ELABORACIÓN Y CODIFICACION DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

Objetivo

Establecer las disposiciones relativas al formato, contenido, codificación, carátulas y la metodología para la elaboración de los procedimientos e instructivos de trabajo de la empresa Flesan Obras Civiles.

Alcance

Aplica desde la necesidad de crear un nuevo documento, registro, instructivo u otro; en Flesan Obras Civiles.

Responsable

Encargado de Control y Gestión

Documentos Relacionados

P-CAL-001 Elaboración de Instructivos y Registros

R-CAL-P001-01 Elaboración de Procedimientos

R-CAL-P001-02 Elaboración de Lomos y Portada archivadores y carpetas

Registros

Nombre

Responsable

Almacenamiento

Formato

Lugar

Tiempo

Protección

Recuperación

Control y Almacenamiento de Documentos y Registros

Encargado de Control y Gestión

Excel

Carpeta Compartida

1 año

Usuario

Respaldo de Tecnología y Soporte

Listado maestro de documentos

Encargado de Control y Gestión

Excel

Carpeta Compartida

1 año

Usuario

Respaldo de Tecnología y Soporte

Indicadores

N°

Indicador

Cálculo

Clasificación

Malo

Regular

Bueno

1

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Período de Medición

N/A

Responsable Medición

N/A

N°

Indicador

Cálculo

Clasificación

Malo

Regular

Bueno

2

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Período de Medición

N/A

Responsable Medición

N/A

DEFINICIONES

GO        : Gerencia Obras Civiles 

POT        : Profesional Oficina Técnica

AO        : Administrador de Obra

ECG        : Encargado de Control y Gestión

ARH        : Administrativo de RRHH

JTE        : Jefe de Terreno

RA        : Responsable de Área

PPR        : Prevencionista de Riesgos

ARH        : Administrativo de RRHH

EMP        : Empleado

DIAGRAMA DE FLUJO

Pendiente

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°

Actividad

Descripción

Responsable

Elaboración de Documentos Corporativos

1

Solicitud de creación de documento

Se debe solicitar la creación de un nuevo documento (procedimientos, proceso o instructivo) y, entrega los lineamientos y características.

GO

2

Diseño de documento borrador

Se debe generar un documento borrador, a partir de la observación del proceso e interacción con los actores del proceso. Luego, se deberá enviar al Responsable de área para revisión.

ECG

3

Aprobación de documento

- Se debe revisar el documento y, aprobar. Si existe alguna modificación, indicar las mismas para que se emita el nuevo documento corregido.

- Una vez aprobado el documento, se envía a aprobación final.

RA

GO

4

Ingreso al SGD

Se ingresa el nuevo documento al Sistema de Gestión de la Documentación.

ECG

Elaboración de Documentos de Obra

1

Revisión de Bases de Contrato en cuanto a documentación

Se debe revisar si las bases del contrato indican la creación de un PAC. En los casos:

• Sí contempla la creación de un PAC: diseñar el primer borrador del documento en conjunto con el equipo  de Obra.
• NO contempla la creación de un PAC: indicar en conjunto con el equipo de obra qué documentos serán necesarios para la correcta ejecución de obra en general (Administrativo – Operativos).

* La documentación generada en obra, deberá llevar el logo de la empresa con la que se establece la relación contractual.

POT

2

Metodología y emisión de borrador de proceso

Se debe tener claro que los documentos se generan según las siguientes definiciones:

• Procedimiento: documento en el que se define dónde, cómo, cuándo y quienes realizan determinado proceso o trabajo.
• Instructivos: documento que define las prácticas y metodología detallada de cómo se realiza un proceso o actividad específica.

Una vez se interioricen estas definiciones, establecer junto con el equipo de trabaja, qué se aplicará en cada caso.

Antes de diseñar un documento, se deberá consultar en el SGD, si el proceso ya está documentado. En caso que exista, se deberá usar y adaptar a las condiciones de operación del nuevo proyecto; de lo contrario, se deberá emitir un borrador del proceso.

POT

JTE

PPR

3

Aprobación del documento

Se deberá enviar a revisión el documento borrador y, solicitar las aprobaciones correspondientes al AO. Una vez esté aprobado, se deberá ingresar al SGD.

Si el documento no requiere modificaciones, el AO deberá aprobarlo; de lo contrario, enviar correcciones para la edición de documento.

POT

AO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°

Actividad

Descripción

Responsable

4

Control y seguimiento de la documentación de obra.

Se debe ingresar el documento final (con todas las aprobaciones correspondientes) al drive de obras civiles.

Se debe revisar de forma mensual los documentos generados en el SGD de los proyectos en ejecución.

POT

Elaboración de Documentos de PPR y Medio Ambiente

1

Análisis y aprobación de nuevo documento

Se debe analizar la necesidad de documentar nuevos procesos (según actividades críticas y riesgos asociados a la misma).

Si no existe el documento en el SGD, se deben documentar los riesgos que justifican el nuevo documento y, presentar al AO.

Si el AO considera las justificaciones de riesgos asociados, aprueba para que sea enviado a departamento SSOMA.

• Si SSOMA acepta la emisión de un nuevo documento, ellos indicarán todo lo requerido y, emitirán el documento correspondiente.
• Si no lo acepta, es porque se evalúa como no necesario el documento solicitado.

PPR

2

Emisión de nuevo documento

Emite documento y envía a la obra correspondiente.

Departamento SSOMA

3

Almacenamiento y control de nuevo documento

Si se emite un nuevo documento, este debe incluirse en el SGD y almacenarse en el Drive Obras Civiles.

PPR

Modificación de Documentos

1

Modificación de documentos

Cualquier modificación a documentos, genera una nueva versión que debe estar registrada en el aparte modificaciones. Para las modificaciones se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Modificación a Documentos corporativos:

Se deben solicitar vía mail al ECG. Generalmente son solicitados por GO, sin embargo, si los documentos afectan directamente otras áreas, los RA podrán solicitar modificación según lo estimen conveniente (Previa aprobación de GO).

Se realiza la modificación correspondiente y, se actualizan todos los registros del SGD.

• Modificación a documentos de obra:

Las Obras sólo pueden generar modificaciones a documentos operativos generados en las mismas obras.

Se debe informar al POT los cambios generados en la realización de un determinado proceso.

Se debe asegurar que efectivamente el proceso haya sido cambiado y, en caso de ser afirmativo, se genera el documento con la modificación correspondiente. Luego, se envía al AO para revisión.

Si se aprueba el documento, se emite la modificación; de lo contrario, se deberá enviar respuesta a EMP del motivo de rechazo.

RA

ECG

EMP

POT

AO