Procedimiento control de documentos

1. OBJETIVO

Elaboración, modificación y control de los documentos del sistema de gestión de SST y determinar la información que debe contener cada uno de ellos; así como la metodología para la identificación y conservación de los registros del sistema de gestión.

1. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la documentación y registros del Sistema de Gestión y a los documentos externos requeridos para dar cumplimiento al sistema.

1. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• FOR-HSE-009 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
• FOR-HSE-00X CONTROL DE CAMBIOS x CREAR

1. RESPONSABILIDADES

GERENCIA

Responsable de la aprobación de los documentos del sistema de gestión

RESPONSABLE DEL SGST

• Es responsable de elaboración, edición, revisión, actualización y aprobación  de los documentos del sistema de gestión.
• Asignar la codificación de los documentos del sistema de gestión y su control.
• Realizar la distribución de la documentación de sistema de gestión y garantizar que esté disponible en las áreas en que se requiere.
• Control de la modificación de los documentos del sistema de gestión
• Destrucción de los documentos obsoletos en los puestos de trabajo

TODAS LAS GERENCIAS Y DIRECCIONES DE AREA

•  Definir y determinar los procedimientos de trabajo que se requieren para la ejecución de las actividades en su área.
•  Aportar ideas sobre posibles modificaciones a procedimientos relacionados con su trabajo y cambios en la documentación del sistema de gestión
•  Efectuar junto al personal a su cargo, cambios o modificaciones de procedimientos y formatos utilizados en su área de trabajo, teniendo para ello acceso a la información pertinente.
• Responsables de la divulgación de los procedimientos al personal relacionado con el mismo.

1. DEFINICIONES

Documento: Información consignada en un medio de soporte (papel, disco magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o combinación de estos) Ej: Procedimiento documentado, registro, etc.

Documento interno: Documento que elabora la organización para el Sistema de Gestión de SST.

Documentos externos: Son aquellos emitidos por las organizaciones diferentes a la nuestra, pero que de una u otra forma influyen en el sistema de gestión de SST.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

Instrucción: Forma detallada de llevar a cabo una tarea.

Formato: Plantilla para registrar información de una actividad o de un resultado. Una vez diligenciado es un registro, el cual proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas dentro del sistema de gestión de SST

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o que proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

Versión: Es la identificación del estado actual del documento.

1. CONDICIONES GENERALES

• La solicitud de  cambios en los documentos es responsabilidad de las gerencias y direcciones de área.
• Para realizar un cambio en los documentos se solicita el mismo a la gerencia o coordinación HSE de SST por correo electrónico.
• En el documento colocar en letra ROJA lo que se desea eliminar y en letra AZUL lo que se va a adicionar.
• Pasa al director o jefe de área para aprobación de los cambios y este envía el archivo a la Gerencia de SST, previa elaboración del formato Control de cambios.
• Gerencia o coordinación HSE de SST realiza los cambios, verificando que cumplan con los requisitos establecidos en el sistema de gestión.
• Gerencia o coordinación HSE SST, hace la divulgación del documento modificado, en medio físico o medio magnético y el director del área que solicita el cambio es el encargado de la socialización del mismo.
• Los documentos obsoletos serán identificados con una marca indeleble, y pueden ser usados como consulta.
• Los documentos externos serán controlados en una lista maestra, por fecha y vigencia de los mismos.
• Los documentos del sistema serán manejados en medio magnético y/o medio físico.
• Los registros serán manejados en medio físico o magnético de acuerdo a la necesidad del área.
•  La documentación del Sistema de Gestión  puede conservarse en medio magnético si no está en uso o no es necesaria su impresión.
• Todos los documentos del sistema de gestión integral deben ser impresos a doble cara.
• Todo documento controlado que sea descargado e impreso se considera no controlado.

1. IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS  Y REGISTROS INTERNOS

Todos los documentos y registros internos que se generen dentro del sistema de gestión estarán identificados con un código y un nombre.

7.1 Codificación

La codificación de los documentos y registros tendrá la siguiente estructura:

Ejemplo 1: FOR-HSE-001.                  Formato número uno del proceso de HSE

7.2 Versión

La versión de un documento oficial debe corresponder con la que se encuentran en el listado maestro de documentos y registros.

7.3 Fecha

Los documentos y registros utilizaran una fecha que corresponde a la fecha de aplicación del documento, la cual debe corresponder con la que se encuentran en el listado maestro de documentos.

7.4 Presentación de los documentos internos

Las políticas, los manuales, los planes, los procedimientos y los registros deben elaborarse teniendo en cuenta la siguiente presentación.

1. Encabezado : Debe contener tres columnas, así:

Logotipo de SERVIPIÑUÑA S.A.S

Nombre del documento.

Código, versión y fecha de aplicación del documento.

[pic 3]

1. Pie de página: Debe contener  la numeración en la parte inferior derecha, indicando cantidad de páginas por documento.

1. Formato de los documentos:

Letra: Arial doce (12)

7.5 Contenido de los documentos

Los documentos deben dar en lo posible, respuesta a los siguientes interrogantes:

• Cómo, cuándo y dónde  se va a realizar la actividad.
• Quién es el responsable de realizar la actividad.
• Quién es el responsable de controlar la actividad
• Registros de la actividad (cuando sea aplicable)

7.5.1 Cuerpo del documento

Objetivo: Numeral en donde se explica el objetivo o propósito que tiene el documento.

...