Fundamentos de la Teoría de sistemas

1.1 Fundamentos de la Teoría de sistemas.

Sistema: Es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben datos, energía o materia del ambiente y proveen información, energía o materia.

Algunos ejemplos de Sistemas:

Ejemplo. Entrada Proceso Salida

Lavadora de Ropa Ropa sucia, Corriente eléctrica, agua y jabón. Lo llevan a cabo el motor y demás mecanismos, los cuales están relacionados. Ropa limpia.

Computadora Datos Lo llevan a cabo en conjunto, el microprocesador, la memoria RAM, y los demás circuitos que forman parte de la computadora. Información.

Persona El aire, los alimentos. Trabajan en conjunto los subsistemas que forman parte de la persona, como el sistema nervioso, digestivo, respiratorio. El comportamiento, el rendimiento de la persona.

Fabrica de muebles Materias primas, materiales. Mano de obra, elaboración. Muebles.

Características de los sistemas:

a) Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos.

b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relación de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el Sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo.

c) Entropía: Se refiere a la cantidad de energía que pierde un sistema. Todos los sistemas tienden a moverse hacia estados de desorganización y a desintegrarse. La entropía es una propiedad de todo sistema, tanto cerrado como abierto; conduce a la muerte del sistema, la entropía termina por imponerse y desintegrar al sistema en sus elementos constitutivos.

d) Homeóstasis: Es el mantenimiento del equilibrio en el organismo vivo. La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto. Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica.

e) Holismo o Sinergia: Es la propiedad que permite que los procesos que se dan al interior de cada uno de los componentes del sistema se orienten hacia un resultado total. Integra las partes en torno de un producto o de un objetivo.

f) Complejidad: Es la característica que define el grado de relación e interacción entre los elementos o subsistemas. Los sistemas vivientes son sistemas de complejidad organizada, en tanto que los sistemas no vivientes muestran propiedades ya sea de simplicidad organizada o complejidad no organizada.

g) Jerarquía: Representa el hecho de que los sistemas pueden ordenarse de acuerdo con varios criterios, uno de los cuales es la complejidad en incremento de la función de sus componentes. Hace referencia a que todo sistema cuenta con un determinado número de subsistemas, los cuales se organizan de acuerdo con su nivel, desde el más simple al más complejo.

h) Organización sistémica: Se refiere al patrón de relaciones que definen los estados posibles (variabilidad) para un sistema determinado.

i) Límites y entorno: El límite de un sistema es todo lo que forma parte del sistema, objeto de estudio, y todo lo que pertenece a él. Se considera que el entorno del sistema es todo lo que influye sobre éste de una manera directa o indirecta, a corto o largo plazo, con mayor o menor intensidad, sin que el sistema pueda impedir o evitar que se den esas influencias.

Tipos de sistemas.

• De acuerdo a su constitución, pueden ser:

a) Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

b) Sistemas abstractos: solo existen en forma conceptual, en la mente de alguien, por ejemplo un proyecto en la mente de un investigador.

• En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

a) Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son cerrados a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

b) Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos, sociales, células, plantas, el hombre, la organización) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termostato):

1. El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.

2. El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.

3. Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado.

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1.2 La organización como sistema.

El funcionamiento organizacional debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve. Esa relación conlleva los conceptos de sistemas, subsistemas y supersistemas: los sistemas sociales, como sistemas abiertos, dependen de otros sistemas sociales; su caracterización como subsistemas, sistemas o supersistemas es relativa a su grado de autonomía en la ejecución de sus funciones.

Desde el punto de vista de la sociedad, la organización es un subsistema de uno o más sistemas mayores y su vinculación o integración con ellos afecta su modo de operación y su nivel de actividad.

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Se enfatiza sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, ésta era parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiendo el siguiente enfoque:

a) La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.

b) La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

c) La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.

d) La organización debe ser considerada como un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que son exportados al medio ambiente.

e) La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.

f) La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.

g) Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.

h) La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.

i) Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

¿Que es una Organización

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse del medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos

¿Que es la estructura Organizacional?

La Estructura Organizacional es un medio del que se sirve una organización cualquiera, para conseguir sus objetivos con eficacia.

Una persona, departamento o grupo dentro de una organización o una empresa son sistemas, pues se componen de órganos o partes que deben funcionar coordenada e integradamente para lograr los objetivos trazados para dentro de la organización.

Subsistemas Y Suprasistemas:

Anteriormente se menciono el concepto de sistema, es decir: es un conjunto de elementos que mantienen ciertas relaciones entre sí; pero cada uno de esos elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo. Por ejemplo, en una organización existen departamentos (contabilidad, producción, ventas, etc.) cada uno de los cuales puede considerarse como un subsistema. En cada departamento, probablemente existen secciones; por ejemplo, en el departamento de ventas podría haber las secciones de ventas al mayoreo, ventas al menudeo, etc., las cuales podrían considerarse corno subsistemas de los departamentos. Por otro lado, la organización podría considerarse como un subsistema de la economía nacional (o sea, de un suprasistema). El país puede conceptuarse como un suprasistema mayor aún (el mundo) y este, a su vez como un subsistema de un suprasistema: el universo.

En conclusión: el análisis que desee realizarse sobre las relaciones entre los elementos del conjunto, deberá basarse en una definición de los límites del sistema, o sea, establecer cuáles elementos deberán quedar incluidos dentro del conjunto.

Cada organización puede considerarse como un sistema enclavado dentro de suprasistemas y compuesto a la vez de subsistemas.

II. FUNDAMENTOS DE PROCEDIMIENTOS.

2.1 Conceptos Generales

Proceso.

Un Proceso es un conjunto de elementos que interactúan para transformar insumos, en bienes o productos terminados.

Es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Procedimiento.

Un Procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas personas realizan un trabajo. Permite establecer la frecuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas. Se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, y su estructura organizacional, clase del producto, turnos de trabajo, disponibilidad de equipo y material, entre otros factores.

Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben asegurarse en la realización de un trabajo repetitivo.

Los procedimientos correctamente diseñados e implantados, y establecidos generan algunas ventajas como lo son:

• Conservar el esfuerzo administrativo.

• Ayudar a imponer un nivel de consistencia en toda la organización.

• Facilitar la delegación de autoridad y la fijación de responsabilidad.

• Conducir al desarrollo de métodos más eficientes de operación.

• Facilitar la acción de controlar.

• Ayudar a lograr la coordinación de actividades.

Control.

Representa el área de ajuste de la administración, consiste en analizar los resultados alcanzados para comprobar que los planes se llevaron a cabo en la forma prevista. Es la actividad que analiza el desarrollo de las funciones, representa una comparación de los resultados obtenidos con los objetivos planeados. Tiene por objeto señalar las fallas y errores con el fin de que se puedan reparar y evitar su repetición, para que sea eficaz necesita ser oportuno, se aplica a todos los elementos de la empresa, incluye la vigilancia activa y dinámica de una o varias actividades para mantenerla dentro de los límites establecidos, con el fin de evitar pérdidas o desperdicio de recursos.

Mecanismo de control.

Diagrama de Flujo.

Son una parte importante del desarrollo de procedimientos, debido a que por su sencillez gráfica permite ahorrar muchas explicaciones. En la práctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente herramienta para empezar el desarrollo de cualquier procedimiento. Al principio, se piensa que estos diagramas son muy complicados y que son para ingenieros, sin embargo su diseño y su uso es tan sencillo que cualquier persona en menos de una hora haciendo un ejercicio en una hoja de papel, puede descubrir fácilmente el valor y utilidad de esta herramienta.

Los Diagramas de Flujo son medios gráficos que sirven para:

a. Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona.

b. Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos.

c. Documentar el método estándar de operación de un proceso.

d. Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados.

Flecha

Documento

Inicio o Fin

Proceso o Actividad

Archivo

Toma de decisiones

Conector

Indica el movimiento y orden en que se realizan las operaciones

Forma y documento que genera la acción

Inicio o final de una operación

Función o actividad

Archivo o almacenamiento

Toma de decisiones que aparece como pregunta dentro de este símbolo del que siempre surgirán dos flechas: una con respuesta afirmativa, y otra negativa, porque la decisión genera dos acciones

Conector para unir una parte del diagrama de flujo con otra

Manual de Procedimientos.

Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades que

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