Procedimientos para el control de documentos
Enviado por Magnnygs1995 • 3 de Marzo de 2016 • Documentos de Investigación • 615 Palabras (3 Páginas) • 115 Visitas
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos y criterios a seguir durante el proceso de control de documentos que hagan parte de la norma NTS-AV1 y AV2 para la agencia VIAJES RABBIT LTDA.
2. ALCANCE
Aplica a toda la documentación que forma parte de la empresa asegurando su efectividad.
3. DEFINICIONES
DOCUMENTO: Información y medio de soporte.
DOCUMENTOS CONTROLADOS: Son todos los documentos generados que forman parte de la norma AV 01 y AV 02, sujetos de actualización cuando el original sufra cambios.
DOCUMENTOS NO CONTROLADOS: Son aquellos que no son controlados en su distribución y por lo tanto no requieren de una actualización cuando el original sufra cambios.
DOCUMENTOS INTERNOS: Son todos los documentos adicionales que son requeridos por la organización para asegurar la efectiva planeación, organización y control de sus procesos.
DOCUMENTOS EXTERNOS: Son documentos que pertenecen a entidades externas de la agencia.
CENTRO DE DOCUMENTACION: Es el lugar donde se coloca en papel de la norma AV01 y AV02.
PROCEDIMIENTO: Forma especifica de llevar a cabo una actividad o un proceso.
REGISTRO: Documento que proporciona resultados conseguidos o proveen evidencias de las actividades efectuadas.
4. RESPONSABLE
- Coordinador de calidad
5. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE |
4.1 Elaboración de los Documentos. | Clasificación de los Documentos:
El coordinador de calidad y el Comité de Calidad administran los documentos de la agencia Viajes Rabbit Ltda. | Coordinador de calidad |
4.2 Revisión de Documentos | El responsable de la elaboración de los documentos los somete a una revisión por parte del representante o coordinador que corresponda, quien verifica el contenido de los documentos. Si los documentos cumplen con los requerimientos técnicos significa que el documento ha sido revisado, esta actividad es evidenciada en las actas de comité de calidad. | Coordinador de calidad |
4.3 Aprobación | Una vez revisado el documento es aprobado por el comité de calidad. Todos los documentos vigentes de la agencia de viajes son controlados en el formato listado de control de Documentos. | Coordinador de calidad |
4.4 Almacenamiento | El coordinador de calidad archiva en el centro de la documentación del área correspondiente. | Coordinador de calidad |
4.5 Difusión | El responsable del documento lo difunde al personal involucrado mediante una de las siguientes formas:
| Coordinador de calidad |
4.6 Vigencia | Se consideran documentos vigentes solo aquellos que están aprobados en las reuniones de comité de calidad y que están contenidos en el centro de documentación de cada área. | Coordinador de calidad |
4.7 Implementación | Es el periodo transcurrido en el que las disposiciones del documento se llevan a cabo y se generan los registros correspondientes. | Coordinador de calidad |
4.8 Modificación | Si durante la implementación se requiere hacer cambios a la documentación las realiza el responsable del mismo, siguiendo los puntos mencionados anteriormente, se actualizara el numero de versión y se registra la descripción de los cambios al final del documento. | Coordinador de calidad |
4.9 Revisión Anual. | Todos los documentos serán revisados cada año con el objeto de asegurar su adecuación, si hay algún cambio se procede a los puntos 4.1, 4.2, 4.3. Y 4.8. | Coordinador de calidad |
4.10 Documentos Internos | Son elaborados de acuerdo a los requerimientos de operación de cada área y deben contener como mínimo los siguientes datos para su control:
| Coordinador de calidad Coordinador de calidad |
4.13 Criterios para el Control de los registros. | Los registros que se generan en las diferentes áreas de la Agencia de viajes son controlados en el listado de registros teniendo los siguientes parámetros:
| Coordinador de calidad |
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