clara y más organizada de los procedimientos administrativos de la empresa.

Igualmente se nos pidió para la investigación dar una apreciación de la importancia del diseño de formatos o la importancia del formato en sí relacionándolos con nuestra futura profesión y con la empresa. Por lo que se destaca que toda empresa necesita hoy en día de su actualización a través de sistemas informáticos prácticos que faciliten el cumplir con los procesos administrativos como la Panificación, organización, control y evaluación.

1.- FORMATOS ADMINISTRATIVOS

1.1. Concepto

Los Formatos administrativos son procedimiento de operación cuyo objetivo más importante consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes. Igualmente, se le llama formato a la colección de aspectos de forma y apariencia que se emplean para distinguir a una entidad de otra, en escenarios analógicos y digitales, en publicaciones gráficas y en archivos web y en todo tipo de ámbitos.

En fin se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los documentos donde se materializan los actos administrativos. Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

1.2. Importancia de los formatos administrativos

Estos formatos facilitan el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante: la organización de los datos, la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes lograr el control de las operaciones. La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compare.

De otra manera los formatos representan un papel importante dentro de la empresa ya que están representados en papeles o documentos que contienen información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

1.3. Tipos de Formatos Administrativos y sus usos

Los Formatos Administrativos se utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.

Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica determina sus tipos:

Se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;

• Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.

• De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por varios servicios.

• Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.

• Por el Número correlativo:

• Asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se desactualiza constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.

• Por área emisora:

• Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.

• Compras: 0000 al 0999

• Contabilidad 1000 al 1999

• Ventas 2000 al 2999

• Asignar los dígitos característicos a cada área y un número correlativo.

• Compras 01 – XXXX

• Contabilidad 02 – XXXX

• Ventas 03 – XXXX

• Por el procedimiento en que interviene:

• Es el que presenta mayores ventajas por la fácil ubicación del formulario por parte del usuario.

Existen varios tipos de formatos según el tipo de documento (texto, hoja de cálculo, imagen...).

Texto sin formato no admite gráficos ni imágenes, se puede transportar posteriormente a cualquier formato.

Lo podemos utilizar en el bloc de notas.

Es un tipo de texto con formato, se suele denominar enriquecido y puede verse con word pero con la diferencia de .doc es que no acepta macros.

Relacionado con los archivos Adobe Acrobat. Estos archivos son los más extendidos para la difusión de documentos a través de Internet ya que permiten visualizar los contenidos del trabajo guardado bajo este formato exactamente igual en cualquier PC del mundo e imprimirse con las mismas características. Para poder editar o crear estos archivos debemos disponer de Adobe Acrobat (no gratuito) aunque si únicamente necesitamos leer o imprimir esos documentos, podemos hacer uso de la aplicación gratuita Adobe Acrobat Reader.

Hojas de cálculo

.xls

Extensión de Microsoft Excel, aunque también es compatible con Star Office de Sun o KOffice de KDE.

.xlt

Plantilla de Excel pero que se guardan con extensión diferente.

.csv

Esta extensión es usada en archivos de texto que no se desea que contengan caracteres del programa Generador, como ejemplo un archivo de Excel que se desea grabar en formato texto para ser usado por otras aplicaciones o programas. Este tipo de formato es muy útil como "intermediario" entre programas o archivos de formato desconocido y programas estándar.

Presentaciones

.ppt

Extensión de Microsoft de Power Point.

.pps

Extensión de Microsoft de Power Point.

.pot

Plantilla de Power Point.

Documentos gráficos

.jpg

Estos archivos contienen fotografías e imágenes que pueden ser visualizadas con cualquier navegador de Internet o también con aplicaciones específicas de edición y visualización.

.gif

Estos archivos contienen fotografías o gráficos. Pueden visualizarse con cualquier navegador de Internet, pero es mucho más conveniente tratar este tipo de imágenes con programas especiales de fotografía, tanto para visualizarlas como para retocarlas. Link para descargarse algún programa.

.png

Formato gráfico compatible con todas las aplicaciones para Internet y navegadores.

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