Manual de Procedimientos Analista de Estadistica

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ANALISTA DE ESTADÍSTICA

 Descripción de Cargo

Manual De Procedimiento De Trabajo[pic 3]

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Economista

 Eliana Mujica

INTRODUCCIÓN

La elaboración del presente manual tiene como finalidad describir las funciones y objetivos principales que realiza el analista de estadística dado que dentro de la estructura actual de la empresa es un cargo que está en una fase de construcción por tanto es de vital importancia, consolidar todas sus funciones y describir cada proceso.

Permitiendo así, alcanzar los objetivos establecidos y contribuir a orientar al personal adscrito sobre la ejecución de las actividades encargadas, convirtiéndose en una herramienta que permita guiar la forma de operar e intervenir en las actividades asignadas dentro de la organización. Cabe señalar que el presente manual deberá revisarse anualmente con respecto a la fecha de autorización, o bien, cada vez que exista una modificación a la estructura orgánica.

OBJETIVOS

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Objetivo General del Cargo

Reunir, analizar e interpretar todos los datos que le sean encomendados por la empresa. Realizar el análisis de datos y la interpretación apropiada, evaluando la importancia y los efectos de los riesgos asociados con la toma de ciertas decisiones que afectan directamente a la compañía.

Funciones, Actividades y/o Tareas

• Brindar asistencia en el proceso de análisis y búsqueda de información.
• Desarrollar métodos y estrategias para evaluar grandes cantidades de información.
• Preparar y enviar informes basados en la información recopilada, además de compartir sus conclusiones y recomendaciones con los Gerentes de Ventas y la Directiva de la empresa.
• Desarrollar las cuotas de Ventas a ser logradas por el equipo, evaluar su desempeño y realizar una estimación del número de ventas.
• Realizar revisiones de las ventas diarias, semanales, trimestrales, mensuales y anuales.
• Trabajar en conjunto y asesorar a los equipos de Finanzas, Marketing y Ventas.
• Asistir y participar en reuniones sobre estrategias de ventas.
• Suministrar informes detallados y recomendaciones para las decisiones o iniciativas de la empresa.

• Proveer el diagnóstico y análisis para entender las causas raíces que condicionan el comportamiento de los resultados del negocio.
• Efectuar el control de la gestión de las variables intervinientes en la gestión comercial: caso de ventas, cantidad de prospectos, cobertura de territorios, efectividad y calidad de los contactos de venta, tasas de cierre.
• Verificar lista de precio de cada línea de negocio, con sus diferentes precios, cuidando el margen por cada artículo.

Ámbito de la Actuación

Responsabilidad

• Materiales

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.

• Información Confidencial

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad Alto.

• Toma de Decisiones

Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel del departamento.

• Supervisión

El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera constante.

Relaciones Internas y Externas

• Relaciones Internas

El cargo mantiene relaciones continuas con el personal, con todos los departamentos de la empresa, administrativo y obrero, a fin de ejecutar y/o coordinar y/o asesorar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área; y/o frecuentes con la Unidad de Administración, con Autoridades, a fin de apoyar y/o ejecutar en lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

• Relaciones Externas

Solo para recibir apoyo al momento de requerir una información.

Condiciones Ambientales y Riesgo de Trabajo

• Ambiente de Trabajo

El cargo se ubica en un sitio cerrado y/o abierto, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

• Riesgo:

El cargo está sometido a un riesgo medio..

• Esfuerzo:

El cargo exige un esfuerzo practico y técnico.

Perfil Del Cargo

• Educación

T.S.U., Licenciado en Estadística, Economía, Mercadeo, Finanzas, Contabilidad o Administración de Empresas.

Conocimientos

• Técnicas y procesos para la elaboración de planes y programas dirigidos a ventas y mercadeo
• Gerencia y prácticas modernas en Ventas y mercadeo
• Principios y prácticas en materia legal de trabajo y en materia de finanzas.
• Programas del área de computación.

Habilidad

• Capacidad para aprender rápidamente las actividades asignadas.
• Comunicarse claramente, tanto de manera verbal como escrita para establecer un ambiente armónico con los demás empleados del departamento de Ventas al momento de elaborar revisiones e informes.
• Estar en la capacidad de hablar con seguridad y de manera articulada frente a un grupo de profesionales en el área, transmitiendo información compleja ante una amplia audiencia.
• Ser capaz de interpretar y transmitir vocabulario técnico, financiero y matemático en términos no especializados.
• Poder trabajar de manera independiente y como parte de un equipo.
• Tener capacidad de respuesta, ser enérgico, decidido, estructurado y dispuesto a tomar la iniciativa.
• Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo en un entorno dinámico y activo.
• Ser proactivo y estar orientado al logro.
• Manejar su tiempo de manera eficaz ante la proximidad de las fechas de entrega.
• Identificar y resolver problemas de manera efectiva.
• Estar en la capacidad de recopilar, monitorear y analizar todos los tipos de información tanto cualitativas como cuantitativas en un informe de ventas.
• Dinámico, motivado y decidido.

Destrezas

• Excel Avanzado

Adiestramiento Requerido

• Productividad y calidad total.
• Actualización en materia de informática.

REPORTES DE VENTAS[pic 7]

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Propósito del procedimiento

• Aumenta la productividad El reporte, aunque represente un elemento de control y evaluación en base a la supervisión diaria de las asignaciones de los vendedores, permite que ellos busquen lograr sus objetivos, es decir, la cantidad de visitas estipuladas, la cantidad de prospectos nuevos en un periodo de tiempo determinado, el promedio de venta por cliente, y el control de la cobranza.

• Promueve la disciplina Está comprobado que el proceso de ventas contempla objetivos de actividad que corresponde a las funciones que el vendedor debe llevar a cabo todos los días. Los informes muestran los indicadores y el alcance de los mismos, por lo cual señala el avance diario que tiene cada vendedor hacia la meta.

• Facilita la gestión comercial Permite que los vendedores puedan organizarse y llevar su plan de actividades, proyectando su trabajo a futuro, y esto es, las visitas programadas.

• Evalúa la efectividad de los vendedores Los reportes administran una información  detallada y completa referente a los datos proporcionados de los clientes en relación al trabajo de los vendedores y sus logros mensuales ofrece datos a la supervisión acerca de la efectividad de cierre que pueden tener.

• Colabora con la retroalimentación de la supervisión Uno de los objetivos acerca del seguimiento es que los vendedores puedan observar el avance en las actividades de ventas.

Alcance

Conocer los propios planes de crecimiento en el posicionamiento de la oferta, y poder trasladar todos esos datos a la información de ventas, quedando un paso por delante de la analítica tradicional. Con la finalidad de trasladar ese modelo de creación y valor dentro de la compañía, haciendo posible el control y revisión de la consolidación diaria de la empresa.

Responsables

En este proceso figuran como responsable directo el analista de estadística; además actúan los analistas de facturación, analista de cuentas por cobrar y administración que envían la información correspondiente de  cada sede.

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