Trabajo Sobre Manual Y Formulas

Índice

Introducción…………………………………….……………………………………..Pág. nº 2

Formularios.Definición.Tipos.……………………………………………………Pág.nº3 al 7

Manuales. Clasificación………………….………………………………………...Pág. nº 7 al 14

Simplificación de trabajo.…………………….………………………………….. Pág. nº 14 al 15

Límites de Procesos de Trabajo………….……………………………….…......Pág. nº 16

Crecimiento y Control de Procesos……………………………………….........Pág. nº 17 al 18

Conclusión…………………………………………………………………….…..……Pág. nº 19

Bibliografía……………………………………………………………………….…....Pág. nº 20

Formularios:

Un formulario, es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización. Debe diseñarse tomando en consideración las necesidades y características del sistema o procedimiento en el cual va a ser utilizado.

Otra definición; es un papel que contiene datos pre-impresos o fijos y espacios en blanco en donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversas índole.

La importancia de los formularios radica en el hecho de ser un instrumento en el que se sustenta la transmisión, el registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización a todos los niveles; por cuanto, los mismos son unos el medio expedito para la recolección de los datos debido a la facilidad con que circulan por toda la organización y afectan a todos los sistemas de la misma.

La finalidad de esta es:

. Presentar la información que se requieran en situaciones similares y en una secuencia lógica.

. Ahorrar escritura manual o mecánica (y por ende tiempo) con la impresión previa de títulos e instrucciones para su uso.

. Proveer un medio económico de información escrita en copias múltiples.

. Asegurar que la información se suministre en la forma debida.

Objetivos:

. Promover a la organización de toda la información requerida para la ejecución de sus operaciones.

. Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan en la organización.

. Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

. Mantener un orden lógico dentro de la ejecución del trabajo, y por consiguiente la simplificación del mismo.

Características:

. Agilizan o entorpecen cualquier proceso administrativo.

. Su presentación motiva al usuario en forma positiva o negativa.

. Es un vehículo o medidor, portador de datos, que genera una o varias informaciones.

. Su uso indiscriminado acarrea un abusivo gasto de papelería. Esto se acentúa en los últimos tiempos debido al alza del papel.

. Eleva los costos de almacenamiento por metro cuadrado, debido a que el espacio físico es cada vez más costoso, al igual que los medios de archivo.

. Simplifica ordena el trabajo, facilitando la anotación y el uso de datos.

. Deja constancia de la ejecución total operacional de un proceso.

. Es una fuente permanente de consulta, investigación, estudio y análisis de actividades y procesos.

. Sirve como instrumento de control, por cuanto establece la correcta ejecución de las operaciones.

. Contiene datos que agrupados o consolidados configuran una información básica para la toma de decisiones.

Reglas para el Diseño de Formularios:

Los formularios deben tener títulos que los identifiquen. Los formularios que salen de la empresa deben tener membrete completo. Para los de uso interno basta con el nombre de la compañía.

El espacio entre líneas recomendable debe ser:

. A mano (escritura manual) 1/3 pulgadas aproximadamente.

. Para computadora o máquina de escribir de 1/6 a 1/8 de pulgada aproximadamente. Aunque hoy en día existe tanto para las máquinas de escribir como computadoras diversos tamaños y tipos de letra, lo que permite alternativas del tamaño del espacio.

Se debe considerar la escritura horizontal:

. A mano: 1/6 pulgadas por cada letra o número.

. En computadora o máquina de escribir (en escritura normal 1/10 pulgada).

. Al pie de página y al lado izquierdo debe tener el código, fecha de impresión y cantidad impresa.

. Al pie de página y en el centro debe indicarse su destino final.

. El espacio disponible para el diseño debe usarse óptimamente. Se deben evitar espacios abiertos y áreas innecesarias.

Deben despertar una actitud favorable en el usuario de los mismos.

En síntesis, la importancia de los formularios, radica en ser una herramienta de fácil acceso y de recolección útil para la información dentro y fuera de la organización ya que con ellos todos los interesados en un determinado tema pueden estar al tanto de los cambios ocurridos, y con el buen llenado de dicha forma se pueden obtener resultados, claros, precisos y concisos, claro está, esto ocurrirá si los mismos cumplen con los parámetros establecidos y con el objetivo de su creación.

Ya que con estos se pretende, como se dijo anteriormente recabar la información más precisa, en el menor tiempo posible para no hacer del llenado algo tedioso para el usuario y ahorrar en la medida de lo posible costos de producción a la unidad correspondiente y a la misma organización.

Formularios-Formas

Los formularios que no son enviados a confeccionar a las industrias gráficas o imprentas se denominan regularmente formas, ya que no cumplen el requisito de la confección o producción con los parámetros de tamaños y formas que se obtienen cuando se envían a una industria gráfica. Las formas normalmente son realizadas ajustándose al tamaño de papel tipo A4, repartiendo la información de manera vertical u horizontal según la necesidad. Cabe señalar que este sistema debe usarse sólo en casos de que la forma NO sea de uso frecuente, solo así se justificaría. En caso de volúmenes mayores, el diseñador deberá evaluar costos, ya que normalmente el seguir manteniendo impresiones in-house con volúmenes altos, trae como consecuencia costos altos.

Formularios Pre-impresos

Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de diferentes tipos:

*Hojas sueltas

*Hojas sueltas

*Hojas Continuas

*Tarjetas

*Blocks

*Sobres

Sobres: Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.

Hojas Sueltas: Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de escribir.

Hojas Continuas: Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas. Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora. Es importante que el diseñador considere los saltos que da la impresora para determinar las caídas, así como el número de caracteres a imprimir en cada campo. Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.

Tarjetas: Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.

Blocks: Un formulario puede ser realizado de esta forma, cuando el solicitante requiera que estén agrupados por libros o bloques. Se utilizan cuando la consignación de la información es manuscrita y son muy usados en los Vales o Recibos de Caja, Movilizaciones de Equipos, Salvoconductos, etc.

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Manuales Administrativos:

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Importancia de los manuales:

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura

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