FORMATOS O FORMAS ADMINISTRATIVOS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL

“RODOLFO LOERO ARISMENDI”

“I.U.T.I.R.L.A” - EXTENSION MATURIN. EDO. MONAGAS

FORMATOS O FORMAS

ADMINISTRATIVOS

REALIZADO POR:

TORRES G. JOSE GREGORIO

GAMBOA OSNIEL

SECCION 5DA

MATURIN, FEBRERO 2.015

INTRODUCCION

Debemos considerar la importancia que representan los formatos, y los cargos dentro de una organización, ya que la mayor parte de las funciones de ésta giran alrededor de estos elementos. El desarrollo de cada uno de esos procesos no solo está interrelacionados entre sí, sino que también se relacionan con los objetivos de la empresa, de hecho, su elaboración y desarrollo se realizan en base a los objetivos de la organización a la cual representan.

Los formatos representan un papel importante dentro de la empresa ya que están representados en papeles o documentos que contienen información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Para el análisis de formatos es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios.

El proceso de elaboración del formato comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

La presente investigación tiene como objeto el estudio y reconocimiento de los conceptos referidos a la empresa su organización a través de lso formatos que en cierta forma permiten tener una visión más clara y más organizada de los procedimientos administrativos de la empresa.

Igualmente se nos pidió para la investigación dar una apreciación de la importancia del diseño de formatos o la importancia del formato en sí relacionándolos con nuestra futura profesión y con la empresa. Por lo que se destaca que toda empresa necesita hoy en día de su actualización a través de sistemas informáticos prácticos que faciliten el cumplir con los procesos administrativos como la Panificación, organización, control y evaluación.

1.- FORMATOS ADMINISTRATIVOS

1.1. Concepto

Los Formatos administrativos son procedimiento de operación cuyo objetivo más importante consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes. Igualmente, se le llama formato a la colección de aspectos de forma y apariencia que se emplean para distinguir a una entidad de otra, en escenarios analógicos y digitales, en publicaciones gráficas y en archivos web y en todo tipo de ámbitos.

En fin se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los documentos donde se materializan los actos administrativos. Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

1.2. Importancia de los formatos administrativos

Estos formatos facilitan el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante: la organización de los datos, la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes lograr el control de las operaciones. La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compare.

De otra manera los formatos representan un papel importante dentro de la empresa ya que están representados en papeles o documentos que contienen información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

1.3. Tipos de Formatos Administrativos y sus usos

Los Formatos Administrativos se utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.

Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica determina sus tipos:

Se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;

• Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.

• De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por varios servicios.

• Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados

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