Comuniccion Escrita

INTRODUCCIÓN

En nuestro mundo actual es obvia la importancia de la comunicación. Se nos exige en todas partes: en la escuela, en el trabajo y en múltiples actividades cotidianas.

La comunicación es como la imagen de una preparación del individuo. Muchas personas tienen estudios, e incluso títulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena facilidad de comunicación es cada uno de ellos.

Lo que nos proponemos aquí entonces, es ofrecer los medio para acercarse hacia ese conocimiento, un poco más orientado a la comunicación escrita. Dado que ésta no más que un instrumento, vamos a intentar aprender a manejarlos a fin de poder emplear mejor nuestros conocimientos de redacción.

El trabajo ha sido concebido también, pensando en un grupo de alumnos y personas, sin embargo, no descartamos nosotros como estudiantes la posibilidad de una utilización autodidacta. Consideramos que tiene elementos suficientes para entenderse perfectamente bien.

El trabajo se compone de temas que forman parte de la comunicación escrita, en estos se integran los aspectos más relevantes y relativos a formatos comunes de mencionado tipo de comunicación. Aunque tradicionalmente estos aspectos de un carácter sencillo, la experiencia nos ha demostrado que es difícil su dominio y se hacen difíciles incluso en trabajos de carácter profesional.

COMUNICACIÓN ESCRITA

Es aquella que, en el momento de iniciarse, emisor y receptor no tienen necesariamente que coincidir en el espacio y en el tiempo. Al no haber ocasión de retroalimentación inmediata, ni tampoco posibilidad de contar con la comunicación no verbal, el emisor ha de prestar especial atención al redactar el mensaje (el documento escrito), para que el receptor (el lector) lo comprenda con el sentido que quiso darle el emisor.

CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

A pesar de que la lengua escrita es la misma que se usa en la comunicación oral, hay una serie de características que la distinguen:

Se usan letras, tildes y signos de puntuación para construir el mensaje.

 Es reflexiva, organizada, elaborada y lógica.

 Está construida de manera correcta y precisa.

 Es diferida y permanente.

 Se establece una relación unilateral entre el emisor y el receptor.

 Cualquier referencia textual o extra textual se hace con palabras.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

Ventajas De la Comunicación Escrita

La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar.

Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo.

Se Registra la Información. Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener un uso posterior como medio de información ya que está escrita permanentemente.

Desventajas de la Comunicación Escrita

No hay retroalimentación Inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato.

Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la información o su contenido en esta como en la comunicación verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.

Baja el Nivel de Interdependencia.

Fomenta el Aislamiento.

MÉTODOS ESTRUCTURALES DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

La comunicación escrita precisa una estructura para alcanzar las características de claridad, objetividad y concreción. La escritura representa a la comunicación, lo que el esqueleto para un organismo vivo vertebrado, es decir, existen varios métodos para acondicionar el contenido en función de un propósito determinado, orientación que conduce a la unidad de la comunicación. El método más elemental se debe a Rudyard Kipling, y se aplica en la información periodística, y su propósito consiste en integrar en un todo armónico los elementos dispersos.

LA CARTA COMERCIAL

La carta comercial es el principal vehículo de comunicación entre las empresas o entre particulares y empresas. Además de las cartas comerciales destinadas al intercambio de información puntual, se realizan comunicaciones comerciales con fines concretos.

UTILIDAD DE LA CARTA COMERCIAL

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

ESQUEMA DE UNA CARTA COMERCIAL

Toda carta tiene una estructura determinada. Aunque muchas empresas diseñan sus propios modelos, también existen los que proponen los distintos autores. No obstante, se observa una tendencia a la simplificación, posiblemente a causa de las nuevas tecnologías, como el correo electrónico. La estructura de la carta es la siguiente: membrete, destinatario, saludo, cuerpo de texto, cierre, firma, nombre y cargo, lugar y fecha, y anexo.

MEMORÁNDUM

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándums).

ELEMENTOS DEL MEMORÁNDUM

Los elementos de memorándum son los siguientes:

 Membrete

 La palabra memorándum centrada

 Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto

 Fecha

 Dirección

 Texto

 Despedida

 Antefirma

 Firma

CIRCULAR

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

ELEMENTOS QUE CONTIENE UNA CIRCULAR

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente: Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución. Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular. Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular. Lugar, fecha de emisión. De: Indicación de quien envía la circular A: Indicación de a quien se envía. Cuerpo: El contenido de la misma Frase de despedida Nombre, apellido y cargo.

MINUTA.

La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.

El agrupamiento de las minutas en un expediente para archivo, recibe el nombre de minutario. Con esta misma denominación en forma extensiva se llama también al conjunto de piezas postales (cartas, documentos e información escrita que tiene destino externo), así como a la correspondencia interna, cartas, memorados, memopartes y otros, cuyas copias se ordenan cronológicamente y en orden progresivo de referencia, a fin de que se conozca el movimiento de documentación escrita en un determinado periodo y se puedan hacer consultas en función de la fecha de expedición.

La referencia es una palabra que antecede a un número secuencia para contar con información que permita identificar la documentación escrita.

El formato del encabezado de un texto puede apegarse al siguiente modelo:

Minuta de la sesión de trabajo.

Lugar de la reunión (despacho del director x).

Fecha de la sesión (día, mes y año).

Relación de asistentes (nombre y puesto de los participantes).

Objetivo de la reunión: concluir sobre las ventajas y desventajas para cerrar la operación de compraventa con x proveedor que ofrece x equipo. (Se numeran las intervenciones, señalando en cada una el nombre del participante y las conclusiones a las que se van llegando).

ACTA.

El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunión.

Contiene, entre otros,

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