Proceso Básico De Estudios Organizacionales

Proceso Básico de Estudios Organizacionales

Para lograr este propósito, se requiere necesariamente de un marco general de referencia metodológico que permita identificar claramente los factores ajo estudio y analizar en forma ordenada y sistemática sus componentes del modo más racional posible utilizando las técnicas mas adecuadas.

1. Visión Del Estudio: Constituye la etapa inicial de un estudió organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito.

• Aproximación de conceptos: Cuando se enfrenta la necesidad de crear algo, transformarlo o simplemente cambiarlo se inicia una mecánica de pensamiento que en algún momento se convertirá en una iniciativa de cambio, una decisión.

El proceso para concebir e instrumentar una decisión es fundamental para garantizar que lo que pretende lograr con ellas sea congruente con la realidad, y por ende, tenga una expectativa de vida y de éxito probables.

Esta evolución conlleva una análisis capaz de centrar plenamente los conceptos y ordenados en forma tal que puedan ser revisados y recuperados cuantas veces sea necesario para poder precisar ideas básicas, ideas secundarias y efectos esperados de su integración.

Esta secuencia de captación, análisis y selección de ideas permite sentar las bases para definir la naturaleza, alcance, requerimientos y expectativas que se pretendan alcázar con su puesta en práctica.

• Evolución de una idea: El desarrollo conceptual y visual del pensamiento posibilita la captación, depuración y fortalecimiento de las ideas, para hacerlas crecer hasta madurar como productos siguiendo un orden lógico de sucesión e integración, como puede observarse en los apartados que se desagregan subsecuentemente.

• Percepción de la idea

Concepción: Imagen mental que se presenta en forma espontánea como resultado de la experiencia o conocimientos, esta fuertemente ligado a la creatividad, y representa el punto de partida para el desarrollo de cualquier tipo de estudio.

Examen Preliminar: Revisión e identificación de los puntos clave que servirán como marco referencial para desagregar una idea en términos de factibilidad dirección. La ejecución adecuada de este examen facilita la localización y reconocimiento de la idea central de la cual se derivara toda la estructura de pensamiento en función de un propósito específico.

Formulación de Preguntas: Cuestionamiento interior que se hace sobre los componentes ya alternativas de acción e interacción que agrupa la concepción original de una idea.

Permitirá el desenvolviendo de una idea en términos tangibles.

• Depuración de la idea:

Organización: Reunión ordenada de todas las ideas y conceptos que se integran en torno a un pensamiento.

Extrapolación: Determinación de la viabilidad para aplicar en forma práctica las ideas en el contexto.

Retroalimentación: Intercambio de imágenes y conceptos con agentes del medio ambiente, lo que fortalece y valida el contenido esencial de la idea original al considerar enfoques con otra óptica.

• Consolidación de la idea:

Estructuración: Proceso de selección de pensamientos en el cual se concentra en forma total la atención de la mente para llegar a una síntesis de los hechos y las ideas para un estudio.

Registro: Preparación de un borrador con las ideas centrales y complementarias de manera lógica y clara.

Exposición: Planeamiento del diseño conceptual estructurado en forma abierta y fluida, precisando su objeto, naturaleza, elementos y alcance.

2. Planificación del Estudio:

Él segundo paso para realizar un estudio organizacional en el de precisar su naturaleza y alcance, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

• Determinación del factor de estudio: Identificación del elemento o variables que deben ser estudiados para que la organización pueda cumplir con su cometido.

Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploración o investigación para preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudió sólido y completo.

• Fuentes de estudio:

Fuentes internas

Órganos de Gobierno: Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, por lo que conoce con exactitud sus condiciones generales de operación, lo que permite dictar las directrices que estime procedentes para hacerla más competitiva.

• Nivel Directo: Define las normas de la organización.

• Nivel Medio: Responsable de preparar los planes y programas.

• Área Afectada: Unidad donde se advierte que algo no funciona correctamente.

• Otras unidades Administrativas: Áreas que están en relación con la unidad.

• Unidades de mejoramiento Administrativo: Pueden aportar elementos y mejorar las labores internas.

• Comisiones, comités o grupos de trabajo: Equipos de trabajo que ayuden al rendimiento y calidad de trabajo, elaborar proyectos, atender problemas entre otros.

• Recursos de información: Herramientas computacionales.

Fuentes externas:

Normativas: Son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general que tiene que observar la organización.

• Organizaciones análogas: Instituciones que se interactúan con el medio ambiente.

• Organizaciones líderes en el campo de trabajo: Instituciones que sean desarrollado en el mismo contexto y se han convertido en lideres

• Proveedores: Prestadores de servicios que suministran insumos necesarios a la organización.

• Clientes o Usuarios: Segmento que puede aportar elementos de juicio sobre el comportamiento de la organización, en virtud que son quienes recen los productos y /o servicios.

• Definición del objetivo del estudio

Es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe de ser muy especificó en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones internas e interacciones con el medio amiente

• Investigación preliminar

Se Requiere un conocimiento para determinar la situación administrativa de la organización

• Lineamientos para orientar la investigación

Se deben tomar en cuenta los siguientes criterios:

-La jerarquización de prioridades

-La descripción detallada de la ubicación.

-La especificación del tipo de conocimientos técnicos

-La estimación del tiempo y recursos humanos, materiales y tecnologicos.

• Contenido de la investigación

-Información referente a leyes, reglamentos, trataos, decretos, acuerdos, circulares.

-Información sobre el campo de trabajo, tal como organigramas, manuales, catálogos etc.

-Información de otras organizaciones.

• Preparación del proyecto de estudio:

Recabados los elementos preliminares para llevar acabo el estudio se debe preparar el documento de partida para instrumentarlo, en el cual debe ser integrado por:

-Propuesta técnica.

-Programa de trabajo.

• Autorización para realizar el estudio.

• Integración del grupo de estudio.

• Capacitación del grupo.

3. Recopilación de Datos:

Concluida la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos, la cual debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que ralamente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento que al aplicarse resultan inoperantes.

• Requisitos básicos que deben reunir los datos:

1. Específicos

2. Completos

3. Correctos

4. Congruentes

5. Susceptibles de validarse

• Actitud del grupo responsable de la recopilación:

La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del personal destinado al estudio.

En la etapa de recopilación de datos, en especial es recomendable que los investigadores o analistas adopten una conducta amale y discreta fin de procurarse una imagen positiva en las unidades o áreas de estudio, lo que facilitara su tarea ye estimulara la participación activa de la fuerza de trabajo.

• Técnicas de recopilación de datos:

La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe estar en función de las características del estudio que se pretenda realizar.

Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las siguientes técnicas: INVESTIGACION DOCUMENTAL, CONSULTA A SISTEMAS DE INFORMACION, ENTREVISTA, CUESTIONARIO, OBSERVACION DIRECTA.

• Integración de la información:

Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe proceder a ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar un análisis.

• Reguardado

• Clasificación

• Objetivos

• Estructura Orgánica

• Recursos presupuestales asignados a estructura orgánica

• Normas y políticas administrativas

• Funciones

• Procedimientos

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