Estudios organizacionales

1.-Estudios Organizacionales (Organización y Reorganización)

INTRODUCCION

La creación, modificación, fusión, reubicación y eliminación de unidades de trabajo son etapas dela evolución normal de una organización. Aunque una buena infraestructura no siempre garantiza una gestión exenta de contingencias, sí constituye una fortaleza en la cadena de valor de una organización. Con frecuencia la decisión de ajustar las estructuras se basa en la necesidad de hacer frente a nuevas condiciones del mercado, propiciadas generalmente por el aumento en el flujo e intercambio de bienes y servicios, así como por la decisión de sentar las bases para elevar el desempeño y prever la adaptación de la estructura en la medida que ésta evolucione. Por tanto, es recomendable que al definir una nueva estructura o al ajustar la existente se consideren ciertos principios básicos, en su mayoría producto de experiencias de organismos públicos, privados y sociales. Entre los elementos conceptuales y metodológicos de que se dispone para llevar a cabo una puntual reorganización administrativa se cuentan algunos fundamentos de la teoría organizacional, mecanismos de análisis administrativo y diversos enfoques que apoyan este proceso de una u otra manera. También, y como aplicación práctica, se incorpora un modelo de reorganización que incluye variables como el proceso de concepción del cambio, método de implantarlo, revisión de las condiciones de trabajo, análisis de estructuras, opciones para descongestionar el aparato administrativo y una propuesta específica para ponerlo en marcha.

MARCO TEORICO

Concepto de organización

El concepto de organización tiene diversas versiones, más para efectos prácticos podemosdefinirlo como un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de personas.

Alcance y fuentes de un cambio organizacional

Cuando se cambia una estructura se afecta directamente a toda la organización, ya que sus efectos repercuten en los niveles horizontal y vertical del organigrama. Por ello, en una propuesta de reestructuración tienen que fundamentarse sus causas y su área de influencia. A continuación se listan las más representativas:

Internas

• Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.

• Lentitud en el flujo de recursos económicos.

• Cambio de estrategia.

• Funcionalidad técnica, tecnológica o ambas.

• Detección de problemas operativos internos.

• Dificultad para tomar decisiones.

• Expansión de la organización.

• Como resultado de una iniciativa para mejorar el desempeño.

Externas

• Cambio en la situación del mercado.

• Presión de la competencia

• Modificación de las condiciones económicas del país.

• Cambios en el marco legal ambiental.

• Como propuesta de cámaras o grupos de afiliación.

• Por acuerdo inter organizacional.

• En atención a convenios y/o tratados nacionales e internacionales.

• Por demanda de los clientes o usuarios de los productos y servicios.

Procedimiento general de reorganización

La reestructuración de una organización de trabajo debe efectuarse en forma ordenada y conforme a un proyecto de estudio basado en los elementos siguientes:

Metodología Planeación

Determinación de los lineamientos generales de reorganización, garantizando la cobertura de los factores prioritarios que inciden en el funcionamiento de la organización. Para este efecto es necesario precisarse objetivos y fuentes de información, además de conformar el equipo de trabajo, realizar una investigación preliminar, elaborar un pre-diagnóstico y formular un ante proyecto.

Instrumentación

Consiste en seleccionar y aplicar las técnicas de acopio de información viables en función del alcance y la forma de cobertura de la reorganización, para lo cual deben considerarse las técnicas por emplear, la forma de integrar la información y la revisión de contenidos de acuerdo con las prioridades establecidas.

Análisis de la información

Examen de los componentes organizacionales según su naturaleza, relación, interdependencia y ubicación en la estructura; se atenderán el propósito y la secuencia definidos para formular un diagnóstico administrativo, y posteriormente se elaborarán el informe y las recomendaciones procedentes.

Implantación

Transformación de los criterios acordados en acciones específicas, para poner en prácticaopciones viables al cubrir necesidades en orden y tiempo y al establecer claramente tanto la responsabilidad de su ejecución como el tipo de reportes con los que se informarán los avances.

Seguimiento y evaluación

Análisis del comportamiento de los cambios realizados mediante mecanismos de información que comprueban y cuantifican las condiciones de desempeño y la calidad de los resultados.

Mecanismos de estudio

La decisión de emprender un proceso de reorganización debe recaer en un órgano colegiado, el cual no sólo es responsable de su ejecución, sino que se constituye en su principal promotor. Con base en las experiencias en la materia, esta función suele asignarse normalmente a un comité de decisiones o un equipo técnico que se integra de la manera siguiente:

En el sector privado

El director o gerente general, gerentes divisionales o de área y responsables de departamento u oficina.

En el sector público

En el ámbito central

El subsecretario de planeación, oficial mayor, director jurídico y responsable de la función de organización.

En el ámbito paraestatal

El director general, subdirector general, gerentes, directores y/o subdirectores de área y jefes de departamento.

En el ámbito de gobierno estatal

El secretario estatal responsable de la administración, el contralor y los responsables de los programas de desarrollo prioritarios para el Estado. Es de destacar que tanto en el sector privado como en el público la responsabilidad del cambio organizacional puede asignarse a una unidad de organización y métodos, innovación y calidad, o a su equivalente, si existe en la estructura orgánica. En ambos casos puede apoyarse en consultores externos.

Las acciones del equipo técnico permitirán:

• Fijar los objetivos que se pretende alcanzar.

• Determinar las estrategias por seguir.

• Dividir en forma ordenada el trabajo, tanto de órganos de línea como de apoyo.

• Conseguir, asignar y combinar los recursos necesarios, buscando su mejor aprovechamiento.

• Dirigir y supervisar las tareas.

• Evaluar el desempeño conforme a los planes, normas y directrices establecidos.

• Elaborar un proyecto final.

Instrumentos técnicos de apoyo

Entre las técnicas más idóneas para coadyuvar en la preparación y realización de un cambio en la organización se encuentran las siguientes:

• Organigramas.

• Cuadros de distribución del trabajo.

• Mapas de procesos.

• Diagramas de flujo.

• Cuadros estadísticos.

• Normas de calidad aplicables.

• Estudios de mercado.

• Diagramas de distribución del espacio.

• Análisis y valuación de puestos.

• Contenido del diseño de los sistemas de información.

• Árbol de decisiones.

• Estudios del entorno.

• Redes para el análisis lógico de problemas y actividades.

• Tablas de decisiones.

• Técnicas de investigación de operaciones.

• Mapas de procesos.

• Manual de organización.

• Manual de procedimientos.

• Otros manuales de apoyo.

1. Visión del Estudio

INTRODUCCION

Este capítulo se propone facilitar el planteamiento y ejecución de todo tipo de estudio o investigación que se aplique a una organización de trabajo, con la razonable seguridad de haber incluido los principales elementos de juicio necesarios para ello. Para lograr este

propósito, se requiere un marco general de referencia metodológico que permita identificar claramente los factores estudiados y analizar en forma racional, ordenada y sistemática sus componentes mediante las técnicas más adecuadas.

La metodología aquí propuesta se desagrega por etapas conforme a la siguiente división:

*Visión del estudio ,

*Planeación del estudio,

*Recopilación de datos,

*Análisis de datos,

*Formulación de recomendaciones,

*Implantación y evaluación (figura 1.1).

En estas etapas se consideran desde la percepción, el acercamiento y la conceptualización básica para un cambio organizacional, pasando por la definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campo de trabajo para su realización, hasta la captación y el examen crítico de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones. No hay que perder de vista que el ámbito de actuación de una organización

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