Procedimiento para control de cotizaciones de proveedores

Procedimiento para control de cotizaciones de proveedores

Este procedimiento tiene como objetivo mantener controladas y actualizadas las cotizaciones de proveedores a manera de poder consultarlas rápidamente en cualquier momento así como vigilar su validez.

Solicitud, Aprobación y Seguimiento

1.   Toda solicitud de cotización deberá ser previamente analizada por Diana Owen y Denis Vargas para determinar la seriedad y situación del cliente. Determinaran si la experiencia tenida con el propietario de la unidad permite considerar como viable el proyecto solicitado. No deberán solicitarse cotizaciones cuando sin que se tenga la expectativa de que se realice el proyecto y se cuente con fondos suficientes para realizarlo.

2.   El listado de Proveedores Preferidos servirá siempre como base para la identificación del proveedor a contactar. Cuando se requiera un nuevo proveedor, este deberá ser plenamente investigado para determinar confiabilidad en cuanto a calidad, honestidad y experiencia. Una vez confirmados estos puntos se aumentara  al listado mencionado. A  continuación el Listado actualizado:

1. Víctor Olivares  etc. etc.

3.   Al recibir toda cotización ya sea por vía telefónica, electrónica o físicamente, se deberá enviar inmediatamente, por correo electrónico, cuando menos  a Diana Owen y a Esteban Morales.

4.   Una copia de la cotización se archivara en el folder correspondiente conforme al tipo de trabajo solicitado. Deberán abrirse un archivo para cada uno de los siguientes conceptos, aumentando cualquier nuevo concepto que se requiera.

1. Construcción/Remodelación
2. Plomería y Electricidad
3. Carpintería
4. Sistemas Hidráulicos
5. Herrería
6. Instalaciones de Gas
7. Pisos (instalación, reparación y mantenimiento)
8. Albercas
9. Puertas Automáticas
10. Instalaciones Electrónicas
11. Jardinería
12. TV Cable
13. Aires Acondicionados
14. Persianas/Cortinas
15. Lavado Ventanas

Procesamiento

5.   Al someterse toda cotización al propietario correspondiente para su autorización, invariablemente deberá aumentarse el valor de la supervisión del proyecto así como la leyenda: “Esta cotización tendrá una validez de 90 días. A partir de esa fecha deber solicitarse nueva cotización para verificar que los precios no han aumentado”.

6.   Se archivaran las cotizaciones dentro de cada archivo en orden cronológico con la fecha más antigua al frente y la más reciente al fondo.

7.   Dentro de los últimos tres días de cada mes, se eliminara toda cotización que refleje una antigüedad mayor a los 90 días reportando aquellas que estén vencidas.

Aplicación

8.   Al ser autorizada una cotización por el propietario correspondiente, se informara al proveedor en qué fecha podrá iniciar el trabajo, determinando de mutuo acuerdo la fecha en que deberá concluirse, informando al responsable de su supervisión.

9. El encargado de dicha supervisión coordinara todo aspecto del trabajo, hasta su cumplimiento, con el proveedor e inspeccionara al terminarse, informando la aceptación o falta de la misma a Administración.                                              

10.  Administración comparara el documentado presentado a cobro por el proveedor con la cotización original para poder realizar el pago.

11.  Una vez realizado el pago, toda la documentación deberá incluirse en el expediente del cliente correspondiente.

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