Socialización de la solución del caso. AA4-EV01

Evidencia: Socialización de la solución del caso. AA4-EV01

Buenas Tardes

Mi nombre es Bertha Rosa Pertuz Orozco

Hago parte del curso CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA FICHA 2753836.

Vamos hablar acerca del caso de María que es el punto de referencia para el video que se está haciendo en el día de hoy primero que todo es que hubieron unos hallazgos los cuales enumerare:

1. Que María lleva el oficio al destinatario eso es un error para eso es un error para eso debe haber una persona dentro de la entidad que es un mensajero que se va encargar de la distribución de la correspondencia.

2. La persona encargada de recibir la correspondencia debió verificar si toda la información estaba completa lo que podemos ver es que María recibe de la oficina de Talento Humano el documento a sabiendas que le hace falta un anexo decide radicarlo y darle salida, una de las actividades que creo que pueden mitigar este tipo de errores presentado es una capacitación que sea periódica a l personal dentro de cualquiera de las oficinas.

3. Tener en cuenta la importancia de cada uno de los pasos que se deben dar para la radicación de los documentos, el acuerdo 060 del 2000 a recepción, clasificación unos de los puntos más importantes para traerlo a corazón la distribución y el debido tramite que tienen que llevar cada uno de las actividades que yo veo que deben de mitigar este problema es que se debe una auditoria para saber que anomalías cuenta la empresa y cuáles son las medidas que se deben tomar para mitigar yo creo que esto a su vez va a crear mejoras continuas y en el manejo de gestión documental y administrativas va a crear buenas prácticas y los aspectos que son claves para fortalecimiento de la gestión documental para cualquier organización,

Las recomendaciones que daría para el caso de María es:

• Primero que aplique cada uno de los procesos que manda la norma sin omitir ningún paso si o si se tienen que cumplir con el acuerdo 060 del 2000 si no lo que ella debió a ver hecho fue manifestarle a talento humano que no podía recibir el documento o no podía radicar el documento porque no estaba completo

• Actualizar el inventario documental creo que es un seguimiento que debe hacerse diario y constante controlando el flujo documental que entra a la ventanilla única de documentos

• Capacitarse y hacerse una autoevaluación para saberse que esta bueno y que está mal en que está fallando y cuáles son los aspectos que se pueden fortalecer.

MUCHAS GRACIAS

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