SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS AMBIENTALES

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SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS AMBIENTALES

Procedimiento

Administración de Documentos y Registros

REVISIÓN N° 00

VIGENCIA 20-12-2018

1. OBJETIVO

Describir la metodología del Sistema de Gestión de Riesgos Ambientales de CODELCO para la elaboración y control de los documentos, a objeto de contar con una jerarquía y mecanismos comunes, y que estén disponibles las versiones vigentes en las áreas donde se requiera.

1. ALCANCE

Este procedimiento es válido para todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Riesgos Ambientales de la Corporación tanto en Divisiones, la Vicepresidencia de Proyectos (VP) y la Gerencia de Sustentabilidad y Relaciones Institucionales (GSRI).

1. DEFINICIONES

1. Sistema de Gestión de Riesgos Ambientales (SGRA): Sistema documentado que define las actividades y requerimientos mínimos necesarios para demostrar la correcta implementación de los lineamientos y exigencias de la Política de Corporativa de Sustentabilidad de CODELCO, la Política Corporativa de Gestión de Riesgos, requerimientos legales y normativos internos.

1. Documento: Cualquier manual, estándar, guía, norma, reglamento, procedimiento, instructivo, formulario u otro texto que regule o registre aspectos relacionados con el SGRA.

1. Estándar: Conjunto de principios, criterios y/o indicadores que definen el qué se debe cumplir en un determinado ámbito de la gestión ambiental.

1. Norma: Regla, criterio o precepto de alcance general que debe cumplirse para realizar una labor en el marco del SGRA.

1. Reglamento: Conjunto ordenado de reglas y conceptos que regulan una actividad.

1. Manual: Documento que establece uno o más procesos integrantes del SGRA considerando sus aspectos claves y documentación relacionada.

1. Guía: Documento que establece las acciones a desarrollar para cumplir determinado estándar, manual, norma o reglamento.

1. Procedimiento: Descripción de un método estructurado para ejecutar una actividad.

1. Instructivo: Documento que detalla las etapas de una actividad específica que se desprende de un procedimiento.

1. Formulario: Documento prediseñado para evidenciar y registrar la realización de una actividad, la información de un hecho o la condición o estado de un sistema, equipo o instalación.

1. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Todos los documentos del Sistema de Gestión de Riesgos Ambientales se encuentran relacionados bajo una estructura piramidal, con jerarquías acorde a la importancia de cada uno de ellos.

1. JERARQUIA DE LOS DOCUMENTOS SGRA. 

La GSRI, las Divisiones y la Vicepresidencia de Proyectos podrán generar su propia documentación, siempre que se ajusten en su contenido a los documentos emanados del nivel Corporativo y mantengan los siguientes niveles jerárquicos:

1. CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Todo documento debe tener el siguiente ciclo de vida, el que no debe ser mayor a 3 años:

1.  Elaboración.
2.  Revisión y aprobación.
3.  Distribución de las copias nuevas.
4.  Difusión.
5.  Archivo.
6.  Modificación o Eliminación.

6 meses antes de que un documento cumpla 3 años de vigencia, contada desde su aprobación, se deberá realizar la revisión del mismo, procediéndose a su actualización o eliminación.

1. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

En cada División, la Vicepresidencia de Proyectos y en GSRI, se debe definir una persona que tenga la función de Administrador de Documentos del SGRA teniendo la responsabilidad de:

• Emitir y mantener las copias controladas en la biblioteca documental establecida en intranet para cada centro de trabajo y realizar la distribución de ellas en las áreas donde no se cuente con red intranet.
• Archivar los documentos originales en forma digital.
• Archivar los documentos obsoletos en forma digital, es decir los documentos que pierden vigencia.
• Elaborar y mantener actualizado el registro: “Listado General de Documentos” (Anexo1).
• Elaborar y mantener actualizado el registro: “Matriz de Distribución de Documentos” (Anexo 2).
• Elaborar y mantener actualizado el registro: “Listado de Control de Registros” (Anexo 3).
• Asegurar la revisión de los documentos en un plazo no mayor a tres años.

1. ESTATUS DE LOS DOCUMENTOS

En el sistema de gestión, los documentos son calificados según:

• Copias Controladas: Son las copias de documentos vigentes que deben ser distribuidas a quien corresponda y ser mantenidas como última versión en la biblioteca documental establecida en cada centro de trabajo.

• Copias No Controladas: Son impresiones o copias derivadas de los documentos publicados en la biblioteca documental que se utiliza para informar y por lo tanto debe asegurarse de que correspondan a las versiones oficiales vigentes, debiendo cambiarse por las vigentes cuando corresponda.

• Copias Obsoletas: Son los documentos que pierden vigencia debido a nuevas versiones de copias controladas.

1. FORMATO Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

1. FORMATO DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos deben llevar la siguiente información:

• Logo CODELCO según Manual de Normas Gráficas.
• Nombre de la Gerencia a que corresponde el documento.
• Tipo de documento.
• Nombre del documento.
• Código del documento.
• Versión del documento
• Número de páginas del documento.
• Nombre de las personas que elaboran, revisan y aprueban (portada).
• Fecha de aprobación del documento vigente.

Para los documentos elaborados en la Gerencia de Sustentabilidad y Relaciones Institucionales deberá considerarse lo señalado en el Anexo 5 que se refiere a su nomenclatura.

1. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

Preferentemente los documentos son elaborados considerando los siguientes contenidos, salvo que por la naturaleza o contenido de un documento alguno de ellos no resulte pertinente o necesario:

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