Proceso de Toma de Ramos Delimitar la Problemática: Toma de ramos en la Universidad.

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Proceso de Toma de Ramos

Delimitar la Problemática: Toma de ramos en la Universidad.

CONTEXTO.

En la Universidad Tecnológica Metropolitana (UTEM), los estudiantes deben tomar cada semestre los ramos académicos correspondientes a través del mecanismo online en la página postulacion.utem.cl, en la que cada estudiante tiene un usuario y contraseña única para poder ingresar y solicitar los ramos disponibles.

Para realizar la toma de ramos se debe realizar lo siguiente:

1. La universidad informa la fecha para la “solicitud de asignaturas”, que consta de dos periodos.

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1. En cualquier momento dentro del primerperiodo, el estudiante debe ingresar al sistema con su usuario y contraseña, el usuario es el RUT sin el dígito verificador, la contraseña es escogida por cada alumno.

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1. Luego, en la pestaña “Inscripción de asignaturas” se ingresa en“Solicitud Inscripción Asig”

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1. Una vez dentro se seleccionan los ramos ofertados, cada uno tiene un código que lo identifica. Si hay más de una sección, se escoge de acuerdo al horario y/o profesor que más convenga a cada uno, en caso de que se muestren los profesores que impartirán el ramo.[pic 5]

1. Se pueden escoger como máximo 6 ramos por semestre, siempre que se cumpla con los requisitos de cada uno, no exista tope de horario entre ellos y no haya una diferencia de más de tres niveles (semestres) entre dos ramos distintos.

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1. Si no cumples con los requisitos anteriormente indicados (avance de malla, tope de horario y sobre cupo) se rechazan los ramos y debes realizar la solicitud a través del jefe de carrera manualmente.

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1. En caso de ocurrir cualquiera de las excepciones anteriores es deber del  jefe de carrera analizar y dar solución a cada petición realizada en el segundo periodo del proceso (?) llamado “Periodo de ajuste carga académica”.

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En particular, a fin de simplificar el análisis de los estudiantes, se realizarán estudios a través de una encuesta a 60 estudiantes de la carrera Ingeniería Civil Industrial cursando el cuarto año. Con esta encuesta se busca obtener sus experiencias dentro de la toma de ramos a lo largo de su trayecto en la universidad. Se buscará la frecuencia de cuatro deficiencias que como grupo consideramos más comunes dentro de este proceso, las cuales son:

1. Pocas secciones y/o cupos: Esta deficiencia se ve por las pocas secciones ofertadas por la escuela de cada carrera, y/o a la cantidad de cupos disponibles para una sección; en más de una ocasión el total ofertado no ha alcanzado a cubrir el total de estudiantes que solicitan el ramo. Esto conlleva que alumnos queden sin sección y a su vez atraso en su inicio de semestre o incluso, al no entregan una solución, retraso en su malla.

1. Colapso del sistema (papeleta): Cuando al alumno se le rechazan los ramos por sistema (software), ya sea por tope de horario, avance de malla o cupos, estos deben dirigirse a la escuela y solicitar los ramos a través de una papeleta. La principal deficiencia de este proceso es que la escuela colapsa de alumnos en la misma situación, ya que este sistema lo debe realizar el jefe de carrera de forma manual (uno a uno).

1. Colapso sistema (sofware): Cuando se abre el proceso de inscripción de toma de ramos en un tiempo determinado por la universidad (aproximadamente un mes), todos los alumnos ingresan al sistema los primeros días lo que genera un colapso en la plataforma. Esta se debe a que no están definidos los criterios de aceptación de los ramos.

1. Tope de horario: Al solicitar los ramos ofertados y luego verificar el horario en conjunto de todas las clases correspondientes a los ramos. La deficiencia de esto es que algunos ramos tienen clases en el mismo día y a la misma hora, por lo que el sistema automáticamente te rechaza ambos ramos.

Análisis preliminar:

Consideramos que al solucionar la deficiencia “POCAS SECCIONES Y/O CUPOS” se solucionarían 3 de 4 problemas (pocas secciones y/o cupos, colapso del sistema y tope de horario), ya que los tres tienen relación con la parte de gestión, realizada por el jefe de carrera y quienes deciden la cantidad y disposición de las secciones de cada ramo. Si se aumentara la cantidad de cupos y secciones sería considerablemente menor la cantidad de alumnos rechazados por esta razón, por lo que no necesitarían hacer papeleta. Por otro lado, al tener más opciones se podrían entregar opciones de horario flexibles y que no topen.

Debido a la manera en que está planteada la deficiencia 3) no se solucionaría al aumentar las secciones, sino que se debería mejorar la calidad de la página, o distribuir a lo largo del primer periodo el momento en que tomara ramos cada carrera, facultad o sede, a fin de evitar el colapso.

HERRAMIENTA: HISTOGRAMA

En la universidad tecnológica metropolitana (UTEM),  se han encontrado varios deficiencia en la toma de ramos. De un total de 60 encuestados, el  numero de defectos fue 170 y los defectos encontrados fueron los siguientes: Pocas secciones y/o cupos 56; colapso de sistema por papeleta 49; colapso de sistema por software35; tope de horario 30. Con esta situación haremos un análisis utilizando histograma.

A continuación, para una mejor visualización de los datos obtenidos se realiza un gráfico de Histograma deficiencia v/s frecuencia.[pic 9]

Según la herramienta aplicada se puede observar que la deficiencia más ocurrente dentro de la problemática de toma de ramos es la de “Pocas secciones o cupos” con un 32,94%, le sigue el “colapso del sistema a través de la papeleta” con un 28,82%, luego se observa el“colapso de sistema software” con un 20,59 y finalmente la deficiencia de “tope de horario” con un 17,65%.

Como se puede ver en este gráfico nos conviene atacar principalmente a la deficiencia de más alta frecuencia, en este caso “pocas secciones o cupo.

Levantamiento De Proceso.

El documento que muestra el proceso de toma de ramos de los alumnos de la UTEM, se encuentra adjuntado bajo el nombre de “bizagi, toma de ramos.bpm”.

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Imagen de referencia

Analizar la situación real y reconocer las causas

El Ishikawa favor de abrir en archivo adjunto “Ishikawa toma de ramos Utem”

La problemática principal de nuestro Ishikawa tiene directa relación con la herramienta de calidad utilizada en este trabajo.  La deficiencia de vacantes en las secciones para cualquier ramo dentro de la malla curricular de Ing. Civil Industrial se da  a consecuencia de que los profesores part-time tiene poca disponibilidad horaria puesto que trabajan en diversas Universidades por ende tienen responsabilidades en más casas de estudio. Otro factor es que muchos no disponen de un lugar físico para atender por lo que conseguirse una sala o un espacio algunas veces puede ser complicado.

Por otro lado los profesores de planta son muy escasos lo que implica pocas secciones que a su vez no pueden aumentar ya que estas piden como requisito una cantidad mínima de alumnos para que se pueda abrir una nueva sección, pero como estamos en una malla rediseñada y somos pioneros es difícil por no decirlo imposible tener más de dos secciones con horarios distintos.

En cuanto a la infraestructura, el poder tener más salas facilitaría el aumento de secciones, elección de horarios y no habría rechazos por tope de horario o sobre cupos.

Finalmente es sabido que la tecnología ha permitido optimizar y automatizar procesos que antes se debían hacer manuales lo que demandaba mucho tiempo que podría ser destinado a otros fines.  La plataforma o software creado por la Universidad no da abasto para todos los alumnos que toman ramos en las fechas indicadas, no existen términos ni condiciones antes de tomar los ramos  y no se informa mediante algún correo eléctrico si los ramos solicitados han sido aceptados o rechazados lo que refleja la mala administración de la página por parte de los encargados de esta plataforma.

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