Digitalizacion De Archivos

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

FACULTAD DE HUMANIDADES

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECOLOGÍA, ARCHIVOLOGÍA Y DOCUMENTACIÓN

ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA

NUEVAS OPCIONES DE AUTOMATIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS.

Por: Mario A. Rodríguez A.

Cédula 8-791-1528

Seminario Alternativo de

Tesis para optar al título:

Licenciado en Humanida-

des con Especialización

en Archivología.

Panamá, 2014

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. TEMA

2. PROBLEMÁTICA

3. OBJETIVOS

3.1 General

3.2 Específicos

4. JUSTIFICACIÓN

5. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

6. REVISIÓN DE LA LITERATURA

7. METODOLOGÍA

8. BOSQUEJO O PLAN TENTATIVO

9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

ANEXOS

INTRODUCCIÓN

Este trabajo monográfico toma como ejemplo la institución nosocomial infantil: Hospital del Niño, específicamente su Biblioteca Médica, para tratar el tema central del trabajo, que son los soportes electrónicos de archivo para mejorar distintos aspectos del funcionamiento de la biblioteca y de los documentos que esta contiene. Dentro de esta importante temática, se explica su trasfondo, desde cuándo se encuentra funcionando, cómo es el manejo de los documentos, qué tipo de soportes utiliza, los métodos de consulta de la información; destacando aquellos puntos que deben ser mejorados, en fin, aquello que debe ser introducido para una mejor modalidad de consulta a los investigadores que frecuentan la Biblioteca.

Tuvimos la oportunidad de laborar en este departamento por cinco años en donde nos hemos familiarizado con todo el contenido informativo que llega, los procesos de indización y estructuración en los distintos anaqueles; la distribución por período de tiempo de los artículos, revistas, libros, diccionarios, enciclopedias, etc.

El manejo de la escasa documentación electrónica que existe en el departamento, punto en el cual quisiéramos trabajar para afianzar digitalizando la gran cantidad de documentos e información en papel, ya que se está deteriorando con el paso del tiempo. En principio teníamos la función de manejar una base de datos a modo de borrador, solamente con los nombres y en orden alfabético de todos los documentos que contiene; pero buscamos recopilar la totalidad de la documentación y servir de enlace con esta base de datos a todas las computadoras que se encuentran en el aula de informática dentro de la biblioteca.

Con esto, se le proporciona al investigador una rápida consulta del documento, conocimiento de qué información es la que está disponible, al momento; si está actualizada o a qué período comprende, entre otros asuntos.

Para el desarrollo de esta propuesta se realizaron diferentes visitas al local (biblioteca); se consultó la literatura especializada para lograr enmarcar el trabajo dentro de los parámetros que rigen este tipo de actividad.

El proyecto se presenta en varias partes: se plantea el problema, con varias preguntas que se busca resolver con la investigación; Identificamos los objetivos; uno general y cuatro específicos, bajo los cuales se busca atender con el desarrollo del proyecto.

También, se justifica la investigación y se definen aquellos conceptos que son relacionados o guardan relación con este trabajo; luego se realiza una rápida revisión de la literatura, la cual es muy variada y extensa; Después de conocer la realidad de la Biblioteca en el Hospital del Niño y posterior a la revisión de la literatura, se propone un bosquejo o plan que será desarrollado en la segunda parte de este trabajo.

1. TEMA: NUEVAS OPCIONES DE AUTOMATIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS.

2. PROBLEMA.

En el año 2005, la Fundación Cable & Wireless Panamá; donó al Hospital del Niño un aula de informática ubicada en el edificio de Consulta Externa, que cuenta con computadoras, impresoras y el acceso a Internet ADSL, para beneficio de los niños hospitalizados y de los que acuden a sus citas, en horas de la mañana y en las tardes, para uso de los médicos residentes y estudiantes de medicina.

Este importante recurso, desde sus inicios hasta el año 2012, había tenido un horario de atención a los usuarios de 10:00 am a 6:00 pm. Con la nueva administración hospitalaria, a partir de octubre del mismo año, se modifica el horario. La atención del salón de informática inicia su atención a partir de las 7:00 a.m. hasta las 6:00 p.m.

El salón de informática cuenta con una gran gama de documentos informativos sobre temáticas medicas, científicas, estadísticas y de informaciones internas correspondientes a datos patrimoniales de la institución, desde su fundación hasta nuestros días.

Si bien es cierto, muchos son los avances en cuanto al soporte que se le da a los documentos variando con respecto al tradicional soporte en papel, resulta un tanto anticuado el método de consulta, pese a que la organización del área de trabajo está bien estructurada, indizada y ordenada, según el tipo de especialidad médica. Sin embargo, consideramos conveniente someter el contenido de la información a un proceso más sistemático, con soportes digitales y quizás con contenido descargable de la web en caso de anexarle una biblioteca virtual a la página web de la institución.

El área posee una sección de informática con máquinas para consultas, y los programas actualizados para trabajar. Como única observación sería la introducción de índices o guías para tener acceso a todo lo que se pueda encontrar en la biblioteca.

Sobre el archivo médico, el Departamento de Registros Médicos cuenta con cuatro áreas: Archivo Clínico, Admisión Hospitalaria, (quienes laboran las 24 horas del día, los 365 días del año); Estadística y Control de Citas. Cada una de ellas, de vital importancia para el buen funcionamiento de los procesos de calidad en la atención al paciente.

Este Departamento, es la cara del hospital en el ingreso y egreso de los pacientes, puesto que es el que otorga la primera atención en consulta externa y urgencias por medio de la recepción de datos personales del paciente, para la elaboración de su expediente. El egreso es parte fundamental, pues permite elaborar las estadísticas de salud que retroalimentan a los médicos y administrativos sobre los cuidados y recursos necesarios para planear el presupuesto que otorgue al sector infantil una buena atención en servicios de salud.

Planteada esta problemática, el estudio busca respuesta a las siguientes interrogantes:

• ¿De qué manera se puede hacer que el Salón de Informática del Hospital del Niño incremente su capacidad de atención, con mayores beneficios para los niños y el personal que labora en esta importante institución de salud?

• ¿Qué procesos se pueden implementar para que se dé un incremento en el interés del lector o usuario?

• ¿Es realmente importante esta unidad dentro del nosocomio?

3. OBJETIVOS.

3.1 Objetivo general.

• Potenciar el uso del Salón de informática como espacio clave para fomentar la investigación y la cultura en general.

3.2 Objetivos específicos.

• Lograr que un mayor número de usuarios potenciales utilicen la sala de informática para que conozcan los recursos, la organización y el funcionamiento de este importante recurso para el aprendizaje permanente.

• Introducir al usuario en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TICs), a fin de incrementar la asistencia a ese lugar de encuentro con la información y la cultura.

• Utilizar el espacio físico de la sala como centro neurálgico, donde se desarrollen actividades como exposiciones y fomentar de la lectura.

• Fomentar el uso del internet como medio de consulta y de adquisición de conocimientos.

4. JUSTIFICACIÓN

El valor de este trabajo se fundamenta en la propuesta de nuevas ideas que puedan contribuir al mejoramiento de la atención, consulta e interacción del especialista con el usuario que acude al la Sala de Informática, manteniendo el lugar de trabajo con las condiciones necesarias y a la vanguardia de los avances, que hasta ahora existen.

Este trabajo también servirá como guía para el funcionamiento general de la Sala. Aporta elementos para la toma de decisiones y a la mecánica de manejo del lugar de trabajo.

La investigación promoverá el mantenimiento en la calidad de atención, del trato entre el especialista-usuario, así como afianzar los mecanismos de trabajo existentes en la sala; procedimientos de manejo actualizados, lo cual permitirá una recuperación de la información en tiempo record para beneficio de los usuarios que consultan documentos electrónicos.

Finalmente, se fortalecerá las formas de transferir los repertorios (bases de datos). En los albores del Siglo XXI, la inclusión de las fuentes documentales en el sistema, para el conocimiento de un ciudadano; constituye un elemento importante en su cultura general integral, y resulta de mayor connotación cuando se trata de aquellos que deberían integrarlo como parte de su historial formativo para

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