El proceso administrativo

Unidad 2. El proceso administrativo

Presentación de la unidad

La administración como ciencia exige en su desarrollo teórico y práctico un estilo de pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación así como en la elaboración de sus teorías que rompen con sistemas rutinarios e improvisaciones por parte de quien la practica. Estas son algunas de las características de la administración que dan como resultado el uso de la herramienta más importante que pudo haber adoptado el administrador en su práctica después del método científico, y con ello, la creación de una verdadera estructura de trabajo adecuada a su particular forma de ser: el proceso administrativo.

El proceso administrativo es la creación más grande que pudo haberse inventado en la historia del pensamiento administrativo, ha sido un modelo a seguir por generaciones, fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del siglo XX por Henry Fayol, a partir de ese momento, se le ha identificado como la estructura básica de la práctica administrativa, otorgándole a esta una capacidad de abstracción mucho más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particulares a las necesidades de las organizaciones.

Para definir el proceso administrativo, es necesario saber primero cuáles son los elementos que lo componen.

Todo proceso como tal está formado por etapas, es decir, es un conjunto de etapas pero en este caso, es cíclico; es decir, la última etapa del proceso se conecta con la primera etapa, de tal forma que, el proceso se repite tantas veces como sea necesario en la práctica administrativa.

El nuevo proceso viene retroalimentado con el anterior, esto es, la última etapa, llamada control, sirve para poder planear la nueva jornada de trabajo.

Cuando se administra una empresa existen dos fases a las que Lyndall F. Urwick [ ] les llama: mecánica y dinámica de la administración.

George Terry establece que estas fases están constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración.

Diversos criterios sobre el número de etapas del proceso administrativo.

En la práctica encontraremos que, académicamente y por lo general, sólo se mencionan cuatro elementos: planeación, organización, dirección y control.

Entonces, ya con estos antecedentes, podemos construir de manera libre alguna definición de lo que se conoce como proceso administrativo:

Sin duda alguna el proceso administrativo, siendo no sólo un instrumento para el logro de objetivos de manera eficiente, permitirá al futuro profesional formarse con:

Para la Administración, las empresas son organizaciones sociales que funcionan como sistemas abiertos; es decir, tienen entradas (importan insumos) del ambiente externo que son procesados al interior de la empresa y los convierten en salidas o resultados que retornan al ambiente y proporcionan retroalimentación a la misma. Además, la empresa tiene tres niveles de actuación diferentes:

“El proceso administrativo es un medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial. Después de definir los objetivos empresariales y formular la estrategia que la empresa pretende desarrollar –analizando el ambiente que rodea la empresa, la tarea que debe desempeñarse y la tecnología que se utilizará, así como las personas involucradas-, debe administrarse la acción empresarial que pondrá en práctica la estrategia seleccionada. En la administración de la acción empresarial entra en juego el proceso administrativo para planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa en todos sus niveles de actuación.

Cada nivel organizacional debe cumplir un papel en la acción empresarial destinada a poner en marcha la estrategia. En otras palabras, los niveles institucionales, intermedio y operacional desempeñan un papel diferente frente a la estrategia empresarial y el proceso administrativo.”[ ]

2.1. Planeación

La primera etapa del proceso administrativo lo constituye la Planeación. Las empresas no funcionan sin ningún rumbo por intuición, de ahí la importancia de esta primera etapa.

La planeación es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que incluye la selección de los cursos de acción que debe seguir una empresa y cada unidad de la misma para conseguir unos determinados objetivos del modo más eficiente. Responde a las preguntas:

Todos los niveles de la empresa intervienen en el proceso de planeación: institucional, intermedio y operacional, en distinta profundidad.

Los niveles de la empresa intervienen en el proceso de planeación.

2.1.1. Concepto

Los conceptos que cita Lourdes Münch G. tienen en común elementos como:

1. Objetivo. La planeación determina los resultados a obtener por la empresa.

2. Cursos alternos de acción. Busca determinar diversos caminos para cumplir con sus objetivos.

3. Elección. Implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada.

4. Futuro. Busca anticipar hechos y situaciones y formas de actuar en caso de contingencias.

Según Lourdes Münch Galindo, planear es el proceso de decidir anticipadamente lo que ha de hacerse y cómo se hará; implica la selección de objetivos y el desarrollo de políticas, programas, presupuestos y procedimientos para lograrlo

Existen diferentes tipos de planeación, a continuación se presenta un cuadro con los principales tipos y características de planeación:

Según Agustín Reyes Ponce, la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y números necesarias para su realización. Con esta definición comenzaremos a analizar y reflexionar con respecto a esta primera etapa de la práctica administrativa.

Por principio, diremos que la planeación es una actividad universal, es la primera fase del proceso administrativo que consiste básicamente en actividades que se realizarán en el futuro, a partir de decisiones tomadas en el presente y cuyos resultados se verán

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