Recomendaciones de Тaylor a Schaifer

III.- Conclusiones y plan de acción.

Si fueses John Taylor que le pedirias a Shaifer?

Primero que nada como jefe de proyecto de Spawn Taylor debe gestionar esta crisis .Se debería pedir el control total de las operaciones, y tener la voluntad de conciliar la situación con los jefes de de las diferentes áreas con las que se va a trabajar. El presidente de la compañía Shaifer fue el que ordenó el cambio organizacional, por ende Taylor se debe apoyar en él para conseguir que el cambio sea un éxito.

Nosotros le pediríamos que organizara una reunión con los jefes de todos los departamentos , con el objetivo de poder dejar las cosas claras donde por un lado es necesario que comprendan que los tiempos han cambiado y la reputación y calidad técnica de la empresa no es lo que ahora valoran más los clientes de FedRad y por otro recalcar que no viene a suplir a nadie, que si es un cambio, que no pone en peligro el trabajo de nadie, que viene a contribuir con el trabajo que se está haciendo, pero si bien es verdad que se ha ignorado esto, es momento de tomar decisiones fuertes porque existe una descoordinación de posición psicológica entre los jefes funcionales y el director del programa. Los primeros actúan desde una posición muy crítica tipo “padre” apoyándose en su experiencia, posición jerárquica y éxitos anteriores, menospreciando los planteamientos de organización de la Oficina del Programa. Es necesario reconducir la situación y buscar una comunicación entre “adultos” para resolver los problemas desde una perspectiva racional. Para lograrlo Taylor podría plantear a Schaifer una reorganización de la estructura de FedRad en la que la Oficina del Programa dependa directamente de Presidencia para que el programa jerárquicamente tenga más nivel que los jefes funcionales.

Por otro lado también es importante redactar un informe sobre el estatus actual del proyecto basado en lo hecho por Emery donde describa los problemas y las posibles consecuencias que podría traer si no se solventan de manera inmediata así como también lo que significaría perder la buena relación con la Fuerza Aérea para el futuro de la compañía. Así mismo enfocar el informe que el trabajo de todos se puede ver en peligro ya que por la senda que se está surcando se ve gran dificultad para conseguir nuevos contratos en el futuro, y traería como consecuencia el daño de la proyección de la compañía.

En la compañía hay procesos que se están llevando a cabo de mala manera debido a falta de liderazgo y control, tanto así que los integrantes de la oficina de programas son nuevos en los roles que se les asignaron. Taylor debería líderar de manera muy estructurada para poder gestionar la situación donde deje muy clara lo que se espera de cada uno.

Taylor debería pedirle a Shaifer la aprobación y distribución inmediata de un manual de normativas y procedimientos que muestre el camino por donde debe ir la información , lo cual le daría a Taylor mayor soporte acerca del proyecto y le ayudaría a tomar de decisiones de manera más efectiva y rápida. Dentro del manual debe especificarse claramente, que la oficina de proyectos debe estar presente en todas las negociaciones en las que intervenga el proyecto y que cualquier cambio debe contar con la aprobación de dicha oficina.

Ya que la antigua estrategia no ha sido la mejor , Taylor podría crear expectativas de grandes resultados, que influencien a su equipo de manera significativa en el comportamiento del mismo y permita aumentar el rendimiento de las personas, para asi crear un equipo solido que los diferencie de las demás áreas.

Si fueseis Shaiffer, qué haríais en la situación en la que se encuentra al final del caso, con quién cómo, cuándo y para qué

Con quien

Taylor, Emery.

Como

Corto Plazo

• Reconducir la relación con el cliente, dejando claro los cambios ,para lo que volvería a involucrar a Emery el cual tiene confianza del coronel que puede ser de gran ayuda para mejorar la relación.

• Aprobar el manual de Taylor.

• Establecer un proceso de reuniones periódicas entre los jefes involucrados en el programa y yo.

• Establecer e implementar un calendario de entrega para el proyecto.

Largo Plazo

• Establecer un control más cercano en futuros proyectos.

• Dejar claros los roles de cada area dentro de los proyectos.

RECOMENDACIONES DE TAYLOR A SCHAIFER

* Ya que él es el principal patrocinador del cambio, necesito que este comunique adecuadamente cual es mi función y por qué deben notificarme los cambios y avances que se realicen, dejando clara mi autoridad.

* Modificar la ubicación jerárquica de la oficina de proyectospara que depende directamente de la Presidencia.

* Vincular a Emery nuevamente en la Oficina del Programa SPAWN ya que el cuenta con amplia experiencia en el área militar y fue el que diseño la propuesta.

PROPUESTAS DE SCHAIFER

* Enfatizar la importancia y necesidad de la nueva estructura organizativa, en la que tienen que estar implicados y apoyarla todas las áreas del proyecto, sobre todo los Jefes de cada sección. A su vez esta debe garantizar un poder jerárquico suficiente a la Oficina de Proyectos, con el fin de otorgarle el poder necesario.

* Definir claramente junto con Taylor los procedimientos operativos y de gobierno que van a regir a la Oficina de Proyectos y a los proyectos que sean gestionados por ellas, incluyendo la gestión de los proveedores (enfatizando la necesidad de cumplir plazos de entrega).

* Redefinir los cargos y el personal que va a formar parte de esta Oficina incluyendo en ella personal a tiempo completo de cada una de las áreas críticas del proyecto (Compras, Ingeniería, etc.)

* Establecer e implantar un calendario de actividades con fechas límite de entrega, de modo de hacer frente a los plazos acordado con el cliente.

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