HERRAMIENTAS DE ABASTECIMIENTO TI

Sistemas de Información y su Aplicación en la Gestión de Cadena de Suministro

Frank Vidal Alca Huamani

Hoy en día el pensar realizar cualquier actividad, sin usar herramientas informáticas que brinden soporte es casi una tarea imposible. La Gestión de la Cadena de Suministros no es una excepción a esto. Las actividades productivas, están compuesta por proveedores, productores y clientes, de diferentes niveles que en su conjunto buscan agregar valor a cada uno de los componentes de esta denominada cadena. En palabras de Ballou es un conjunto de actividades funcionales que se repiten a lo largo del canal de flujo del producto, mediante los cuales la materia prima se convierte en productos terminado y se añade valor al consumidor ( Ballou R, 2004), de mencionado podemos concluir que la razón de ser de la cadena de suministro es la de coordinación e integrar las actividades y procesos entre sus miembros (procesos externos), con la única intención de generar dinamismo y reducir costos. La definición de Gestión de Cadena de Suministros o Supply Chain Management (SCM), involucra principalmente el generar un flujo de información continua entre todos los actores de la cadenas con la finalidad de mejorar los procesos, es en este punto donde se hace vital el utilizar herramientas de tecnología de información, la finalidad de almacenamiento, transmisión de información logística, que servirán para la toma de decisiones.

La implementación de Sistemas de Información, se ha convertido en una ventaja competitiva para la cadena de suministro, en palabras de la Asociación Americana de Tecnologías de la información, el estudio, el diseño, el desarrollo, el fomento, el mantenimiento y la administración de la información por medio de sistemas informáticos, esto incluye no solamente la computadora, el medio más versátil utilizado, sino también los teléfonos celulares y televisión, la radio, los periódicos digitales, etc “ (http://www.itaa.org/). Los sistemas de información son utilizados en distintas CDS, de diferentes tamaños, como por ejemplo el caso de Zara con el tema de la ropa o el caso de Amazon con la distribución de libros, o en un ambiente más local, las empresas del rubro construcción utilizan sistemas integrados de información como el S10, que fusiona el almacén, la emisión de órdenes de compra (contabilidad), permite valorizar (costos reales, donde se encuentra el producto) y emite un informe generando un balance de ganancias y pérdidas en tiempo real. Según Levary, el uso de sistemas de información en la CDS proporciona ventajas potenciales como la reducción de tiempo de ciclo, reducción de inventarios, minimizar el efecto del látigo, y mejorar la efectividad de los canales de distribución (Levary R. ,2000)

Las principales bondades que brinda la utilización de un sistema de información las podemos resumir en las siguientes:

- Facilitar información real, constantemente, lo cual nos permite implementar la mejora continua en todo momento.

- Centraliza los datos.

- Facilita la toma de decisiones.

- Permite que todos los miembros de la cadena interactúen en los procesos. Los datos recopilados no son aislados, siempre involucran a toma la cadena.

En la figura N° 1 podemos apreciar los distintos sistemas a utilizar en las distintas fases de la cadena de suministro:

Figura N° 1: Mapa de Sistemas de Información aplicadas a la gestión de la Cadena de Suministro. Fuente: (tesis, Universidad Nacional de Colombia, Roguido Gomez)

Pasaremos a describir cada uno de los sistemas en los distintos procesos logísticos:

1. Sistemas de Información en la Logística de Entrada/Aprovisionamiento.

Básicamente esto engloba las herramientas utilizadas con los proveedores para el aprovisionamiento de materiales primas o productos terminados de primer orden.

Entre ellos podemos encontrar:

- EDI (Electronic Data Interchange), el cual es definido por algunos autores como la transmisión electrónica de documentos comerciales normalizados entre ordenadores, de modo que la información pueda ser procesada sin necesidad de intervención manual (Muñoz A, 2007). Lo que básicamente se busca es que se reduzca el reducir el tiempo envió, recepción de documentos y mejorar las relaciones comerciales entre los miembros de la cadena, un ejemplo de esto puede ser la emisión y envió de una orden de compra. Hoy en día es un medio de fácil utilización lo cual ha permitido su uso por parte de empresas pequeñas.

- E- PROCUREMENT, es definida por Aberdeen, como la herramienta que permite automatizar los procesos tácticos y el flujo de información asociados con el aprovisionamiento (Aberdeen, 2002), es decir que automatiza el proceso de compras mediante la utilización de software, esto permite mejorar las relación entre comprador vendedor, al compartir la información de manera más ágil. Esta plataforma está básicamente ligada al uso de internet y busca principalmente optimizar las operaciones de compra y venta entre las empresa de la cadena de forma ágil, esto se logra al crear un solo canal de comunicación para todos, lo cual permite conocer cuáles son las necesitas de compra de insumos para poder generar proyecciones.

Dentro de la información consultada, se observa que los principales desventajas que encuentran los usuarios es la falta de actualización de la información constante, al requerirse en la mayoría de las veces la utilización de catálogos electrónicos con precios tienden a inducir a errores, por la falta de actualización de la base de datos.

- VMI (Vendor Managed Inventoru) /CRP (Continuos Replenishment Program), se basa en el intercambio de información (Internet/EDI). Según Bone el VMI se presenta cuando el proveedor controla los inventarios del cliente y reabastece las cantidades necesarias (Boonet, 2001). Es decir que el manejo del inventario del cliente es pleno conocimiento del vendedor lo cual permite que este suministre lo necesario en el tiempo necesario para evitar sobre stock, falta de existencias, todo esto se realiza para parámetros de un ambiente regulado, con términos comerciales claros. El realizar el VMI, nos va a permitir reducción de costos de transporte al llevar exactamente lo que se requiere, por lo tanto tampoco habrá exceso de existencias, lo que reduce el costo de mantenimiento de estas, además se puede controlar de mejor firma las producciones futuras al tener una data real de la necesidad del cliente. Para

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