GENERALIDADES DE LA GESTION DOCUMENTAL

mauromejiatorres17 de Marzo de 2014

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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Capítulo I. Generalidades de la Administración Documental

Presentación

Vale la pena resaltar la importancia de la Administración Documental como el eje de la gestión y trámite que se realiza con los documentos. Por esta razón, se debe catalogar como un proceso que encadena a la comunicación empresarial, tanto interna como externa, la cual se apoya en soportes físicos que van dirigidos a una entidad o funcionario determinado.

Por lo tanto, en esta semana comprenderemos qué es la Administración Documental y su aporte a la historia, la cultura, los hechos políticos y demás sucesos que se derivan día a día de la gestión documental, con el fin de garantizar las condiciones de vida de todas las naciones, a nivel laboral, educativo, eclesiástico, económico e ideológico para que se conserven y afiancen las evidencias de las acciones realizadas en pro del desarrollo humano.

TABLA DE CONTENIDO

1. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN ....................................................................... 3

2. PROCESO ADMINISTRATIVO ................................................................................. 4

2.1. Planeación............................................................................................................. 4

2.2. Organización ......................................................................................................... 5

2.3. Ejecución ............................................................................................................... 5

2.4. Control ................................................................................................................... 6

3. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 7

3.1. Finalidad de la Administración Documental .......................................................... 7

3.2. Funciones de la Administración Documental......................................................... 8

3.2.1. Control ............................................................................................................ 9

3.2.2. Mantenimiento............................................................................................... 11

3.2.3. Almacenamiento de Documentos ................................................................. 11

3.2.4. Descarte de Documentos .............................................................................. 12

3.2.5. Recuperación de la información .................................................................... 13

GLOSARIO .................................................................................................................... 15

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................. 17

WEB GRAFÍA ................................................................................................................ 18

IMÁGENES .................................................................................................................... 19

CRÉDITOS .................................................................................................................... 21

1. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Empecemos por conocer las raíces de la misma palabra Administración. Etimológicamente hablando esta palabra se compone de dos vocablos, por un lado “ad manus traher” y por otro “ministrare”. El primero traduce gestión y el segundo servicio; al unirse dan como resultado: “Gestión del servicio”, que significa la diligencia para actuar a favor de otros, a través de actividades conjuntas y cooperativas, a partir de una secuencia lógica que conduzca a la obtención de buenos resultados y el logro de unos objetivos.

Según la historia de la evolución del hombre gracias a la conceptualización y lineamientos de la administración se lograron formas de organización y asociación, asignación de responsabilidades, jerarquías y direccionamientos, que al interactuar entre sí exigían claridad en un proceso conducente a la obtención productiva de unos resultados esperados.

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2. PROCESO ADMINISTRATIVO

Se entiende por proceso administrativo la secuencia de acciones y operaciones lógicas, que apoyado en cuatro elementos básicos, generan resultados óptimos en el desarrollo de una función. Dentro de la gestión de archivos y documentos, es necesario tener en cuenta, que el cumplimiento de los lineamientos establecidos permitirá el logro de los objetivos de la administración. Veamos a continuación estos elementos:

2.1. Planeación

Es el primero y más importante de los elementos o etapas del proceso, ya que en la planeación se relacionan todas las actividades que se pretenden realizar para la obtención de los resultados propuestos. Además se supone una proyección de lo que puede llegar a ser la propuesta inicial.

Imagen 1. La planeación inicial constituye la solidez en los procesos posteriores.

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2.2. Organización

Es el elemento que establece un orden y una secuencia en la ejecución de actividades conducentes al logro de la planeación. Así como también, vincula acciones, recursos y personas, determinando la asignación de tareas y el camino correcto.

2.3. Ejecución

Aquí se observa el ejercicio de las actividades propuestas y organizadas. Es decir, es el hacer del proyecto inicial, y es aquí, en donde se genera no sólo el desarrollo de un primer planteamiento sino que además nos señala en la práctica los aciertos que

Imagen 2. La organización vincula las acciones y los elementos en un proceso para lograr los objetivos trazados en la planeación inicial.

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tenemos, o por el contrario la necesidad de acudir a un plan de contingencia que se haya realizado desde el principio, para cubrir los imprevistos.

2.4. Control

Este elemento encierra las acciones encaminadas a verificar el cumplimiento de las actividades trazadas en la planeación. Se apoya en instrumentos y herramientas que permiten soportar los hallazgos y novedades, producto de la ejecución, y busca que se puedan establecer posibles correctivos en caso de identificarse fallas en el proceso administrativo.

Imagen 3. En la ejecución se busca que los dos primeros elementos sean llevados a una realidad para visualizar los aciertos o las modificaciones que se deben realizar.

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3. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta lo anterior, se entiende entonces por Administración Documental el proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad determinada, como respuesta a una solicitud o trámite de las comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.

3.1. Finalidad de la Administración Documental

Su finalidad es regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo

Imagen 4. La verificación permite evidenciar el desarrollo de las acciones que conllevan a la obtención de resultados en el proceso.

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o contenido. A su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento, brindar una comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o como empresa.

Posteriormente se ejecuta el envío o despacho del documento creado con sus respectivos soportes, de manera que garantice su llegada al destino final. Sólo cuando es firmado, empacado, entregado y registrado debidamente en la Unidad de correspondencia, se puede decir que se cumplió el fin que tenía implícito el documento y que la administración documental logró su objetivo en la archivística.

3.2. Funciones de la Administración Documental

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan son:

 Control

 Mantenimiento

 Almacenamiento de documentos

 Descarte de documentos (comité)

 Recuperación de la Información

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3.2.1. Control

Es la verificación que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales, por ejemplo, como lo indica la guía técnica 185

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