Procedimiento de Control de Documentos

PROCEDIMIENTO NORMATIVO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

1.         OBJETIVO.

Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión de Integral en INTEGRADORA DE PERFORACIONES Y SERVICIOS, S.A. DE C.V., en cumplimiento con los requisitos de las normas internacionales  ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

2.         ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión Integral, incluyendo aquellos documentos necesarios para la eficaz planificación, operación y control de los procesos.

Aplica desde su elaboración, revisión, aprobación, distribución, control de cambios y disponibilidad de los documentos internos y externos físicos y/o electrónicos.

3. FUNDAMENTO LEGAL.

3.1 ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Punto 4.2.3

3.2 ISO 14001:2004, Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos. Punto 4.4.5

3.3 OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisitos. Punto 4.4.5

4.         DEFINICIONES.

4.1. SGI: Sistema de Gestión Integral

4.2. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de las mismas. Un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “Documentación”.

4.3 Documento Controlado: Documento aprobado y vigente.

4.4 Documento Interno: Documento elaborado, revisado y aprobado que forma parte del Sistema de Gestión Integral.

4.5 Documento Externo: Documento de origen externo identificado y controlado; necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión Integral de la organización, tales como normas legales, reglamentos, directivas, ordenanzas municipales, normas técnicas, libros de consulta, entre otros.

4.6. Manual de Gestión Integral: Documento que declara el SGI de la empresa.

4.7 Registro: Documento que declara los resultados logrados o proporciona la evidencia de las actividades realizadas.

4.8. Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso, mismo que puede ser documentado o no.

4.9 Formato: Documento pre-establecido donde se registra información relacionada con las actividades de aseguramiento y/o control de un proceso.

4.10 Especificación: Documento que declara requerimientos.

4.11 Directrices: Documento que establece recomendaciones o sugerencias.

4.12 Plan de Gestión Integral: Documento que especifica los elementos del SGI y los recursos que han de ser aplicados en un caso particular.

5.         RESPONSABILIDADES.

5.1 Es responsabilidad de la Gerencia la correcta aplicación de este procedimiento la aprobación y firma de los documentos del SGI y proporcionar los recursos necesarios para el desarrollo del presente procedimiento.

5.2 En el caso de un documento Externo, es responsabilidad del Personal de cada Área identificar el documento e informar al Coordinador de Calidad la emisión actual del documento para su debido control (MLM-IPSF-15-05).

5.3 Es responsabilidad de los procesos controlar la distribución de los documentos de origen externo y modificaciones relacionados con el SGI; asegurar que solo los documentos vigentes son emitidos a las áreas, y que los documentos obsoletos son retirados inmediatamente.

5.4 Es responsabilidad del Coordinador de Calidad, controlar los documentos internos y modificaciones relacionados con el SGI; asegurar que solo los documentos vigentes son emitidos a las áreas, y que los documentos obsoletos son retirados inmediatamente y si se requiere mantenerlos, asegurar que sean identificados apropiadamente y asegurar que las aprobaciones del documento son autorizadas antes de su distribución.

5.5 Es responsabilidad de los Usuarios, elaborar y revisar los documentos del SGI de su área, firmarlos y entregarlos al Coordinador de Calidad, para la elaboración de los documentos relacionados a su cargo.

6. PROCEDIMIENTO.

6.1 La elaboración de un nuevo documento o actualización del mismo es derivado de diversos factores como son:

• La revisión del procedimiento
• Necesidad de elaborar un procedimiento para una nueva actividad
• Resultado de auditorías
• Acciones Correctivas o Preventivas
• Cambios en los procesos o requisitos del cliente.

6.2 En el caso de la documentación que se desarrolla en Pozo, ésta se puede adecuar a los lineamientos establecidos por el cliente en cuanto a sus formatos y documentación propia.

6.3 La documentación del SGI se mantendrá disponibles en el área de HSE para su consulta y acceso de todos los trabajadores que laboran en IPS.

6.4 Los documentos se revisarán anualmente y cuando sea necesario se actualizaran y aprobaran nuevamente conforme a este procedimiento con soporte del procedimiento MPN-IPSF-05-07.

6.5 Los documentos de origen externo que se determinan para la planificación y operación del SGI se identifican por su nombre y fecha de emisión, se controlan mediante una lista de documentos externos (MLM-IPSF-15-05) y se comunican por las áreas usuarias para evitar el uso obsoleto de alguno de ellos.

6.6 Cuando se requiera conservar un documento obsoleto en papel, se deberá sellar con una leyenda de “obsoleto”, a mano. En caso de ser electrónico se archivará dentro de una carpeta con el mismo nombre.

6.7 Es responsabilidad del Coordinador de Calidad, asegurarse que los documentos y procedimientos son legibles y están fácilmente identificables.

6.8 Las copias se distribuirán conforme lo establezcan el usuario que elabora y el Coordinador de Calidad.

6.9 Cuando se requieran los documentos en medios electrónicos, se controlarán mediante la solicitud de un correo electrónico, y el Coordinador de Calidad mantendrá registros de los documentos entregados al personal correspondiente.

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