Gestión De Procesos

HOJA DE REGISTRO

La Hoja de Control u hoja de recogida de datos, también llamada de Registro, sirve para reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías, mediante la anotación y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos. Una vez que se ha establecido el fenómeno que se requiere estudiar e identificadas las categorías que los caracterizan, se registran estas en una hoja, indicando la frecuencia de observación.

Lo esencial de los datos es que el propósito este claro y que los datos reflejen la verdad. Estas hojas de recopilación tienen muchas funciones, pero la principal es hacer fácil la recopilación de datos y realizarla de forma que puedan ser usadas fácilmente y analizarlos automáticamente. Es importante recalcar que este instrumento se utiliza tanto para la identificación y análisis de problemas como de causas. Una vez establecido el fenómeno que se requiere estudiar e identificadas las categorías que lo caracterizan, se registran los datos en una hoja indicando sus principales características observables.

De modo general las hojas de recogida de datos tienen las siguientes funciones:

• De distribución de variaciones de variables de los artículos producidos (peso, volumen, longitud, talla, clase, calidad, etc.)

• De clasificación de artículos defectuosos

• De localización de defectos en las piezas

• De causas de los defectos

• De verificación de chequeo o tareas de mantenimiento.

Una vez que se ha fijado las razones para recopilar los datos, es importante que se analice las siguientes cuestiones:

• La información es cualitativa o cuantitativa

• Como, se recogerán los datos y en qué tipo de documento se hará

• Cómo se utiliza la información recopilada

• Cómo de analizará

• Quién se encargará de la recogida de datos

• Con qué frecuencia se va a analizar

• Dónde se va a efectuar

Esta es una herramienta manual, en la que clasifican datos a través de marcas sobre la lectura realizadas en lugar de escribirlas, para estos propósitos son utilizados algunos formatos impresos, los objetivos más importantes de la hoja de control son:

• Investigar procesos de distribución

• Artículos defectuosos

• Localización de defectos

• Causas de efectos

Una secuencia de pasos útiles para aplicar esta hoja en un Taller es la siguiente:

1. Identificar el elemento de seguimiento

2. Definir el alcance de los datos a recoger

3. Fijar la periodicidad de los datos a recolectar

Diseñar el formato de la hoja de recogida de datos, de acuerdo con la cantidad de información a recoger, dejando un espacio para totalizar los datos, que permita conocer: las fechas de inicio y término, las probables interrupciones, la persona que recoge la información, fuente, etc.

Las buenas decisiones se basan en un adecuado registro de datos, para lo cual se debe:

Establecer objetivos claros:

• En control de la calidad, los objetivos son:

 Control del proceso de producción

 Análisis de lo que no se ajusta a las normas o estándares.

 Inspección o auditoria.

 Permite determinar qué tipo de datos se requiere.

Determinar el tipo de dato:

 Datos para el control: se toman periódicamente para conocer la variación diaria dentro de un proceso; es decir, para verificar su estado de control (estabilidad). Ejemplo: Número de pacientes diarios en consultorios externos por especialidad.

 Datos para el análisis: se registran para conocer la situación actual de nuestro proceso. Ejemplo: La tasa de prescripciones que no están disponibles en la farmacia del hospital.

 Dato para la inspección: se recopilan al recibir o entregar un

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