Elaboracion De Documento

La veracidad, exactitud, formalidad, corrección, amenidad y estética de un documento son cruciales por las consecuencias que puede acarrear no aplicarlas en la elaboración de documentos y no solo para usted, sino para el directivo y para la empresa en la que trabaja.

No olvide jamás que la presentación de cualquier trabajo o escrito da a conocer públicamente la forma de trabajar de la persona que lo confecciona o lo presenta. Pero lo más importante; la elaboración y la entrega del documento TRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA.

Pero además, si el objetivo principal es conseguir la lectura atenta del receptor del documento o de la información, deberá utilizar técnicas de "atracción" en la elaboración que le garanticen esa lectura para alcanzar con éxito el objetivo.

Recuerde que la elaboración de documentos e información es una de sus funciones primordiales de un asistente de dirección y que no debe descuidar su presentación.

No olvide que usted debe de ser capaz de realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le sean encomendadas, simultaneando la corrección, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atención a otros asuntos de igual interés, la iniciativa, fomentando las relaciones internas y externas y siempre REPRESENTANDO A LA EMPRESA.

NORMAS BÁSICAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

1ª NORMA:

La primera herramienta que Vd. debe utilizar es el bloc de notas y un bolígrafo en uso. Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos importantes y detalles que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos.

Cuando Vd. sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le de indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su bloc de notas y un bolígrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que Vd. olvide todo o parte de lo que se le ha indicado.

2ª NORMA:

Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su dictáfono, identificará el documento de que se trata y preparará los márgenes de la página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar.

No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá tener previstos los espacios para la encuadernación.

3ª NORMA:

Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, una buena presentación exige que, dentro de los márgenes escogidos, justifique el texto a derecha e izquierda.

Observe los siguientes textos:

"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial,

que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4,

es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe

Que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el

tamaño del papel a emplear".

"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear".

En el segundo ejemplo, se ha justificado el texto dentro de los márgenes, en el primero no. Qué duda cabe que esta justificación es más adecuada para la correcta presentación de un escrito.

4ª NORMA:

El siguiente paso a tener en cuenta es escoger un tipo y un tamaño de letra (fuente) adecuados. El tipo de letra empleado en estos apuntes es correcto para la elaboración de un informe o de una carta comercial.

No utilice un tamaño fuente inferior a 12 p. ni los tipos "Comic Sans Ms" o "Times New Román". El primer tipo de fuente es el utilizado en los comics y no es apropiado para asuntos empresariales, el segundo tipo que es el que Word ha predeterminado en la edición de textos durante muchos años y está "gastado". Pero en cualquier caso, tenga en cuenta el tipo de fuente por el que ha optado su directivo o la empresa para la que trabaja.

Existen otros tipos de letra que se adaptan mejor a otro tipo de textos. Por ejemplo, si el Director de la Empresa dirige una carta a una persona a la que le une cierta amistad, y el asunto sale fuera de lo meramente empresarial, podemos utilizar este otro tipo de letra más personalizada:

"Querido Juan:"

Para confeccionar un aviso importante, el tamaño y la letra deben variar:

¡¡ A T E N C I Ó N!!

Para llamadas a pie de página o al pie de gráficos o fotografías, se utilizará una letra de menor tamaño:

(*) Unidades expresadas en miles de euros.

Siempre tendrá en cuenta la claridad y la amenidad, así como la función de la comunicación escrita a la hora de escoger el tipo de letra adecuado.

5ª NORMA:

Antes de empezar a redactar y/o mecanografiar el texto debe tener clara la estructura que requiere el texto. Es decir:

a) Si el escrito se va a presentar con apartados y subapartados se debe escoger el tipo de letra para los apartados y subapartados. Deben diferenciarse entre ambos.

Incluso, se ha de establecer otra diferencia, que es la de conceder unos márgenes distintos, es decir, menor extensión para el subapartado, Los títulos a su vez se han de diferenciar de los apartados.

b) Se tendrá en cuenta si conviene alternar dos tipos de letra distinta. Por ejemplo si en el texto se van a insertar fragmentos de otros textos ya escritos (periódicos, libros, etc.), conviene además de insertarlos entre comillas, observando las normas, diferenciarlos con otro tipo de letra o tamaño de la misma.

c) Existen fragmentos en el texto a los que el emisor pretende concederles más importancia. En este caso, se inserta en negrita o subrayado o ambos o, incluso, en cursiva, negrita y subrayado a la vez.

6ª NORMA:

Si se van a insertar objetos como fotografías, tablas, bases de datos, hojas de cálculo, esquemas, gráficos, etc. deberemos centrar éstos en la parte más visual del papel, o situarlos en el lugar más conveniente. (A la derecha o izquierda del texto explicativo, en el centro si se quiere conceder más importancia o resaltar de alguna forma el objeto a insertar).

7ª NORMA:

Se ha de estudiar la conveniencia de insertar en el escrito, encabezamiento y/o pié de página. Por ejemplo, si se está escribiendo un manual, tal vez sería conveniente que en la cabecera se indicara el título del capítulo, o el nombre del autor, o el título del informe, etc.

Se pueden alternar cabeceras en páginas pares o impares.

8ª NORMA:

La numeración de las páginas también forma parte de las cabeceras o pies de página, es conveniente numerarlas en la cabecera si en algunas páginas se insertan al pie llamadas.

9ª NORMA:

Puede haber estudiado normas sobre la elaboración y presentación de documentos, incluso puede haber Ud. aprendido otra forma de elaborarlos en alguna empresa donde haya trabajado, pero Ud. debe olvidarse de ellas y observar las normas internas de la empresa en cuanto a la confección de documentos se refiere. Consulte documentos confeccionados con anterioridad. Tenga en cuenta que dentro de los consejos o de las normas de las técnicas de comunicación, la empresa las adapta a sus necesidades y todos los empleados reconocen esas adaptaciones.

10ª NORMA:

Al comenzar el mecanografiado y/o redacción del escrito, sobre todo en el mecanografiado, se levantará lo mínimo posible la vista del papel, con el fin de no saltar o cambiar líneas y/o palabras.

Se observarán las normas de confección y presentación de cada documento si las hubiere.

Los errores mecanográficos cometidos en procesadores de texto son fácilmente subsanables, sin embargo, los cometidos en máquinas de escribir mecánicas o electrónicas son más difíciles de subsanar sin rehacer el escrito, pero sobre todo, las correcciones son menos limpias, por lo que fijar la atención en el mecanografiado es muy importante. No olvide que un error siempre supone una pérdida de tiempo y en la empresa perder tiempo significa, necesariamente, perder dinero.

11ª NORMA:

Para evitar pérdidas de tiempo por accidentes: cortes de corriente o informáticos, periódicamente se guardará la información en el soporte informático adecuado. Sería conveniente realizar la copia de seguridad cada 5 minutos.

12ª NORMA:

Si estuviera mecanografiando un texto manuscrito o traduciendo a la vez que mecanografía un texto tomado previamente al dictado, o un texto dictado directamente en un archivo o aparato de sonido y dudara de la audición de una palabra, recuerde que es preferible preguntar al emisor que incluir una palabra al azar o por deducción, otra palabra podría cambiar el matiz de lo que se quiere expresar.

13ª NORMA:

Conceder agilidad de lectura al texto:

» Dejar doble espacio interlineal tras terminar un párrafo, incluso triple al cambiar de apartado.

» Dejar un espacio detrás de cada signo de puntuación, incluso doble tras el punto y seguido.

14ª NORMA:

El ser un profesional, un cargo directivo, un licenciado, no otorga a la persona la capacidad expresarse con claridad y correctamente, incluso no implica redactar observando las normas gramaticales u ortográficas, ni usar adecuadamente los recursos lingüísticos, por lo que Vd. deberá consultar en caso de duda, pero no a su superior, deberá proveerse de los medios de consulta adecuados.

Recuerde siempre esta página que le será de ayuda en estas cuestiones:

www.rae.es

1- ¿Sabes qué es una carta?

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

2- Estilo de la carta

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

- Formal, si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios; Es una carta dirigida a una persona que no conocemos o con quien no tenemos amistad. Es generalmente más breve, porque quien escribe tiene la intención de ser más preciso y concreto con lo que quiere decir.

- Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan; Es informal porque la relación es de confianza.

- Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

- Extremadamente formal, en estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).

3- Partes de la carta

Usualmente, una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata.

Postdata: se agrega cuando se ha olvidado decir algo en el cuerpo de la carta.

Veamos un ejemplo de una carta informal:

3.1- Partes de una carta formal

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.

- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.

- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.

- Firma clara.

La carta también se compone de:

- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la casa.

Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

- Oyente: quien es el que recibe el mensaje.

- Remitente: es quien envía la carta.

4- El Sobre

Para enviar una carta es necesario disponer de un sobre. En él hay que escribir algunos datos importantes para que esta llegue a su destino. Observa el siguiente esquema:

4.1- Destinatario

En esta parte debes escribir el nombre de la persona a quien está dirigida la carta

4.2- La dirección

Irá hacia la derecha y en la parte de abajo del sobre. Además debes indicar la localidad del domicilio.

4.3- El remitente

Es quién envía la carta. Se pondrá en la solapa posterior del sobre. También debes indicar el domicilio del remitente y la localidad desde la que se envía.

4.4- El sello postal o estampilla

Va en la parte superior derecha.

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