Proceso de estudios organizacionales

PROCESO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

El comportamiento organizacional es un campo de estudio en el que se investiga el impacto que individuos, grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las organizaciones, con la finalidad de aplicar estos conocimientos a la mejora de la eficacia de tales organizaciones. Es una disciplina científica a cuya base de conocimientos se agrega constantemente una gran cantidad de investigaciones y desarrollos conceptuales.

Etapas:

VISIÓN DEL ESTUDIO

Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y su propósito, esto es, para visualizar su razón de ser y el alcance de las acciones.

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

Determinación del factor de estudio:

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su cometido.

Fuentes de estudio:

Fuentes internas:

Órganos de gobierno

Nivel directivo

Nivel medio

Área afectada

Otras unidades administrativas

Unidades de mejoramiento administrativo

Comisiones, comités o grupos de trabajo

Recursos de información.

Fuentes externas:

Normativas

Competidores

Proveedores

Clientes o usuarios

Organizaciones líderes en el campo de trabajo

Organizaciones de otros campos de trabajo

Definición del objetivo del estudio:

Determinar con claridad el objetivo del estudio, tiene que ser específico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y la interacción con el ambiente.

Investigación preliminar:

Determinar la situación administrativa de la organización.

Lineamientos para orientar la investigación:

-Determinación de las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificación de los factores que requieren atención.

-Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.

-Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.

-Interrelación de las unidades administrativas y su vínculo con el entorno.

-Especificación del tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requiere para aportar elementos de apoyo al estudio.

-Estimación del tiempo y los recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para cumplir el objetivo del estudio.

Contenido de la Investigación:

-Información referente a las leyes, reglamentos, tratados, decretos, acuerdos, etc.

-Información sobre el campo de trabajo: como organigramas, manuales, etc.

-Información de otras organizaciones.

Preparación del proyecto de estudio:

Preparar el documento departida a fin de ponerlo en práctica; debe quedar integrado por los elementos siguientes:

• Propuesta técnica, que a su vez debe de incluir:

Naturaleza

Alcance

Justificación

Antecedentes

Objetivos

Estrategia

Acciones

Recursos

Costo

Resultados

Información complementaria

Autorización para realizar el estudio:

Se debe presentar el proyecto del estudio a la unidad administrativa responsable de la ejecución.

Integración del equipo de estudio:

El número fina de integrantes del equipo estará sujeto a los siguientes factores:

Naturaleza de la organización

Número de unidades administrativas que componen la estructura orgánica

Ámbito de funcionamiento

Número de empleados

Nivel técnico del personal

Nivel de desarrollo tecnológico

Cultura organizacional

RECOPILACIÓN DE DATOS

Debe de dirigirse hacia los hechos que permite conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización.

Requisitos básicos:

Específicos

Completos

Correctos

Pertinentes

Congruentes

Suceptibles de validarse

Actitud del grupo responsable:

• Debe llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del personal destinado al estudio

Técnicas de recopilación de datos:

• Investigación documental: Bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios etc.

• Consulta a sistemas de información: Acceso a sistemas computacionales que permitan recabar información interna o externa, enlazados a través de redes.

• Entrevista: Reunirse con una o varias personas y cuestionarlas para obtener información.

• Cuestionario: Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica.

• Observación directa: Recurso empleado en el área física donde se desarrolla el trabajo de la organización.

Integración de la información:

Resguardo: Incorporar la información a equipos de computo para salvaguardarla y facilitar su manejo (directorios, bases de datos, utilización de paquetes).

Clasificación:

Antecedentes: Contar con una referencia histórica para comprender mejor la situación actual.

Objetivos: Existencia de objetivos del área de estudio y congruencia con los de la organización.

Estructura orgánica: Que responda a las necesidades de trabajo.

Recursos presupuestales: Percepciones de la plantilla.

Normas y políticas: En documentos, del conocimiento del personal y si responde a las necesidades.

Funciones: Hasta qué grado las conoce el personal.

Instrumentos jurídico-administrativos: Manuales, reglamentos, oficios.

Infraestructura tecnológica: Sistemas de información y soporte técnico.

Equipo: Uso, condiciones y suficiencia.

Condiciones de trabajo: Observación de todos los aspectos que apoyen u obstaculicen las labores del personal (temperatura, iluminación etc).

Ambiente laboral: Conocer las relaciones humanas existentes para determinar el clima organizacional que prevalece.

Relaciones con el entorno: Opinión de clientes, usuarios, prestadores de servicio etc.

ANÁLISIS DE DATOS

Una vez registrados y recopilados los datos, deben someterse a un proceso de análisis o exámen crítico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las opciones de acción para su efectiva atención.

Naturaleza y propósito del análisis:

Es establecer los fundamentos para desarrollar las opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramienta administrativo en las mejores condiciones posibles.

Procedimientos de análisis:

-Conocer el hecho o situación que analiza

-Describir ese hecho o situación

-Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes

-Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento

-Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias.

-Definir las relaciones que operan entre los elementos, considerándolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada, sino que también son producto del ambiente que la rodea.

-Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender sus causas y el camino para su atención.

Técnicas e instrumentos de análisis:

Está integrado por los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida, con el fin de conocer todos sus aspectos y detalles.

Administración por objetivos: Identifica objetivos comunes para utilizarlos como guías en la operación.

Análisis de series de tiempo: Interpreta las variaciones en volúmenes, costos, producción etc.

Análisis de sistemas: Clasifica o interpreta hechos para recomendar mejoras a un sistema Correlación Determina el grado de influencio entre dos variables.

Análisis de costo-beneficio: Determina la forma menos costosa de alcanzar un objetivo Modelos de inventario Específica cuando y que cantidad de inventario debe tenerse.

Análisis de estructuras: Conocer los componentes de la estructura para optimizar su funcionamiento.

Modelos integrados de producción: Reduce costos con respecto a la fuerza de trabajo, producción e inventarios.

Árbol de decisiones: Traza en forma de árbol las alternativas que existen en los diversos cursos de acción

Muestreo: Infiere información a partir del estudio de una muestra representativa

Auditoria administrativa: Examen de la organización para precisar el nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Números índices: Mide las fluctuaciones de operaciones, errores, costos etc, a partir de una base

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