Elaboracion De Documentos

1.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales para la elaboración de los documentos.

2.

ALCANCE

Aplica a todos los documentos que afectan el Sistema de Gestión de la Calidad, del Ministerio de Minas y Energía (MME).

3.

DEFINICIONES

Acto administrativo: Todo acto jurídico dictado por la Administración y sometido al Derecho Administrativo. Aclaración de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo realizada por la Administración en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la potestad reglamentaria. 1

Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.

Alcance: Parte del documento que define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica.

Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.

Circulares: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.2 La circular externa da a conocer a los clientes externos del MME, productos, servicios u otras informaciones, que por lo general son de carácter normativo. La circular interna da a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo.

Concepto: Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo sobre un tema en particular, requerido por solicitud interna o externa.

Contrato: Es un acto por el cual una parte se obliga para con la otra a dar, hacer o no hacer una cosa. Cada parte puede ser de una o de muchas personas.

Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que controla los cambios realizados en dicho documento.

1 GARCIA DE ENTERRÍA, Eduardo y RAMON FERNANDEZ, Tomas, Derecho Administrativo, Madrid: Civitas S.A., 1.986. p 503 - 504.

2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Documentación. Elaboración de circulares. Santafé de Bogotá: ICONTEC, 1996. p. 1. (NTC 3234)

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Contiene la fecha en que se realiza la modificación, una breve descripción de ésta y la nueva versión del documento.

Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados en el documento que facilitan la comprensión del mismo.

Documento: Información y su medio de soporte.3

Documentos externos: Leyes, decretos, resoluciones, circulares reglamentarias emitidas por otras entidades necesarias para el desarrollo de los procesos; están identificadas en los procedimientos del MME como normatividad.

Desarrollo: Parte del documento que describe la actividad y da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y ¿por qué?. Cuando sea aplicable en los procedimientos, el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de la actividad y el responsable.

Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de aprobación.

Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentación o contenido de alguna información, diligenciado se convierte en un registro.

Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas4.

Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una Entidad.5

Memorando: Comunicación escrita de carácter interno que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias o funcionarios.

Normatividad: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico que permite regular una materia, actividad o sector específico. Incluyen La Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Técnicos, entre otros.

Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.6

3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. p. 7. (NTCGP 1000)

4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013).

5 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad en la Gestión Pública, Pag. 11,(NTCGP 1000:2004)

6 Ibíd, p. 11

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Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales o jurídicas.

Política de la calidad de una entidad: .Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección de la entidad.7

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.8

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 9

Quien Proyecta: Funcionario que mediante la aplicación de sus conocimientos proyecta un documento.

Quien Elabora: Funcionario que transcribe un documento.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.10

Resolución: Acto jurídico unilateral de la administración que implementa, reglamenta, deroga, modifica, sanciona y/o autoriza las acciones relacionadas con los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la entidad; al igual que las asociadas a las funciones propias o por ella delegadas.

Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la ultima edición aprobada del documento.

4.

NORMATIVIDAD

Ley 872 de 2003

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. (NTCGP 1000)

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema, ISO:10013

7 Ibíd. p. 11

8 Ibíd. p. 12

9 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. p. 9. (NTCGP 1000)

10 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. p. 9. (NTCGP 1000)

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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana NTC- ISO:9000:2000

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana NTC- ISO:9001:2000

5.

DESARROLLO

Estructura de la documentación

Normatividad Interna

Política y Objetivos de Calidad Constitución Política de Colombia Leyes Decretos Ley y Actos Administrativos Procedimientos requeridos y necesarios para la entidad RegistrosInstrucciones de Trabajo, Códigos, Planos, Dibujos, Formatos, guías e instructivos. Manual de Calidad Identificación de los Procesos y subprocesos

5.2 Lineamientos para la elaboración de documentos

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se elaboran preferiblemente en papel tamaño carta, con letra tipo Arial, a un tamaño de texto entre 9 y 12 puntos para el cuerpo del documento y con interlineado sencillo. En el encabezado se emplea negrilla y un tamaño de texto de 12 puntos para el nombre del documento y de 10 puntos para los otros campos. En el pie de página se emplea letra tipo Arial a un tamaño de ocho (8) puntos. En algunas ocasiones cuando se elaboran cuadros se utiliza Arial en un tamaño que sea visible.

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Todos los títulos, subtítulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado izquierdo y se escriben en negrilla. Los títulos se escriben en mayúscula, mientras los subtítulos y numerales en minúscula.

Para la elaboración del Manual de Calidad, procedimientos, instructivos y formatos se emplean márgenes de dos (2) cm. a la izquierda y a la derecha y un (1) cm. En las partes inferior y superior.

Para las citas bibliográficas se emplean números consecutivos en formato de superíndice al final del texto y el documento que sé referencia se coloca en el pie de página en un tamaño de texto de ocho (8) puntos.

La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico.

Siempre que sea apropiado y para limitar

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