Proyecto digitalización de archivos

PROYECTO DIGITALIZACION DE ARCHIVOS

PRESENTACION

Teniendo en cuenta el concepto del Archivo General de la Nación que señala “Los archivos administrativos permiten que las decisiones administrativas se basen en antecedentes y se tengan disponibles testimonios para garantizar la transparencia, la participación y el control ciudadano, sobre los actos de la administración” cuya función esencial se fundamenta en la satisfacción de las necesidades de la información de los ciudadanos. Se concreta cuando la administración en su relación con aquellos, con las instituciones privadas y con la misma administración, registra en documentos su quehacer cotidiano.

Estas labores se conocen cuando el ciudadano accede a los servicios que le debe prestar el Estado o accede a los documentos, como lo consagra la Constitución, o hace uso de ellos para solicitar el reconocimiento de sus derechos y cuando realiza investigación histórica y cultural basada en estas fuentes primarias. Así mismo cuando en el cumplimiento de sus deberes el ciudadano ejerce el control de gestión o cuando los entes del Estado los requieren como medios probatorios para el cumplimiento de sus fines.

En el contexto actual, la función social de los archivos es mucho más perentoria y amplia y por lo mismo debe tener prevalencia porque  se constituye en un elemento esencial para la rendición de cuenta y como apoyo en la lucha el flagelo de la corrupción. 

Los archivos dan fe de sus actores, de sus intereses de los valores y de los espacios que los circunscriben.

La digitalización documental permite convertir un documento  físico o en papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. La digitalización hacer referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografía y almacenarlos en soportes electrónicos.

INTRODUCCION

Actualmente es muy claro que gracias a la red electrónica el texto digital se mueve a mayor velocidad y menor precio suprimiendo la salida física del individuo o del documento y provocando a su vez el manejo más democrático de la información. En general gracias a su mayor disponibilidad, el documento digital puede estar al alcance de grandes comunidades de usuarios.

Hoy en día, cada vez  son más numerosas  las aplicaciones que usan documentos digitalizados de todo tipo: artículos de revista, prensa, imágenes fotográficas, documentos manuscritos o antiguos, libros, etc. Sin duda, la continua caída de los precios del hardware necesario para digitalizar, así como el imparable crecimiento del internet, han contribuido de forma significativa a que las imágenes digitales sean hoy tan familiares en cualquier sistema de información electrónica. Los archivos, las bibliotecas y centros de documentación tienen en esa tecnología un recurso cada vez mas barato y relativamente sencillo para ofrecer mas y mejores servicios a sus usuarios.

La digitalización de documentos comenzó a realizarse de forma masiva en bancos y compañías de seguros, allí donde la gran cantidad de papel, suponía disponer de un gran espacio físico. El elevado precio del suelo frente a la gran capacidad de almacenamiento de los medios digitales llevó a estas empresas a la digitalización masiva de mucha documentación. Sin embargo, no todas las ventajas de esta tecnología residen en el ahorro de espacio físico, sino en la facilidad y rapidez para recuperar un documento entre miles, la disponibilidad de acceso a documentos a cualquier  usuario y en cualquier sitio gracias a internet.  

Los archivos como centros de información que son, deben despojarse de la imagen cultural y tradicional, formada a través de años en los que se les vió como el lugar donde se guardaban una serie de papeles viejos, sin ninguna utilidad, custodiados por funcionarios o empleados que por su vejez o mal comportamiento recibían esta distinción, los archivos deben constituirse en la memoria de cada institución.

JUSTIFICACION

La unidad básica de todo archivo es el documento, considerando este como una unidad conformada por un elemento físico; el soporte y un elemento inmaterial; la información y con algunas características adicionales, se puede constituir en prueba irrefutable para garantizar derechos, libertades, autoridad o como testimonio de actuación para la posteridad.

Desde otro punto de vista, el documento es un objeto físico cuya finalidad es conservar y transmitir información mediante mensajes. La función del documento es la de hacer disponible un mensaje. El documento está, por consiguiente, constituido por un material idóneo a conservar y evidenciar los resultados de una actividad de representación física mediante un mensaje comprendido a los destinatarios.        

El documento como entidad objetiva es el soporte material de la información y ésta constituye el contenido de aquél. En otras palabras, la interacción entre documento e información consiste en que la forma documental tiene la función de propiciar el conocimiento mediante la fijación y la conservación de la información. Esta la razón por la cual se afirma que “documentar es predisponer los medios de conocimiento”. La gran masa de la información circula sobre documentos, pero es claro que el documento es un vehículo respecto de la información.  

De esta manera prevalece el valor de la información frente a la del soporte, razón que conlleva los programas de reproducción sistemática de documentos creados en papel hacia otras tecnologías que puedan garantizar la permanencia de la información como el microfilme o que faciliten la consulta o transmisión por medios informáticos, como es el caso de la digitalización.

El estar inmerso en la sociedad de la información implica que el ser humano se acostumbre cada día mas a las abstracciones, a representaciones del mundo real; dinero plástico, moneda digital, transferencia electrónica de fondos,  digitalización de obras literarias, musicales y artísticas, ediciones electrónicas, obras multimedia, bancos de datos con archivos digitales, centrales de información, comercio electrónico a distancia, etc.

Con el computador como herramienta principal que permite transferir documentación con soporte en papel a medios informáticos valiéndose de dispositivos de entrada como el escáner, ofrecen una ágil consulta por parte de los usuarios ya que este tipo de  instrumento permiten integrar la información para poder realizar búsquedas. Para que esto sea posible y funcione de manera eficiente es necesario que se parta de documentación archivísticamente organizada.

La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación mas completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar el original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o un software especial para su posterior recuperación y lectura.  

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