COMUNICACIÓN ADMINITRATIVA

Comunicación Administrativa

COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA

1 INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA DE LA COMUNICACIÓN

1.1 ORIGENES DE LA COMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN HUMANA es un fenómeno intrínsecamente social, desde las primeras comunidades humanas como: la horda, el clan, la tribu, etc.

El hombre ha tenido la necesidad de comunicarse para interactuar en un grupo social y aspa resolver los retos que desde siempre la sobrevivencia le ha planteado.

El hombre es gregario por naturaleza es decir, se une a otros semejantes a él y convive con ellos participando en la evolución y desarrollo de su grupo.

De la convivencia entre seres humanos se desprende la necesidad de la comunicación, la cual en un principio era muy rudimentaria con base en gestos y gritos indiscriminados. Al evolucionar el hombre y ser capaz de aprender de sus aciertos y errores, llegó a una forma de comunicación únicamente humana: el lenguaje.

1.2. COMUNICAR

COMUNICAR= Latín “Comunicare” Poner en común

Necesidades

Propósito Poner en común Ideas

Deseos

Expresiones

Conocimientos

Deseos

Sentimientos

Esto se logrará a través de signos y símbolos tales como:

• La palabra

• La señal y

• La imagen

Revisemos a continuación lo que acerca de la comunicación han expresado algunos autores:

ARISTÓTELES

“El objetivo principal de la comunicación es la persuasión, es decir, el intento que hace el orador para llevar a los demás a tener su mismo punto de vista”

ARANGUREN

“Comunicación es la transmisión de un mensaje mediante un emisor, una conducción y un receptor”.

ANDRÉ MARTINET

“La comunicación es la utilización de un código para transmitir un mensaje de una determinada experiencia con el objetivo de permitir a los hombres relacionarse entre sí”.

DAVID K. BERLO

“La comunicación es un proceso mediante el cual un emisor transmite un mensaje, a través de un canal, hacia un receptor”

Para efectos de estudio se propone la siguiente definición:

“COMUNICACIÓN es el proceso en el que interactúan un emisor y un receptor para intercambiar ideas, conocimientos, experiencias y sentimientos que se transmiten a través de un código, un mensaje y un canal adecuado”.

• DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN

INFORMAR Del latín “Informare” = Poner en forma, formar, dar forma.

Información:

Enterar, dar noticia// Dictaminar// Conocimiento que se tiene de algo// Noticia dada por cualquier medio de comunicación

De esto se deriva una relación social de una naturaleza diferente a la que se establece en la comunicación.

• DIFERENCIAS ENTRE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INFORMACIÓN

Consiste en un fenómeno específicamente humano Implica diferentes relaciones sociales de comunicación

Conlleva relaciones dialógicas Conlleva relaciones unilaterales, el emisor juega un papel predominante

Se da solo entre iguales Institucionaliza al emisor al normar a favor las posibilidades de emitir

Implica relaciones simétricas y una paridad de condiciones entre emisor y receptor Implica la imposición de una determinada visión del mundo al rechazar las críticas que afecten el contenido de los mensajes

Se da sólo entre quienes tienen voluntad de igualarse

• EL PROCESO DE LA INFORMACIÓN

EMISOR MENSAJE/CANAL/ CODIGO RECEPTOR

El proceso de la información puede parecer muy similar al de la comunicación, sin embargo, existe una diferencia esencial; la retroalimentación no se da, por lo tanto se convierte en un mensaje que solamente es recibido; pero al emisor al momento de dar el mensaje no le interesa si éste es entendido o no, solamente requiere de que haya sido recibido

• EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

Cualquier empresa, por pequeña que sea, posee una estructura organizacional constituida por los modelos de relaciones y obligaciones formales, descripción de puestos, reglas, políticas, procedimientos, etc.

Al hablar de comunicación como un proceso, nos referimos a las diferentes fases a las que esta se somete cuando pasa del estado inicial al estado final.

• REPRESENTACIONES GRÁFICAS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN

Aristóteles:

La persona que habla El discurso que pronuncia La persona que escucha

Quien Qué Quien

Shannon y Weaver:

Fuente de información (Emisor) Mensaje Transmisión Señal emitida

Fuente de las interferencias (“Ruido”) Señal recibida Receptor (mensaje recibido)

David K. Berlo:

Fuente Encodificador Mensaje Canal Decodificador Receptor

Encodificar: Transformar una idea en un código oral o escrito, o en algún tipo de símbolo que contenga un significado claro para el receptor. El resultado es un mensaje estructurado.

FACTORES PARA AUMENTAR LA FIDELIDAD DE LA COMUNICACIÓN:

1. HABILIDADES COMUNICATIVAS:

• Ideas bien pensadas.

• Facilidad de palabra (oral y escrita).

• Empleo de palabras claras.

• Conocimiento de ortografía.

• Saber pronunciar, gesticular e interpretar.

• Saber alterar nuestros propios mensajes y la medida que hablamos.

2. LAS ACTITUDES:

Son los sentimientos de atracción o rechazo hacia otras personas, objetos, asuntos, temas y/o situaciones.

Estas pueden ser hacia:

• si mismos

• receptor

• el tema que se esta tratando ( asunto )

• el hecho mismo de comunicación ( situación )

Combinación ideal para lograr una comunicación efectiva:

Actitud positiva hacia mi mismo (seguridad y/o confianza).

+

Actitud positiva hacia el tema (conocimiento y/o comprensión).

+

Actitud positiva hacia el receptor (actitud profesional).

=

COMUNICACIÓN EXITOSA

3. GRADO DE CONOCIMIENTO:

Que tanto sabe o conoce el emisor del tema a tratar.

CONOCIMIENTO = Posibilidad de comunicación efectiva.

4. POSICION QUE OCUPA EL EMISOR DENTRO DE UN SISTEMA:

El lugar que ocupa el emisor de acuerdo a sus funciones o el prestigio que tiene ante los demás afecta en gran manera a la comunicación,

Estos elementos afectarán:

• La posibilidad de éxito en la comunicación del emisor.

• El propósito de su comunicación.

• Sus mecanismos de encodificación.

• Sus mensajes.

• ELEMENTOS EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

1.- EMISOR.-

También conocido como fuente de información, encodificador, transmisor, cifrador, comunicador.

Es aquél que inicia la comunicación; puede ser una persona o grupo de personas que elaboran y envían el mensaje.

El emisor selecciona los signos, señas o símbolos adecuados y posteriormente utilizará el canal idóneo para hacer llegar su mensaje al receptor y obtener la respuesta correspondiente (retroalimentación).

• Selecciona los signos, señales o símbolos adecuados y posteriormente utiliza el canal idóneo para hacer llegar su mensaje al receptor y obtener la respuesta correspondiente

• Le da un “sello propio” a su mensaje, considerando que posee su propia personalidad con todas sus implicaciones como: cultura, conocimientos y posición social dentro de un sistema, entre otras.

• Debe reunir una serie de habilidades comunicativas que le permitan codificar el mensaje en forma adecuada, de tal manera que se pueda hacer entender fácilmente.

• Habilidades comunicativas:

• Hablar correctamente

• Utilizar los signos, señales o símbolos propios del mensaje

• Pensar y reflexionar sobre lo que se quiere expresar.

2. MENSAJE:

Es la información total que el emisor ha codificado, para ser transmitida por medio del habla, gestos, escritura, movimientos corporales, etc., y que va hacer captada por el receptor.

Cabe destacar 3 elementos importantes del mensaje:

• CODIGO.

• CONTENIDO.

• TRATAMIENTO.

• CODIGO: Conjunto de símbolos que se estructuraran de tal manera que tengan algún significado para alguien, de ahí que para que el receptor entienda la información que le transmite el emisor es indispensable que ambos hablen el mismo idioma, es decir que manejen el mismo código.

El hombre ha ideado múltiples códigos para efectos de comunicación como:

 los idiomas.

 El código Morse.

 El sistema Braille.

 La pintura.

 Códigos de colores.

 La matemática.

 La taquigrafía.

• CONTENIDO: Está integrado por el material que el emisor selecciona para transmitir y expresar su propósito.

• TRATAMIENTO: (Modo o forma de expresión del lenguaje). Este factor implica varios criterios y decisiones por los que puede optar el emisor en relación al código y al contenido del mensaje.

De esta manera se amplían las posibilidades de elección personal relativa a datos, evidencias, expresiones o datos, evidencias, expresiones, secuencia, amplitud y profundidad, permitiendo que un mismo mensaje se pueda decir de diferentes maneras.

El tratamiento tiene 2 factores:

• PERSONALIDAD DEL EMISOR (temperamento/ carácter) que se refleja en el tratamiento que se le da al mensaje.

• Características objetivas y subjetivas que el emisor debe tomar en cuenta para que pueda adaptar su coeficiente intelectual que emocional

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