Procedimiento control de documentos

1. OBJETIVO

Elaboración, modificación y control de los documentos del sistema de gestión de SST y determinar la información que debe contener cada uno de ellos; así como la metodología para la identificación y conservación de los registros del sistema de gestión.

1. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la documentación y registros del Sistema de Gestión y a los documentos externos requeridos para dar cumplimiento al sistema.

1. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• FOR-HSE-009 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
• FOR-HSE-00X CONTROL DE CAMBIOS x CREAR

1. RESPONSABILIDADES

GERENCIA

Responsable de la aprobación de los documentos del sistema de gestión

RESPONSABLE DEL SGST

• Es responsable de elaboración, edición, revisión, actualización y aprobación  de los documentos del sistema de gestión.
• Asignar la codificación de los documentos del sistema de gestión y su control.
• Realizar la distribución de la documentación de sistema de gestión y garantizar que esté disponible en las áreas en que se requiere.
• Control de la modificación de los documentos del sistema de gestión
• Destrucción de los documentos obsoletos en los puestos de trabajo

TODAS LAS GERENCIAS Y DIRECCIONES DE AREA

•  Definir y determinar los procedimientos de trabajo que se requieren para la ejecución de las actividades en su área.
•  Aportar ideas sobre posibles modificaciones a procedimientos relacionados con su trabajo y cambios en la documentación del sistema de gestión
•  Efectuar junto al personal a su cargo, cambios o modificaciones de procedimientos y formatos utilizados en su área de trabajo, teniendo para ello acceso a la información pertinente.
• Responsables de la divulgación de los procedimientos al personal relacionado con el mismo.

1. DEFINICIONES

Documento: Información consignada en un medio de soporte (papel, disco magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o combinación de estos) Ej: Procedimiento documentado, registro, etc.

Documento interno: Documento que elabora la organización para el Sistema de Gestión de SST.

Documentos externos: Son aquellos emitidos por las organizaciones diferentes a la nuestra, pero que de una u otra forma influyen en el sistema de gestión de SST.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

Instrucción: Forma detallada de llevar a cabo una tarea.

Formato: Plantilla para registrar información de una actividad o de un resultado. Una vez diligenciado es un registro, el cual proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas dentro del sistema de gestión de SST

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o que proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

Versión: Es la identificación del estado actual del documento.

1. CONDICIONES GENERALES

• La solicitud de  cambios en los documentos es responsabilidad de las gerencias y direcciones de área.
• Para realizar un cambio en los documentos se solicita el mismo a la gerencia o coordinación HSE de SST por correo electrónico.
• En el documento colocar en letra ROJA lo que se desea eliminar y en letra AZUL lo que se va a adicionar.
• Pasa al director o jefe de área para aprobación de los cambios y este envía el archivo a la Gerencia de SST, previa elaboración del formato Control de cambios.
• Gerencia o coordinación HSE de SST realiza los cambios, verificando que cumplan con los requisitos establecidos en el sistema de gestión.
• Gerencia o coordinación HSE SST, hace la divulgación del documento modificado, en medio físico o medio magnético y el director del área que solicita el cambio es el encargado de la socialización del mismo.
• Los documentos obsoletos serán identificados con una marca indeleble, y pueden ser usados como consulta.
• Los documentos externos serán controlados en una lista maestra, por fecha y vigencia de los mismos.
• Los documentos del sistema serán manejados en medio magnético y/o medio físico.
• Los registros serán manejados en medio físico o magnético de acuerdo a la necesidad del área.
•  La documentación del Sistema de Gestión  puede conservarse en medio magnético si no está en uso o no es necesaria su impresión.
• Todos los documentos del sistema de gestión integral deben ser impresos a doble cara.
• Todo documento controlado que sea descargado e impreso se considera no controlado.

1. IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS  Y REGISTROS INTERNOS

Todos los documentos y registros internos que se generen dentro del sistema de gestión estarán identificados con un código y un nombre.

7.1 Codificación

La codificación de los documentos y registros tendrá la siguiente estructura:

Ejemplo 1: FOR-HSE-001.                  Formato número uno del proceso de HSE

7.2 Versión

La versión de un documento oficial debe corresponder con la que se encuentran en el listado maestro de documentos y registros.

7.3 Fecha

Los documentos y registros utilizaran una fecha que corresponde a la fecha de aplicación del documento, la cual debe corresponder con la que se encuentran en el listado maestro de documentos.

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