La Teoría General de Sistema

Sistemas contables

Un sistema contable es una estructura organizada de elementos que registran toda la información de una empresa tanto de  los datos propiamente contables como financieros, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. Los cuales  le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día.

Teoría de sistemas

La Teoría General de Sistema:

Un sistema en general y un sistema contable en particular, tiene tres corrientes, una la corriente de entrada, luego la corriente de procesamiento y la tercera, la corriente de salida.

En la corriente de entrada, se capturan los hechos económicos del medio, que tienen relación con la empresa y son cuantificables.

En la corriente de procesamiento, la información es registrada, resumida y clasificada.

La tercera y última parte o etapa de un Sistema Contable es la Corriente de Salida, donde la información se va al medio para ser utilizada por los usuarios que la requieran.

La Teoría Clásica:

Un sistema contable consta de las siguientes partes: la primera dice relación al diseño y funcionamiento de los comprobantes internos, documentos o formularios tales como: comprobantes de ingreso y egreso, facturas y boletas de venta, talonarios de cheques, notas de crédito y débito, etc., que sirve para llevar a cabo una operación o para informar sobre la operación ya ejecutada.

A continuación, siguen los registros contables básicos en los que se traspasan estos comprobantes, analizándose las operaciones realizadas y incidencia en el Activo, Pasivo y Patrimonio de la empresa.

En tercer lugar, están los Mayores, registros que sirven para resumir por cuentas, la información presentada en el Libro Diario. Finalmente, y como consecuencia de estos registros, se llega a informes, diseñados de acuerdo a las necesidades de información de la empresa.

Elementos de un sistema contable

Documentos de soporte: Son documentos escritos de la evidencia de la ejecución de una transacción u operación comercial, resultante de las tres actividades que desarrolla cualquier empresa: Operación, Inversión y Financiamiento, que tienen el carácter de legalidad ante la empresa y terceros, por las firmas y responsabilidades que ellos involucran. Estos pueden ser: facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de servicios públicos y privados, consignaciones bancarias.

 Comprobantes de contabilidad: Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en forma manual o digital. Son de carácter interno y permiten que las transacciones se registren en los libros contables de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un día, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe exceder un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento, se pueden crear múltiples comprobantes correspondientes a un día.

El comprobante de contabilidad debe contener  numeración consecutiva, dejando constancia de personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de operaciones, cuentas afectadas con código y nombre en el PUC.

Plan de cuentas: Es una serie de cuentas con un código y un nombre que describen las categorías en las que se registran las operaciones comprende toda la cuenta que se pueden utilizar para desarrollar la contabilidad de una empresa u organización en particular. Este cuadro puede estar acompañado de información complementaria que indique para cada una de las cuentas, los motivos de cargo y abono y el significado del saldo. Se clasifican en activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden.

Las NIIF no consideran un plan de cuentas.

• Libros de contabilidad: Los libros contables son registros, archivos o documentos en los que se registran las actividades comerciales y la información financiera de la empresa los cuales deben ser llevados de manera voluntaria u obligatoria por los empresarios.  Los libros contables contienen las operaciones realizadas durante un periodo de tiempo determinado, y se deben legalizar.
• Libros Auxiliares: Son complementarios a los libros principales de contabilidad, en los que se registran las operaciones que les son propias, centralizándose luego en el Libro Diario. Se usan normalmente libros auxiliares de Caja, de Remuneraciones, de Retenciones, de Clientes, de Compras, de Ventas, de Documentos, etc.
• Libro auxiliar de remuneraciones: Es un libro obligatorio para todo empleador que tenga cinco o más trabajadores, en el que se deberá registrar las remuneraciones. Debe ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos. Las remuneraciones que no se registra en este libro no serán consideradas gasto de la empresa.
• Libro de Compra y Ventas: Es un libro obligatorio para los contribuyentes afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el cual las compras y ventas se registran cronológicamente. Debe ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.
• Libro FUT: En este libro, obligatorio y timbrado por el SII, se registran las rentas efectivas de primera categoría declaradas por el contribuyente, demostradas a través de contabilidad completa y balance general. Se detallan las utilidades tributables y no tributables generadas por la empresa, las percibidas de sociedades en que tenga participación, los retiros de utilidades tributarias efectuados por sus dueños o socios y los créditos asociados a dichas utilidades.
• Libro Diario: Registro contable en el que se registran cronológicamente todas las transacciones.. Está compuesto por el debe y el haber, donde se anotan los nombres de las cuentas debitadas y acreditadas con sus respectivos montos.
• Libros foliados: Son libros contables que tienen estampado un número correlativo en cada hoja.
• Libro Mayor: Resumen del movimiento de cada una de las cuentas del Libro Diario. Este resumen arroja un saldo deudor o acreedor por cuenta o indica si está saldada, lo cual es trasladado posteriormente al balance.

Estados financieros: Son informes financieros clasificados como:

Generales: balance general, estado de resultado, estado de flujos de efectivo, estado de cambios en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio

Bajo las NIIF se consideran cuatro estados de propósito general: estado de situación financiera, estado integral de resultados, estado de flujos de efectivo, estado de cambios en el patrimonio.

Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión llevada a cabo por la gerencia, dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los recursos confiados a la misma.

Importancia

La importancia de un sistema contable  radica en que es la base fundamental para conocer el estado actual de los negocios, facilitando un efectivo control financiero y sobre las transacciones que se realizan en la empresa u organización, permitiéndole a todos los encargados de la empresa o negocio tomar  las decisiones correctas, lo cual genera  confianza en los inversionistas, proveedores y clientes.

Clasificación de los sistemas de una empresa: en cuanto a su constitución, naturaleza, en cuanto a su actividad que realiza: manufacturera, comercial y de servicio.

Según su constitución legal o jurídica

Este tipo de sistema de empresa dependerá de los requisitos legales, documentos de constitución y cobro de impuestos.

• Unipersonal o individual: son aquellas empresas que son constituidas por una sola persona, en la cual recaen todas las responsabilidades, deberes y claro, derechos.
• Sociedad Colectiva: Está integrada por dos o más socios, y a diferencia de la empresa unipersonal, las responsabilidades, el riesgo y la disposición de bienes es compartida.
• Cooperativas: Son asociaciones de trabajadores o productores que buscan generar beneficios para sus integrantes sin un fin lucrativo.
• Sociedad Cooperativa de trabajo Asociado (CTA): Estas sociedades están conformadas por personas naturales que buscan trabajar en común, con la intensión de ofrecer sus servicios de mano de obra. Dichos asociados realizan un aporte, donde prevalece su capacidad de trabajo.  
• Sociedad Comanditaria Simple: Están compuestas por 2 o más socios, pero a diferencia de las asociaciones comunes, estas se subdividen en socios comanditarios y socios colectivos.
• Socios comanditarios: no poseen voz de opinión dentro de la compañía, y su responsabilidad se limita a la cantidad de capital invertido.
• Socios colectivos: participan en la gestión de la compañía y su responsabilidad es ilimitada.
• Sociedad de responsabilidad Limitada Laboral (SLL): Es un tipo de sociedad, donde la mayor participación del capital social está en poder de los trabajadores. Así mismo, la relación laboral es de forma indefinida.
• Asociaciones civiles sin fines de lucro: se crean sin intensión de generar algún tipo de lucro y su finalidad se enfoca en lo cultural, religioso, educativo, deportivo, etc.
• Sociedad Anónima (S.A): La responsabilidad del socio se limita al patrimonio (bienes) invertidos para el funcionamiento de la compañía pero los titulares de la compañía serán aquellos que participen en el capital social con acciones o  títulos.

Según su naturaleza legal o jurídica

• Microempresas: Las microempresas están constituidas por no más de 10 empleados, siendo estás generalmente inscritas como propiedad individual (de un solo empresario u accionista).Se caracterizan porque su dueño forma parte del grupo de empleados, y su participación en el mercado es mínima (sin aportar un dato significativo), puesto que comúnmente son organizaciones donde su trabajo y fabricación es artesanal.
• Pequeñas Empresas: Ronda entre los 10 a los 50 empleados, aunque esto no afecta que comúnmente siga siendo de propiedad individual o personal. Estos tipos de empresas son el corazón del mercado por su espíritu emprendedor.
• Medianas Empresas: estas poseen entre 50 y 250 empleados, por lo que es necesario delimitar tareas y segmentar por áreas la compañía.

Grandes Empresas: Estos tipos de empresa cuentan con no menos de 250 trabajadores, y suelen cotizar en bolsa (dependiendo del rubro, claro). Cuentan con accionistas, socios y una importante influencia dentro del mercado.

Según su actividad comercial

Los tipos de empresas están divididos según su participación en el sistema de producción, en:

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