La Organización

ÍNDICE

Introducción

Organización

Fundamentos de la organización

Estructura, procesos y diseño estructural.

La división del trabajo

La responsabilidad

Delegar

Ventajas de la delegación

La autoridad en la empresa

Tipos de autoridad

Asignación de responsabilidad

Diseño de la organización

Departamentalización

Funcional

Por producto

Por cliente

Por proceso o equipo

Por secuencia

La administración de recursos humanos

Desarrollo de habilidades

Niveles jerárquicos

Reglas de los niveles jerárquicos

Funciones y obligaciones

Relación entre actividades, deberes, trabajo, labor, tarea.

Los comités

INTRODUCCIÓN

Los principios y contingencias del proceso organizacional, sus implicaciones estructurales, así como los modelos y estrategias de intervención planeada, en los procesos de una organización.

Comprender el concepto de una organización formal o informal, puesto que es de gran importancia dentro de la estructura de la empresa. Identificar los diferentes elementos que integran el puesto y su relación con el desempeño en el trabajo y su relación con la efectividad de la organización, para desarrollar sistemas de trabajo productivos.

Organización

Sistema de actividades conscientemente coordinadas, formado por dos o más personas, una organización solo existe cuando tiene las siguientes características:

• Personal capaz de comunicarse.

• Disposición de actuar en conjunto.

• Plantear y cumplir objetivos comunes

Toda organización se forma para lograr un propósito o varios que pueden ser descritos en forma general a fin de satisfacer las necesidades, carencias, deseos u objetivos de sus miembros según Henry Mintzberg (1998) la “organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos o más personas que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes”.

Fundamentos de la organización

Podemos definir organizar como una fase o actividad dentro del proceso administrativo.

En el diseño de una estructura se determinan las tareas y funciones, se establecen las dependencias, se forman unidades con ciertos criterios, y se decide sobre el modo de comunicación que llevaran estas unidades.

Llamamos estructura organizacional a las relaciones relativamente fijas existentes entre los puestos de una organización.

La necesidad de división del trabajo y de jerarquizar la consecución de objetivos impulsan a diseñar una organización en la que se definan una estructura por funciones y una estructura orgánica. La estructura por funciones esta compuesta por las diferentes actividades (funciones) diferenciadas, y la estructura orgánica esta formada por los individuos encargados de ejecutar esas funciones o actividades.

Estas funciones y los encargados de llevarlas a cabo serán ordenados en diferentes niveles jerárquicos, lo que dará a unas diferentes relaciones formales e informales entre departamentos, órganos o unidades.

Estructura, procesos y diseño estructural.

Desde una perspectiva simplista una organización no es más que una mezcla ordenada de elementos heterogéneos. En esta mezcla se citan tanto personas como recursos materiales y financieros, objetivos, tecnologías, conocimientos, etc. En un análisis por separado de estos elementos resultaría difícil encontrar un común denominador que los una. Sin embargo somos perfectamente conscientes de que de la habilidad del diseñador para homogeneizarlos y mezclarlos dependerá buena parte del éxito de la organización.

Definimos organizar como el “diseño de una ordenación especifica de tareas y actividades que se desarrollan en el seno de una organización y respecto a su entorno, a través de un conjunto de procesos, de forma que permite configurar una estructura en la que se relacionan individuos y recursos con el fin de lograr el.

La división del trabajo

División del trabajo es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia. Aunque es consustancial a toda actividad humana desde la prehistoria, se intensificó con la revolución neolítica que originó las sociedades agrarias y aceleró de modo extraordinario su contribución al cambio tecnológico y social con el desarrollo del capitalismo y la revolución industrial.

Son características de la división del trabajo:

• Ahorro de capital: cada obrero no tiene que disponer de todas las herramientas que necesitaría para las distintas funciones.

• Ahorro de tiempo: el operario no tiene que cambiar constantemente de herramienta.

• Los trabajos a realizar por cada operario son más sencillos, con lo que el error disminuye.

• Simplicidad de las funciones a realizar, personal con menos experiencia puede incorporarse al mercado laboral.

• Invención de nuevas máquinas.

Cuando el trabajador se centra en una tarea pequeña y sencilla pondrá más atención que si realiza una donde deba estar rotando de trabajo constantemente con sus compañeros; es decir, al realizar una tarea más complicada perderá la concentración en el momento de la rotación.

Ejemplo: Si una persona fabrica alfileres hace menos de cien al día mientras que si dividimos el trabajo puede fabricar hasta 10.000 alfileres

La responsabilidad

Es un valor que está en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral.

Una vez que pasa al plano ético (puesta en práctica), se establece la magnitud de dichas acciones y de cómo afrontarlas de la manera más positiva e integral, siempre en pro del mejoramiento laboral, social, cultural y natural.

La persona responsable es aquella que actúa conscientemente siendo él la causa directa o indirecta de un hecho ocurrido. Está obligado a responder por alguna cosa o alguna persona. También es el que cumple con sus obligaciones o que pone cuidado y atención en lo que hace o decide. En el ámbito penal, culpable de alguna cosa, acto o delito. En otro contexto, es la persona que tiene a su cargo la dirección en una actividad.

Delegar

Delegar es transferir a otros la autoridad y responsabilidad para desarrollar ciertos trabajos. La delegación satisfactoria implica que aquellos en los que se delegan las tareas saben lo que se ha de conseguir, quieren lograrlo, tienen medios para hacerlo y capacidad para conseguirlo.

Todo acto de delegación se asienta en la relación que existe entre el subordinado y su jefe, el respeto mutuo que se tienen como personas y la satisfacción que cada uno espera que se derive de ello

Ventajas de la delegación:

Directivo: Ahorra tiempo y gestión

Potencia capacidades gerenciales

Libera sobre la presión del trabajo inmediato

Reduce costes de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse a

Otras funciones.

Empleado: Incrementa la participación

Incrementa motivación

La Autoridad en la Empresa

Se puede definir la autoridad en una empresa como "la facultad de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido por otros". Una definición más completa sería "la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos".

Tipos de autoridad

Suelen distinguirse cuatro tipos diversos: los dos primeros, de índole jurídica, forman el poder o la autoridad propiamente dicha; los dos últimos forman más bien la autoridad moral que dan el prestigio, los conocimientos, etc., y son complementos que deben darse en cualquiera de los dos básicos.

1. Jurídica (se impone por obligación). Esta se clasifica en: Formal, que a su vez se clasifica en a) Lineal y b) Funcional

2. Monal (se impone por convencimiento), la cual se clasifica en: Técnica y Personal

Delegación

La definición de delegación es dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representación.

Otra posible dirección sería el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado.

La delegación implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuentas al superior de las tareas que han sido delegadas.

Asignación de responsabilidad:

La delegación de autoridad lleva asignada la responsabilidad correspondiente a la autoridad delegada. Los derechos tienen que ser acompañados de "obligaciones" y "metas concretas". La autoridad sin responsabilidad es el principio del fin de toda organización y de abusos totalmente incontrolados.

Sin lugar a dudas la responsabilidad es delegada en base a la operatividad de la misma, pero la que no puede ser delegada de ninguna forma en la responsabilidad "final". La responsabilidad final siempre será del Mando que tiene a su cargo al subalterno en el cual delegó. Por lo tanto la delegación de responsabilidad no nos exime del cumplimiento de la misma ante los mandos que nos la delegaron a nosotros. Este punto es de primordial importancia y no debe ser olvidado en ningún caso " Somos responsables de la delegación de responsabilidad y de los resultados de esa delegación ante nuestros superiores."

Diseño de la Organización:

El Diseño Organizacional tiene dos significados muy diferentes. En un sentido literal se refiere a la construcción de la organización en su entorno y en otro sentido, se refiere al diseño en sentido metafórico, como la estructura que desarrollan las organizaciones.

Así, Diseño Organizacional será para nosotros la creación de funciones, procesos y relaciones formales en una organización; extremo para el que deben tenerse en cuenta multitud de factores como el medio ambiente, el comportamiento de los seres humanos dentro y alrededor de la organización,... Se trata por tanto de un área en la que la interdisciplinariedad es una perspectiva central. Se basa en la gestión, organización y diseño. En esencia, puede ser considerado como un campo especial dentro de los estudios de organización y gestión del cambio (de personas) aplicado al diseño. Esta perspectiva sobre la diseño de la organización se desarrolla en el espacio de la organización.

Por otro lado, el diseño organizacional también puede ser afrontado como una metáfora que proporciona el marco a través del cual una organización aspira a alcanzar sus objetivos fundamentales. Proporciona la infraestructura en la que los procesos de negocio se implementan y se asegura de que las cualidades fundamentales de la organización se realizan a través de los procesos desplegados dentro de la organización. De esta manera, las organizaciones tienen por objeto maximizar constantemente sus cualidades fundamentales en los servicios que ofrecen a sus clientes.

Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.

2. Clasificarlas.

3. Agruparlas según un orden jerárquico.

4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

1. Funcional

Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

2. Por producto

Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geográfica o por Territorios

4. Por clientes

Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo

En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

6. Por Secuencia

Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

La Administración de Recursos Humanos

Es un área de estudios relativamente reciente, así como perfectamente aplicable a cualquier tipo o tamaño de organización.

La Administración de Recursos Humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus miembros.

La Administración de Recursos Humanos está constituida por subsistemas independientes:

• Subsistema de alimentación de recursos humanos: Incluye la investigación del mercado, mano de obra, reclutamiento y selección.

• Subsistema de aplicación de recursos humanos: Incluye análisis y descripción de los puestos, integración o inducción, evaluación del mérito o desempeño, movimiento de personal.

• Subsistema de mantenimiento de recursos humanos: Incluye la remuneración, planes de beneficios sociales, higiene y seguridad en el trabajo, registros y controles de personal.

• Subsistema de desarrollo de recursos humanos: Incluye el entrenamiento y planes de desarrollo de personal.

• Subsistema de control de recursos humanos: Incluye el banco de datos, sistemas de información de recursos humanos y auditorias de Recursos Humanos.

Desarrollo de Habilidades

Se basa en el desarrollo de las habilidades en calidad de componentes esenciales del contenido de enseñanza. En ellas se investiga sobre las estrategias más eficientes para formarlas y sobre cuándo considerar que las habilidades están formadas en el nivel que se desea. Estas son las cuestiones científicas que más se debaten con relación a los modelos pedagógicos orientados a su formación y desarrollo, de los hábitos y las capacidades. La asimilación de habilidades está acompañada de procesos cognoscitivos. Este proceso exige la atención voluntaria y consciente, la asimilación real del sistema de acciones que la conforman, así como del conocimiento al cual está asociada. Además, su formación y desarrollo exige de los alumnos comprender el significado y el valor de estas habilidades y hábitos para el propio proceso del conocer.

Niveles Jerárquicos

Un nivel jerárquico es una división de la estructura administrativa que comprende a los órganos que tienen autoridad y responsabilidad similares independientemente de las actividades que tengan a su cargo.

Reglas de los Niveles jerárquicos

Crecimiento horizontal y vertical

Cuando al aumentar las funciones un jefe nombre nuevos auxiliares pero sieguen dependiendo de directamente de el a esto se le llama crecimiento horizontal por el contrario cuando un jefe considera que ya son muchas las personas a supervisar se coloca bajo la supervisión inmediata a uno o dos de los demás a esto se le llama crecimiento horizontal

Limitaciones del crecimiento vertical: este dificulta la rapidez y eficacia de la comunicación

Limitaciones de crecimiento horizontal: este aumenta lo que se llama amplitud de control lo que organiza recargo de trabajo para el jefe que tiene que mantener la eficiencia del proceso

Centralización o descentralización

A este efecto debe mencionarse que es imposible la centralización o descentralización total el problema real se presenta en los niveles que estas dos opciones deben presentarse ya que la administración centralizada delega poco y conserva en los altos jefes el control máximo y la administración descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de decidir y conservar solo los controles necesarios

De acuerdo con las ideas de Farol se debe hacer lo siguiente:

• Que se fije con precisión en grado que se delega y se controla

• Que ese grado este de acuerdo con las características de la empresa en concreto

• Que haya estabilidad es la delegación esto es porque lo mas peligroso es estar en cambio constante de sistema.

La definición de funciones y obligaciones

Es necesario una ves establecida la administración que exista la definición precisa de cada unidad de trabajo esta se refiere a lo que cada hombre tiene que hacer lo especifico del puesto se refiere a que es lo que se debe hacer la parte impersonal del puesto se refiere a que el puesto es el que se define y no la persona.

Relación entre Actividades, Deberes, Trabajo, Labor, Tarea.

Existe relación entre cada una de estas palabras debido a su simetría a la hora de llevar a cabo metas y objetivos. Todas unidas desarrollan una labor con el fin de cumplir un mismo tema en relación.

Los comités

El empleo de los comités es una de las actividades mas realizadas hoy en día es definido como un grupo de personas al cual le es encomendada una materia administrativa los comités se clasifican de la siguiente manera:

Comités consultivos: su función es discutir algún asunto con el fin de aportar puntos de vista a quien habrá de decidir

Comités decisorios: tienen como finalidad limitar la autoridad de de algún funcionario

Comités ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar a que se lleve acabo alguna función

Los fines de un comité son:

• Contar con un grupo que ayude a la deliberación que conduzca a una decisión

• Limitar la autoridad

• Representar los intereses de los diversos grupos de una institución

• Coordinar mejor planes y políticas

• Transmitir información

• Consolidar la autoridad

• Motivar a los funcionarios inferiores

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