Organizacion

Sección I:

ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

RESEÑA HISTÓRICA

Es difícil precisar en la historia el momento de la aparición de la organización como tal , lo que sí se puede asegurar es que la organización es < tan vieja como la humanidad misma > lo cual está confirmado desde el momento en que se concibe a la organización como “ ALGO NECESARIO , CADA VEZ QUE DOS PERSONAS DEBEN CONJUGAR SUS ESFUERZOS PARA ALCANZAR UN FIN COMÚN “ aún en las tareas simples y de corta duración . Existen otras indicaciones de la aplicación de los elementos de la organización, cuando recordamos frases como esta:

“ Ud . Vaya por aquel lado y yo me quedaré en este 2 (forma primitiva de la división del trabajo) ; empujaremos cuando cuente hasta tres ( forma primitiva de coordinación )

Si recurrimos a la biblia, el libro del antiguo testamento: EXODO encontramos uno de los primeros relatos sobre planeamiento de la organización y de los resultados logrados con ello

Esta forma de organización no prosperó , porque resultó difícil y agotadora , y como consecuencia de ello , Moisés y sus seguidores durante más de una generación , avanzaron muy poco , hacia la tierra prometida .Cuando se modificó la organización anterior se logró la forma que aparece en la figura 20 con la cual los israelitas progresaron más , en menos de un año , de lo que no habían logrado en 39 años anteriores . A continuación se muestra los resultados de la organización

Después de este relato bíblico, en la historia se han desarrollado diversas y numerosos formas intuitivas de organización , mediante las cuales se han construido verdaderos monumentos ,tales como las pirámides de Egipto , los jardines colgantes de babilonia , los acueductos romanos , la fortalezas incas ,entre otros .

Todo lo cual no se hubiese podido construir sin una adecuada división del trabajo , y la coordinación de las labores , vale decir , sin una adecuada aplicación de los principios sobre organización , aunque en forma rudimentaria , pero que permitieron admirar la organización financiera de los egipcios “ LA ORGANIZACIÓN COMERCIAL DE LOS BABILONIOS “ , “ LA ORGANIZACIÓN GUERRERA DE LOS ROMANOS “ y la “ ORAGANIZACION ESTATAL DE LOS INCAS “ .

Indudablemente que la organización ha evolucionado significativamente , por eso HERBERT CHRUDEN y A .SHERMAN han precisado tres momentos de la teoría organizacional general :

LA CLASÍCA: Aquella de los inicios , en los cuales se ordenaban autocráticamente , dando prioridad a la productividad o rendimiento , sin tener en cuenta el factor humano .

NEO- CLASICA: Surge al aparecer en el ámbito , la relaciones humanas . acá se busca la humanización de la organización , aunque suponiendo un tanto erróneamente que un trabajador satisfecho es un buen trabajador . trata de convertir a la organización en una gran familia feliz . Como consecuencia de esto , algunos descubrieron , bastante tardíamente que era un muy posible tener “ una fuerza de trabajo feliz , pero relativamente improductiva “ .

MODERNA: Esta teoría concibe a la organización como un sistema dinámico , es decir , combina a las dos teorías anteriores , busca que todos los elementos produzcan , pero respetando la capacidad y la limitación humana . Ayuda a que el trabajador pueda realizar su trabajo o labor, con eficiencia y concordancia con los programas de producción debidamente planificados.

Definición

El conocimiento de la organización ha ido desarrollándose en forma especulativa por medio de experimentos controlados y por el establecimiento de teorías basadas en la experiencia de muchos años.

a) Se ha dicho que la organización es “un sistema de comunicación, un medio para la solución de problemas y un recurso para facilitar la toma de decisiones “.

b) Para los fines prácticos se definen como “un proceso de determinar qué es lo que debe hacerse , se ha de lograrse una finalidad dada ; dividir las actividades necesarias en segmentos lo suficientemente pequeños , para que cada uno de ellos puedan ser desempeñados por una sola persona ; y suministrar los medios para la coordinación , de modo que no se desperdicien esfuerzo y los miembros de la organización no se interfieran unos a otros “

c) Se considera también a la organización, “como un medio de hacer que las personas actúen juntas con una finalidad, particularmente con una finalidad de negocios “ .

d) Se dice también que organizar es “agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo una administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa “ .

e) Para James D. Money . en su texto “ principios de la organización “ , dice que la organización es la “forma que asume toda asociación humana para lograr un propósito común “

f) Otras veces se toma como el “proceso de definir y agrupar las actividades de una empresa , estableciendo las relaciones de autoridad entre ella en forma tal , que puedan ejecutarse eficazmente “.

g) James P. Earp , define organización , como “un proceso que diferencia una parte de la otra en un sentido funcional y que , al mismo tiempo , crea un complejo integrado de relaciones funcionales dentro del todo “.

h) Así cómo se pueden encontrar muchas definiciones más , pero lo importante es que en cualquiera de los conceptos o definiciones que se analicen , se aprecia que la idea de organización no puede divorciarse de la finalidad . la organización no es un fin en sí misma, sino un medio para alcanzar ese fin .

i) Países como EE.UU (F.Taylor) , Alemania (M.Weber) y Franca (H.Frayol) a comienzos del siglo XX se convierten en representativos para la divulgación y difusión de los nuevos métodos y teorías sobre organización .

j) Después de la primera guerra mundial , se reconstruyen rápidamente la industria europea , mediante la aplicación de las nuevas técnicas y de métodos de organización .

Actualmente, la organización se hace indispensable en todo orden de actividades: banca , industria , comercio , transporte , etc .. tanto de la administración pública , como las empresas privadas y de las entidades de propiedad social , sin perder de vista que los objetivos de la organización se sintetizan en dos puntos :

 Mejorar la utilización del personal;

 Economía de materiales y tiempo

 Eficiencia de máquinas y equipos

 Obtener óptimos resultados con el mínimo de recursos.

Importancia

La posición de las siguientes situaciones tiene por finalidad presentar casos muy generales, a través de los cales se puede descubrir la importancia de la organización.

a) Muchos administradores y ejecutivos , tienen recargado trabajo y en consecuencia , se ven forzados , bien a descuidar algunas de sus funciones , o análisis sistemáticos , mediante el empleo de gráficos como los que se muestran en las figuras 21y 22 en los que se pueden estudiar el tiempo empleado en sus principales contactos de negocios , los tipos de decisiones que toman , el grado en el que participan en otras decisiones , etc. . es decir, las soluciones a las que llegan los obligan a reorganizarse.

b) Los fundadores de los grandes imperios industriales, frecuentemente administran con muy poco sistema, debido a que son genios , capaces de crear prosperas compañías , utilizando su energía , inteligencia , instinto innato , y el conocimiento de cada uno de los detalles de la empresa . Cuando hay necesidad de reemplazar a uno de estos genios, (por su muerte o retiro), encontrar un sucesos que le sustituya es bastante difícil , ya que la intuición ,Que jugó un papel importante en la prosperidad de la empresa. No se pude enseñar los sucesores de tal genio. Deben poseer un conocimiento de la experiencia de los demás d la teorías que d han desarrollado, que unida a otra serie de factores, va a disminuir considerablemente cualquier deficiencia.

La organización va ayudar al grupo de altos directivos que se enfrentan a casos como éste.

c) El crecimiento de la empresas crea nuevas demandas en organización, ya que el ´´ojo del jefe no puede posarse donde él quisiera para asegurarse que el trabajo se ha coordinado convenientemente´´. En estos casos, los Directores y los Jefes de las Plantas y Departamentos, se alejan cada vez más del trabajo diario de la mayoría de sus empleados y disminuye el control sobre lo que se hacen. El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnológica en una empresa, hace necesario el servicio de la gente preparada técnica y/o científicamente, y para decidir cómo se va a dividir el trabajo entre estos expertos, los supervisores y ejecutivos tienen que recurrir obligatoriamente a nuevas formas de organización.

d) Es responsabilidad de toda empresa, asegurar el entrenamiento y reemplazo adecuado de sus ejecutivos en todos los niveles. Esto que es un aspecto importante y difícil en la administración, solo se podrá efectuar, si existe un verdadero conocimiento de la forma como esta dividir el trabajo y que mejoras se pueden introducir, para poder determinar si ser crean nuevos puestos o se suprimen otros; es decir, es imposible que se desarrolle con éxito a los ejecutivos a menos que se sepa para que se está desarrollando. Labor esta, que cabe solo a los elementos que sepan organizar o reorganizar.

Esta es la razón por la cual hoy en día es de preocupación de toda buena empresa, tener sus propios elementos dedicados a estas actividades y/o recurrir al asesoramiento de los especialistas en organización.

Esta también es la razón por la cual imparten conocimiento sobre esa materia, en las Escuelas Superiores, Escuelas Técnicas y en las Universidades y las preocupación para capacitar a Directivos, Ejecutivos, Profesionales a través de Seminarios y Cursos de Organización, en Entidades Culturales y Tecnológicas.

DIFERENTES TEORIAS PLANTEADAS

Con el desarrollo del estudia de las ciencias, Organización se ha estudiado en forma más sistemática, dando origen a que cada ciencia le dé su interpretación y adecuación, de acuerdo a la finalidad específica y al aporte con que han participado.

Teoría Económica

El economista Alfred Marshall, califico a la Organización como uno de los factores básicos de la producción, que anteriormente habían sido definidos como: tierra, trabajo y capital. En efecto, Marshall, tenía razón, en la medida que la tierra, el trabajo y el capital, no podían utilizarse eficientemente en la producción, sin que no dejase de mediar algún tipo de organización.

Al respecto Andreu Cornagio, industrial norteamericano solía decir ´´ Quitadnos todas nuestras fábricas, nuestro comercio, nuestras vías de comunicación, nuestra moneda, pero dejadnos solo nuestra organización y en cuatro años lo habré reconstruido todo´´.

Conceptos como estos, que tienen fundamentos económicos, han contribuido al progreso der la Organización y han dado origen a organismos internacionales como:

1. La Organización Europea de Cooperación Económica (OECE), fundada por los países europeos que participaron en el trabajo de la Administración para la Cooperación Económica de Estados Unidos, para llevar a cabo el Plan Marshall para la post-guerra o Programa de Recuperación Europea.

2. La Organización Internacional de Comercio, creada como una agencia especial afiliada a la ONU con la tarea de idear principios de política comercial que intensificaran los cambios multilaterales y no discriminatorios en el comercio mundial.

3. La organización Internacional de Trabajo (OIT). Se fundó en 1919 por la trata de Versalles, como una agencia creada por la sociedad de naciones del periodo de entreguerras. Sus objetivos: la promoción de la justicia social y la mejora en las condiciones de trabajo.

4. La Organización para la Alimentación y la Agricultura (FAO), fundada en Washington, en 1945, como una agencia especial de las Naciones Unidas, con el fin de mejorar las condiciones de vida u la nutrición mundial; las condiciones laborales de las poblaciones rurales, así como promover la eficiencia en la producción y distribución de los productos alimenticios.

Teoría Sociológica

Los sociólogos han hecho contribuciones a la teoría de la organización, a través de un elemento representativo de ellos, como Max Weber, uno de los más grandes sociólogos de todos los tiempos, fue quien puso énfasis en el hecho de que la organización formal planteada, hacia posible sustituir con una ´´norma legal´´, las normas debidas al capricho de aquellos que ocupan los puestos directivos.

Weber propugnaba una organización semejante a una máquina, ya que pensaba que el tipo más ejecutivo de organización, era una ´´burocracia perfecta´´, en la que la administración se basaba en documentos escritos y la mayor parte de decisiones se tomaba en el nivel más alto, que debían ser tramitadas hacia abajo , a través de una jerarquía , de oficiales que llevarían a cabo sus obligaciones , de acuerdo con rutinas establecidas. Para los sociólogos, “la organización es un invento social “y ellos conceden importancia excesiva a las fuerzas externas que se derivan del ambiente; por eso existen conceptos diversos cuando se refieren por ejemplo a:

1. Organización de la comunidad, o proceso por el cual las fuerzas, grupos organizados, organismos, instituciones e individuos de una zona quedan integrados y actúan en forma cooperativa, para la consecución de sus objetivos comunes.

2. Organización social , o articulación de una sociedad en subgrupos que comprenden , en particular , a los que se basan en la edad , el sexo , el parentesco , la profesión , la residencia , la propiedad , la autoridad y el estatus .

Y así se pueden referir a otros tipos, como organización criminal, organización rural, organización empresarial, etc.

c) Teoría psicológica:

Posteriormente, los psicólogos han hecho mucho por llamar la atención sobre los nocivos efectos secundarios que de una organización tan rígida ocasionaría y en algunos casos sugieren formas, por medio de las cuales se puedan modificar, o aún eliminar algunos de esos efectos secundarios. Así mismo se ha establecido la necesidad de eliminar muy radicalmente la administración al capricho, basándose esencialmente en el concepto de lo que es psicología social (estudios científicos del hombre, considerado como socios o ser social), ya que resulta imposible estudiar psíquicamente algún ser humano , como plenamente separado de toda relación social .

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Hablar de tipos de organización, significa el tener que aceptar una de las clasificaciones, propuestas y difundidas por cada uno de los diferentes autores, incluyendo sus denominaciones propias, alginas veces caprichosas.

De acuerdo a esto, es posible distinguir dos clasificaciones: una, que contempla las organizaciones de tipo específico.

Organización de tipo general.

Según Chester Barnard y de acuerdo a los resultados obtenidos de los experimentos realizados: se distinguen dos tipos generales de organización: una formal y otra informal.

1 La organización Formal: “es u sistema de actividades coordinadas de un grupo de personas que cooperan en procura de una meta común bajo la autoridad y liderazgo”; es cuando las actividades de dos más personas están liberadamente coordinadas al largo de ciertos objetivos. Esta organización existe cuando las personas.

(a) Pueden comunicarse entre sí a través de la coordinación.

(b) Están dispuestas a actuar en un grupo de personas; y comparten un propósito común en prosecución de una meta.

Pocos administradores comparten con este tipo de organización, por su vasto alcance y por su rigidez.

2 La organización informal:” es la que resulta de la actividad personal conjunta”, cunado las actividades de grupo no tienen objetivos explícitos, ni propósitos consientes, aunque eventualmente, puede al largo de fines comunes.

Esto es inexacto, porque todas las clases de grupos (pasajeros de un avión, gente que amina en la calle, etc.), quedarían comprendidos en esa definición. Más bien, sería aplicable al grupo de amigos que se reúnen usualmente para tomar el café o el grupo de ingeniería de producción. Los administrativos deben utilizar este tipo de organización para buscar obtener una mejor dirección de sus subalternos.

Organización de tipo específico.

Al tratar de una clasificación de organizaciones de tipo específicos, cualquiera que ella fuera, lo interesante del estudio que se puede efectuar sobre estas, es que nos permite llegar a las conclusiones siguientes.

(1) Su existencia está basada en dos formas fundamentales, que le dan características propias:

De acuerdo a la autoridad o jerarquía que se pretende otorgar.

De acuerdo a las funciones que se pretende establecer.

De acuerdo a esto se aceptan dos tipos básicos de organización:

Lineal. (Que es necesariamente jerarquía donde normalmente no hay elementos de asesoría ni de poyo). Representan tradicionalmente la estructura orgánica.

La Funcional. (Relacionada íntegramente con las funciones genéricas y no las especificas). Sirve para demostrar las funciones o actividades de la organización en sus propias agrupaciones o interrelaciones para lograr el propósito común. Incluye una relación relativamente detallada de las funciones que se deben cumplir en ese nivel.

Para representar este tipo de diagramas es necesario aportarse un tanto de la técnica de Organimetría.

(2) Actualmente no se puede considera organizaciones “puras “ni “rígidas”. Cuanto ellas requiere de combinaciones donde además de los elementos de línea figuren en su estructura, elementos de asesoramiento o de consulta (que son “pensantes”), y elementos de apoyo o de servicio (que actúan en provecho, de toda la organización). Así se obtiene la organización lineal con Asesoría o la Organización por comités.

a. En toda organización hay necesidad de establecer y definir dos elementos fundamentales:

(1) La autoridad, (derecho de una persona a exigir a otra el cumplimiento de ciertos deberes), delegable y que se establece según una línea de autoridad, que va de “arriba hacia abajo”.

La autoridad puede derivarse de fuentes como:

- La que nace del conocimiento técnico e ciertos aspectos, materiales o habilidades específicas.

- La autoridad derivada de la poción o cargo dentro de la organización.

- La autoridad personal que es consecuencia de la popularidad o antigüedad de una persona dentro de la organización.

- La autoridad representada por la fuerza de carácter o voluntad.

Todas estas clases de autoridad pueden a su vez, encauzarse dentro de la clasificación general conocida como Autoridad Directa o Autoridad Indirecta.

2) La responsabilidad, (obligación de responder de la ejecución de los deberes asignados), indelegables y que se establece de acuerdo a una línea de responslidad y que va de “abajo hacia arriba

Henry Fayol dice: “No se concibe la autoridad sin responsabilidad”. “La responsabilidad es un corolario de la autoridad; su consecuencia natural y su contrapeso indispensable”; sin embargo, -agrega- “la responsabilidad temida como la autoridad es codiciada”.

Estos elementos fundamentales son los que generan las “Jerarquías de los cargos”.

d) Otros tipos de organizaciones son las que se conocen como “ideologías”, en que las que se encuentran la:

- Horizontal

- Vertical, y vertical equilibrada.

1) La organización horizontal, es la que adopta la forma general de un triángulo; es decir todas las actividades de la empresa son dependientes únicamente del nivel más alto, y en donde es posible que decididamente falle el control.

2) La organización vertical llamada también militar, es la que adopta la forma general de un triángulo isósceles con una base muy estrecha. En este tipo de organización las líneas de responsabilidad y de autoridad están perfectamente definidas, canalizadas casi en forma rígida, de arriba hacia abajo. Es de corte familiar y viene de padres a hijos.

3) La organización vertical equilibrada es la que se tiende a buscar en forma técnica y en donde se aprovecha las ventajas de los dos tipos de organización anterior.

4) Sin embargo, estos tipos de organizaciones, son confundidos con la forma como puede representarse una organización (ver artículo 48), dando estos nombres, de acuerdo a la disposición que se dé a l figura en sí.

Como se ve en estos tipos de organizaciones, e a tratado de representar en diversas formas la estructura orgánica a fin de darle mayor relieve, objetividad y diferente presentación.

Cualquiera que sea el tipo de organización al que se recurra, cada una de ellas tiene sus ventajas y desventajas propias, razón por la cual se hace necesario conocerlas, a fin de que sea convenientemente aprovechadas o eliminadas.

DEPARTAMENTALIZACION DE LAS ORGANIZACIONES

El primer punto a considerar al diseñar una reorganización, es DIVIDIR la TAREA TOTAL, en sus componentes, creando los DEPARTAMENTOS de ejecución, divisiones subdivisiones y sus elementos y suplementos operativos subordinados.

Consiste en el proceso de agrupamiento de actividades en secciones con fines directivos, proceso que se realiza en todos los niveles de la empresa para hacer posible extender la organización de la empresa hasta un grado determinado. Esta organización, combina la organización lineal, Staff, por comités, etc. Que se encentren vigentes en ese momento.

De acuerdo a la departamentalización efectiva, las organizaciones pueden ser:

Por Numeración simple.- Se realiza mediante un agrupamiento objetivo de las personas que han de ejecutar ciertos deberes bajo la dirección de un administrador. El hecho esencial es l que los empleados hacen, donde trabajan o con quien trabajan; pues el éxito de la empresa depende de la capacidad de la mano de obra.

Por tiempo.- Se puede utilizar cuando la empresa trabaja diferentes turnos y se departamentaliza de acuerdo a ellos. Excepto por los problemas de supervisión, aspectos de eficiencia y costo de los turnos, este tipo de organización origina pocos problemas administrativos.

Por Funciones (Funcional).- Agrupación de acuerdo a las agrupaciones que han de desarrollar los diferentes órganos de la empresa.

Por Territorio.- Es cuando la departamentalización se basa en áreas geográficas, asignados en determinado departamento o región. Se utiliza en empresas que se encuentran físicamente dispersas, descentralizando autoridad en los jefes regionales o departamentales.

Por Productos.- Consiste en agrupar las actividades, de acuerdo a los diferentes productos. Este tipo de departamentalización facilita la fiscalización de los recursos especializados y normalmente utiliza la estructura funcional dentro de cada departamento especializado.

Por Clientes.- Se separa los departamentos de acuerdo a los diferentes de clientes, ya que ellos requieren normalmente, de una atención especializada, según los casos.

Por Canales de Distribución.- Por ejemplo del Departamento de ventas a Mayoristas, el de Ventas a Minoristas, a Estado.

Por Proceso.- Se separan las actividades, de acuerdo a diferentes etapas del proceso productivo.

Por Proyectos.- Consiste en reunir un conjunto de personas y elementos, para la realización de ciertos nuevos proyectos, de manera que, estos se determinan, se reestructura la organización para satisfacer los requerimientos de otros proyectos, y así sucesivamente.

Matriz

Surge cuando la organización por funciones se le superpone la de proyectos. Po ejemplo, cuando las labores son ejecutadas por un determinado departamento con un jefe responsable, pero horizontalmente existe un Jefe de proyectos que también tiene injerencia y responsabilidad sobre las actividades que se están realizando.

Principios de organización

Generalidades

Desde la época de Henry Fayol que fue quien inicio el estudio de estos principios hasta la época de james D Mooney, autor de principios de organización mucho es lo que se ha escrito sobre esta materia y cada autor le ha impreso ciertas características y críticas que han hecho que el número de estos varíen, habiéndose llegado a determinar en total unos 96 principios de organización.

Sin embargo es conveniente hacer notas , que diferentes autores han establecido otros tantos principios de acuerdo a la aspiración y a los motivos humanos según las formas de conciencia teniendo en cuenta la especialización misma que es tratada en sus textos pero en realidad son una adaptación , a los que forma general enuncia j Mooney

Concepto de sentido común:

Mediante este concepto se pretende que la organización no esté regida por principios de carácter general ni particular, sino solo por el sentido común sin embargo, sabemos que esto solo no basta ya que:

_ en la actualidad los problemas son muy complejos y por cuanto ,

El sentido común es el menos común entre los hombres

Concepto técnico:

Donde se establece que el estudio de la organización es el que describe y relaciona las funciones y los deberes específicamente en todo lo organizado de este concepto se puede llegar a establecer que existe un talento organizador tan autentico, como el de la creación artística: luego la organización es un arte y como tal, la técnica debe basarse en ciertos principios

Concepto militar:

Es el medio militar que se efectúa que nunca se pondrá demasiado énfasis cuando se trata del estudio organización en el medio militar la organización ha evolucionado constantemente desde el hombre primitivo hasta las dos últimas guerras mundiales en la que se ha tenido que manejar grandes efectivos y gran cantidad de medios lo que ha obligado a frecuentes reorganizaciones, determinando logísticamente la aparición y aplicación de muchos principios básicos

Concepto biológico:

Mediante el cual se pretende que las leyes de organización se basen en la ciencia de la vida (biológica). Donde existen una serie de órganos en lazados entre si y coordinados, concurren a un solo fin: la vida (tal como es el cuerpo humano)

Los principales principios

Los principios deber tomarse como como factores organizativos o como otras tantas consideraciones de mucha importancia que sirven al técnico en racionalización (organización y métodos), para que, en situaciones normales y ante cualquier problema puede hacerse preguntas que debe responderse

Es difícil pretender señalar cuales son los principales principios aceptados y más bien deben tomarse, tal como lo señala Urwick, como que son solo <<el comienzo de la filosofía de la administración de empresas de cualquier naturaleza >>

Koontz y o’Donnell en su curso de administración moderna <<señala quince principios >>

Principio de eficiencia

Una estructura de organización es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados en la empresa, con el mínimo de costo y con el menor número de imprevistos una estructura de organización eficiente es aquella que:

- Realiza una labor provechosa

- ofrece satisfacción a sus trabajadores:

-tiene líneas claras de autoridad y asignación precisas de responsabilidad

- le da un sentido de participación seguridad posición y remuneración adecuada.

Principio de amplitud de mando

Otros autores lo llaman principio de ¨facultad de mando ¨ ¨ámbito de control¨ ¨límite de control ¨principio de graicunas ¨

La razón básica para organizar, radica en la amplitud de mando y la administración. Si no existirá esta limitación, las empresas operarían con un solo administrador y no tendría necesidad de organizaciones.

El número exacto de subordinados que un jefe puede supervisar efectivamente, no ha sido determinado y varía de acuerdo a ciertos factores fundamentales. Tales como la naturaleza de trabajo ( repetitivo o rutinario homogéneo variado o complejo ) el tiempo dedicado a labores de supervisión tipo de personalidad que se maneja ( obreros especializados )

Principio de unidad de mando

Cuando más complejo sea la responsabilidad de un individuo para con un solo superior, menos será el problema de conflictos en las instituciones y mayor el sentido de responsabilidad individual

Esto quiere decir que solo habrá un responsable absoluto o directo por el buen o mal funcionamiento de una dependencia y en consecuencia de todas las estructuras que comprenda cada una de ellas es decir cada división gerencia etc. debe tener un solo jefe.

Principio de autoridad responsabilidad

En este principio, también conocido como gradual o jerárquico el grado de responsabilidad debe correr pareja con la autoridad necesaria para realizar la función que ha sido delegada por eso la autoridad que se otorgue a un empleado o funcionario debería ser proporcional a la responsabilidad de su trabajo la autoridad y la responsabilidad son como las dos caras de una misma moneda.

La autoridad se delega lo que no se delega son las responsabilidades por lo tanto. La delegación de autoridad no significa de ninguna manera asignar responsabilidad la cual en la última instancia, es solo del jefe, por todo lo que haga o se deje de hacer.

Principio de división del trabajo

Algunos lo llaman ¨agrupación de actividades homogéneas ¨u ¨ homogeneidad de las ares ¨ otros lo llaman de ¨especialización ¨

Una estructura de organización será más efectiva y eficiente cuando mejor refleje las labores o actividades necesarias para alcanzar los fines de una empresa y en cuanto facilite su coordinación y en la medida que los cargos y posiciones individuales se ajusten mejor a la capacidad y motivación de la gente que lo desempeña según este principio las tareas similares o relacionadas deben agruparse en lo posible en una unidad de una organización primaria o en sus subdivisiones posteriores así se evita la duplicación de actividades o de funcionamiento de las mismas en varias unidades primarias

Condiciones para organizar

Si estableciéramos una relación en la que aparecieran los noventa y seis principios a los que se le ha aludido anteriormente determinar por diferentes autores mediante un simple examen encontraríamos que muchos de ellos en su enunciado pueden tener formas diferentes pero que su interpretación de fondo es la misma dando lugar a repeticiones.

De otro lado se encontraron que algunos de ellos están incluidos dentro de las explicaciones de otros que tiene la apariencia de mayor amplitud pero lo que parece real, es que todos ellos guardan relación entre si y que su establecimiento debe estar condicionado a:

A) la organización es un arreglo conforme a presiones interiores y exteriores que vive el ejecutivo o racionalizador, de acuerdo a sus propias preferencias y las necesidades particulares del organismo

B) la organización es una fuerza viva dinámica, frecuentemente surgen cambios tecnológicos donde la composición del personal y equipo de la organización se altera a menudo, e índice que los cambios de dirección de la organización cualquier cambio que se efectué para obtener un resultado , altera inevitablemente las actividades de organización , por lo que se requiere de un frecuente reanálisis.

c) la organización se compone inicialmente de individuos que responden a estímulos razón por la cual es también algo cambiante algo que se encuentra en constante renovación en un segundo plano no debe dejarse de considerar el equipo particularmente en organización de tipos especiales .

d) la organización debe estructurarse par que con ella se puede cumplir la misión u objetivo general de la empresa y no debe pretenderse lo contrario es decir que con una organización establecida se pueda cumplir la misión

Proceso de organizar (estructura)

El proceso de dar una estructura a una institución o empresa de carácter económico-productivo, es lo que se le conoce también con el nombre de Organimetría

Una buena estructura es indispensable para que la eficacia de la gestión ya que sirve de marco a las responsabilidades a la relaciones internas y la actividades de todos los miembros de la dirección

Cuando se requiere organizar una empresa nueva, igual que cuando se requiere reorganizar una ya existente es importante conocer la existencia de tres requisitos fundamentales, estos son:

a. Conocer el objetivo (misión de la empresa)

b. La dirección o gerencia de la empresa. si es nueva la estructura que va a integrar

c. Las diversas actividades que habrá que realizar

EL PLAN DE ACCION Y LA ORGANIZACIÓN

Relación entre el Plan de Acción y la Organización

La estandarización, los cambios en los métodos y las tendencias actuales en el comercio y las industrias de las empresas han impuesto nuevas pautas y puntos de vista.

Una clara identificación de estos cambios es la aparición de PLANES DE ACCION.

El plan de acción no se otra cosa que una declaración precisa y clara de la finalidad que persigue la empresa o entidad, es decir, una relación escrita que da pautas y que norma los procedimientos que han de seguirse para que el organismo cumpla con la misión u objetivo para el cual ha sido creado , es “ cosa de algo que hacer y cómo hay que hacerlo” .

Los planes de ejecución, son generalmente formulados por los elementos directivos de la empresa. Normalmente se formula un plan general de organización y tantos planes alternos como lo requiera el volumen de la empresa. Cuando se trata de establecer un Plan de Organización, se debe tener en cuenta que este determinara las normas generales bajo las cuales ha de funcionar el organismo considerado ; por lo tanto, su preparación por parte de los directivos , deberá hacerse en base a un conocimiento bien profundo de la misión u objetivo de la empresa , y sobre todo , en base a las habilidad que evidencia el Gerente , ya que un plan mal orientado traerá como consecuencia una desviación del propósito definido que se persigue.

La ejecución de un Plan de Acción

Un plan de acción en sí, solo representa un documento que no tiene mayor fuerza o vigor, si no es aplicado. Para que un plan de acción surta efecto, es necesario que se aplicado y luego apoyado o impuesto por la acción directa. Un plan de acción surtirá efecto cuando más eficaz sea la acción directa.

Las personas que tengan a cargo un plan de acción y su ejecución, deberán hacer uso de gran habilidad, conocimiento exacto de lo que representa y de lo que se quiere lograr con él ; para esto , hay que tener gran decisión porque los resultados adecuados , se lograran solo por la voluntad que imponen en esta función , los encargados de hacerla cumplir.

Los elementos Fundamentales

Para establecer un Plan de Acción deberá tenerse en cuenta, ciertos elementos fundamentales. Los grados de responsabilidad, la división del trabajo y la asignación de los deberes, constituyen la base de la organización, y por ende, de los planes de acción.

Estos elementos fundamentales son: La autoridad y la responsabilidad, la división del trabajo, el control y la coordinación.

La Autoridad y la Responsabilidad

La autoridad se manifiesta en forma descendente, desde el más alto directivo hasta el más simple empleado. Este sentido de autoridad, es denominado “Línea de Autoridad “de Mando o de instrucción. En cambio la responsabilidad se manifiesta en sentido inverso, o sea ascendente, desde el simple empleado hasta el más alto directivo, este sentido de responsabilidad es denominado “ Línea de Responsabilidad “ o “ Línea de ejecución” .

Mientras la Línea de Autoridad sirve para dar las órdenes o directivas, la línea de responsabilidad sirve para alcanzar o elevar los informes, así como para dirigir peticiones.

La División del Trabajo

Hay que tener en cuenta ciertos límites que deben ser respetados:

 El trabajo no debe subdividirse tanto, al extremo que las tareas que se impongan no lleguen a ser realizadas en una faena normal de trabajo.

 No debe subdividirse el trabajo, si con ello se afecta la tecnología y las costumbres.

 La subdivisión no debe afectarse al extremo que haya necesidad de efectuar una subdivisión orgánica.

-La asignación de deberes es necesaria porque:

 Las diferentes capacidades que tienen los hombres para cada trabajo específico.

 La cantidad de trabajo que hay que realizar.

El Control

Se evalúan los resultados obtenidos en la relación con lo planeado a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar el entorno y el desempeño dela empresa.

También se define como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente.

La Coordinación

La coordinación representa ciertos problemas que el plan de acción organizacional debe considerar para evitar los razonamientos por la lealtad del personal de cada nivel hacia sus respectivos jefes; para tal efecto, el plan debe considerarse las medidas necesarias para desarrollar el espíritu de cuerpo. Suprimiendo las posibilidades de rivalidades y cultivando el interés global de la empresa.

La coordinación vertical significa que las personas de los diferentes niveles trabajen conjuntamente. Cada funcionario ejerce sobre sus subordinados una supervisión adecuada que permita comprobar que todos los esfuerzos tienden a un fin común y debe saber lo que hace cada persona que de él depende.

La coordinación horizontal, significa que las personas que integran los diferentes niveles, deben trabajar eficientemente, relacionándose unos con otros , para lograr el objetivo de la empresa .

LOS DIEZ NIVELES DE LA BUENA ORGANIZACION

1. Asignar a cada miembro de la dirección, responsabilidades bien definidas.

2. Combinar las responsabilidades con la autoridad correspondiente.

3. No modificar el campo de responsabilidades de un puesto, sin que todos los interesados comprendan el alcance de dicha modificación.

4. Ningún jefe de servicio o empleado, desde el momento en que ocupa un punto en la organización debe recibir órdenes formales de una autoridad.

5. Hacer aprobar por la superioridad (autoridad inmediata) las promociones. Modificaciones de salarios y medidas disciplinarias.

6. Ningún litigio o diferencia entre jefes de servicio o empleados respecto a las responsabilidades y la autoridad es demasiado insignificante que no exija una puntualización pronta o juiciosa.

7. Dirigir en privado, mientras sea posible, las críticas a los subordinados. En ningún caso críticas a un subordinado en presencia de un jefe de servicio o de empleador de categoría igual al inferior.

8. No dar una orden a un subordinado, sin contar con su jefe responsable. Vale más sustituir al jefe en cuestión.

9. No exigir ni esperar buenos resultados de un jefe de servicio o de un empleado que sea al mismo tiempo el adjunto y el crítico de cualquier persona.

10. Todo jefe de servicio cuyo trabajo se haya sometido a una inspección regular debe en cuanto sea posible, disponer de la ayuda y de los medios materiales necesarios que la permitan verificar por si mismos la calidad de su trabajo.

CONCLUSIONES

Toda organización debe ser DINAMICA.

En la formulación de un organigrama, juega un papel importante la PERSONALIDAD DEL RACIONALIZADOR , porque a través de él , le dará ciertos toques característicos .

Mientras la LINEA DE AUTORIDAD sirve para dar órdenes, la LINEA DE RESPONSABILIDAD sirve para elevar los informes o dirigir problemas.

En el plan de acción de una empresa no se debe copiar de otra, ya que variaran de acuerdo al número de empleados, la variedad de productos y otras características.

La supervisión y el control están relacionadas con las “LINEAS DSE COMUNICACIÓN”.

Debe buscarse que toda organización sea EQUILIBRADA.

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